Cơ cấu dự án chức năng (Functional project organizational structure) là gì? Ưu điểm và hạn chế

Theo cách thức tổ chức dự án chức năng (tiếng Anh: Functional project organizational structure) thì các phần công việc khác nhau của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty thực hiện.

09-02-2020

08-02-2020

Cơ cấu dự án chức năng (Functional project organizational structure) là gì? Ưu điểm và hạn chế - Ảnh 1. — Cơ cấu tổ chức dự án chức năng

Cơ cấu dự án chức năng

Khái niệm

Cơ cấu dự án chức năng hay còn gọi là cơ cấu tổ chức dự án kiêm nhiệm trong tiếng Anh được gọi là Functional project organizational structure.

Một cách thức đơn giản tổ chức dự án là quản lí dự án trong cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty mẹ.

Theo cách thức tổ chức dự án chức năng thì các phần công việc khác nhau của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty thực hiện. Việc phối hợp các hoạt động của dự án được thực hiện theo kênh quản lí hiện thời của công ty.

Cơ cấu chức năng cũng phù hợp với những dự án khi mà một bộ phận chức năng có lợi ích chính trong việc thực hiện dự án.

Ưu điểm của cơ cấu chức năng

1. Không thay đổi về bộ máy tổ chức đối với công ty mẹ - các dự án cơ bản được thực hiện trong cơ cấu tổ chức hiện thời của công ty, không phải tạo ra sự thay đổi nào về bộ máy trong công ty.

2. Linh hoạt trong thực hiện dự án – rất linh hoạt trong việc phân công công việc cho các cán bộ chuyên môn.

Cán bộ chuyên môn trong các phòng chức năng được phân công nhiệm vụ thực hiện dự án trong một khoảng thời gian nhất định hoặc kiêm nhiệm sau khi kết thúc nhiệm vụ dự án lại quay trở về làm công việc thường xuyên.

3. Huy động chuyên gia có trình độ cao - nếu phạm vi dự án hẹp liên quan chủ yếu đến một bộ phận chức năng thì có thể huy động chuyên gia có trình độ cao của bộ phận đó cho các hoạt động dự án.

4. Dễ dàng cho việc bố trí nhân sự sau dự án – Cán bộ dự án vẫn thường xuyên giữ các mối liên hệ chuyên môn với phòng ban chính của mình cho nên thuận tiện cho việc bố trí nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.

Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án chức năng

1. Thiếu chú trọng và ưu tiên đến các hoạt động của dự án – do các phần việc của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng thực hiện cho nên các bộ phận chức năng ngoài các nhiệm vụ chính được phân công sẽ thực hiện thêm các nhiệm vụ của dự án cho nên các bộ phận đôi khi không dành sự ưu tiên thích đáng cho các nhiệm vụ của dự án.

Việc phối hợp công việc dự án giữa các bộ phận chức năng tương đối lỏng lẻo và thiếu nhất quán do các bộ phận khác nhau có sự ưu tiên cho dự án khác nhau.

2. Tính tổng thể thấp – tính thống nhất tổng thể của dự án thấp do các bộ phận khác nhau chỉ quan tâm đến phần việc mà bộ phận mình đảm nhiệm mà ít quan tâm đến kết quả đầu ra cuối cùng của dự án.

3. Thời gian thực hiện dự án thường kéo dài – do thiếu sự phối hợp trực tiếp giữa các phòng ban cho nên mọi vấn đề phát sinh chậm được phát hiện, mọi quyết định liên quan đến dự án phải qua nhiều cấp quản lí ra quyết định theo cơ chế hiện hành nên quyết định có thời gian trễ dài và chậm.

4. Thiếu động lực làm việc cho dự án – do cán bộ được phân công nhiệm vụ làm việc bán thời gian hoặc kiêm nhiệm cho dự án và thiếu người chịu trách nhiệm chính về kết quả đầu ra của dự án cho nên mọi người thiếu động lực làm việc cho dự án.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Quản lí tổng thể dự án (Total Project Management - TPM) là gì? Nội dung