Bộ tài liệu dành cho báo chí (Media Kit/Press Kit) là gì? Vai trò và các yếu tố cần có

Media kit

Khái niệm

Media kit hay press kit tạm dịch sang tiếng Việt là bộ tài liệu dành cho báo chí.

Media kit là một bộ tài liệu về doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cơ bản cũng như các nguồn tài nguyên cho phóng viên và các nhà xuất bản. Bộ media kit là một công cụ PR có thể phục vụ một số chức năng như quảng cáo việc ra mắt công ty mới, thúc đẩy ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới,...

Bộ media kit mang lại cho doanh nghiệp cơ hội thể hiện bản thân và sản phẩm của họ theo cách mà họ mong muốn, và nhân viên cũng không phải tốn thời gian để trả lời tất cả các câu hỏi tương tự một cách lặp đi lặp lại. 

Vai trò của bộ media kit

Một bộ media kit thông thường nên giải quyết được các nhu cầu quảng cáo và nhu cầu truyền đạt thông tin của loại hình doanh nghiệp cụ thể mà bạn đang làm chủ. Một bộ media kit nên thể hiện được sự sáng tạo và giá trị của doanh nghiệp, đi kèm với nhiều thông tin và phải dễ hiểu. 

Nó sẽ truyền đạt thứ mà người khác cần biết về doanh nghiệp của bạn trong một tổng thể gọn gàng để có thể sẵn sàng giới thiệu doanh nghiệp của bạn với bất kì ai.

Một bộ media kit có thể đơn giản như một trang trên website của công ty hoặc phức tạp như một gói thông tin và mẫu sản phẩm được gửi đến các đơn vị làm truyền thông. 

Bộ medit kit thông thường cung cấp tên chính thức của công ty, chức vụ và tiểu sử của những người quan trọng nhất trong công ty; thông tin về lịch sử và chức năng của công ty; hình ảnh; và bất cứ thông cáo báo chí nào công ty đã viết về chính họ. 

Bộ media kit cũng có thể cung cấp thông tin liên hệ cho các phóng viên, những người đang cần tìm kiếm thêm thông tin hoặc muốn phỏng vấn ai đó tại công ty. 

Các yếu tố nên có trong một bộ media kit

Cung cấp tổng quan về Doanh nghiệp/Công ty: các thông tin bao gồm tên chính thức của công ty, chức vụ và tiểu sử của những người quan trọng nhất trong công ty; thông tin về lịch sử và chức năng của công ty,... Không nên sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu và nên làm nó đơn giản, rõ ràng nhất có thể.

Một số liên lạc truyền thông cho doanh nghiệp: có thể là một liên lạc dành riêng cho giới truyền thông hoặc bất kì ai trong công ty chịu trách nhiệm về việc liên lạc thông tin hàng ngày. Nếu bạn làm việc với một công ty truyền thông, hãy đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của họ và xác minh rằng thông tin đó luôn được cập nhật. Điều này đảm bảo rằng các phóng viên và các cơ quan truyền thông luôn dễ dàng liên hệ với bạn.

Giới thiệu thông tin Sản phẩm/Dịch vụ của công ty: Nếu doanh nghiệp đang cung cấp một sản phẩm, thì đính kèm thông tin này là hoàn toàn cần thiết. Tuy nhiên, hãy giữ nó ở mức cơ bản và đặt ở vị trí của một người chưa bao giờ nghe nói về sản phẩm đó. Giải thích rõ ràng cách thức sản phẩm của bạn mang lại giá trị và điều gì khiến bạn nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh. 

Các tài sản thương hiệu và truyền thông có sẵn: Khi xuất bản bất kể ấn phẩm nào về bạn, tất cả các nhà xuất bản sẽ muốn có ít nhất một tấm ảnh để đi cùng với câu chuyện của họ. Đừng bỏ lỡ cơ hội của bạn và hãy cho nó một cơ hội. Biểu tượng, màu sắc thương hiệu, hình ảnh sản phẩm, văn phòng, nhân viên,... là những yếu tố bạn có thể đưa vào. 

Làm nổi bật các nhận xét hài lòng của khách hàng: những lời nhận xét có thể giúp bạn xây dựng bằng chứng xã hội, nhưng bao gồm các khách hàng mà bạn đã làm việc cho/ với hoặc đơn giản là những người sử dụng sản phẩm của bạn, và có thể dùng sự tin tưởng đó để tiến xa hơn nữa. Điều này khiến các phóng viên nhận biết được công ty của bạn với những công ty khác. Hãy cung cấp thêm các tài nguyên để liên lạc khác nếu như họ mở rộng phạm vi phủ sóng cho doanh nghiệp bạn.

Những lần được đề cập trên phương tiện truyền thông lớn: Nếu bạn đã từng được nhắc đến trong các phương tiện truyền thông trước đây, đừng ngần ngại đưa vào các clip truyền thông và cho thấy những gì người khác đã nói về bạn, sản phẩm hoặc doanh nghiệp của bạn. 

Cung cấp các thông cáo báo chí trước đó: Bạn không cần phải sử dụng mọi thông cáo báo chí đã từng viết hoặc mọi tin tức được xuất bản, mà hãy tập trung vào những thông tin có liên quan và gần nhất. Chúng có thể là những bài viết sự đánh dấu cột mốc quan trọng về khách hàng, số lượng sản phẩm được bán, các vụ mua lại lớn hoặc bất kì thông báo quan trọng nào khác.

Lời Kêu gọi hành động (Call to Action): Lời kêu gọi hành động của bạn nên tập trung vào việc khuyến khích phóng viên đó liên hệ với bạn sau khi họ đã đọc xong và tham khảo Media Kit của bạn. Bộ Media Kit của bạn phải cung cấp cho họ đủ các thông tin để tạo sự chú ý và mong muốn liên lạc với bạn.

(Tài liệu tham khảo: Investopedia, Brenda Barron)