Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án (Monitoring and Controlling Project Work) là gì?

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án (tiếng Anh: Monitoring and Controlling Project Work) là quá trình tìm kiếm chứng cứ, phân tích và điều chỉnh quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án.

08-02-2020

07-02-2020

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án (Monitoring and Controlling Project Work) là gì? - Ảnh 1. — Hình minh hoạ (Nguồn: masterofproject)

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án

Khái niệm

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án trong tiếng Anh được gọi là Monitoring and Controlling Project Work.

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án là quá trình tìm kiếm chứng cứ, phân tích và điều chỉnh quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Theo dõi các hoạt động dự án là một mảng của quản lí dự án.

Theo dõi bao gồm thu thập, đo lường, tổng hợp và báo cáo truyền đạt thông tin về tình hình thực hiện, đánh giá các kết quả thực hiện và dự báo xu thế về tình hình thực hiện dự án trong tương lai để đưa ra những đề xuất cải thiện trong quá trình thực hiện.

Liên tục theo dõi sẽ cho phép đội quản lí dự án luôn có được thông tin cập nhật về hiện trạng dự án và phát hiện ra một lĩnh vực nào đó cần được quan tâm đặc biệt.

Giám sát thực hiện dự án bao gồm thực hiện các hoạt động điều chỉnh hoặc phòng ngừa hoặc tiến hành điều chỉnh kế hoạch để khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Các hoạt động theo dõi và giám sát

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án liên quan đến những hoạt động sau:

- So sánh kết quả thực hiện với kế hoạch

- Đánh giá kết quả thực hiện và phân tích sự chênh lệch thực hiện với kế hoạch để xác định liệu có cần thiết phải đề xuất các biện pháp điều chỉnh hoặc phòng ngừa không

- Xác định rủi ro mới, phân tích, thu thập bằng chứng và theo dõi các rủi rõ hiện có để đảm bảo rằng các rủi ro đã được xác định, tình trạng rủi ro được ghi chép và kế hoạch đối phó rủi ro phù hợp đã được thực hiện

- Duy trì cơ sở dữ liệu chính xác và cập nhật về các sản phẩm đầu ra dự án và các tài liệu dự án liên quan trong xuốt quá trình thực hiện cho đến khi hoàn thành

- Cung cấp thông tin để hỗ trợ cho việc lập các báo cáo về tình hình thực hiện, đo lường và dự báo tình hình thực hiện dự án

- Thu thập thông tin về kết quả thực hiện các giải pháp điều chỉnh dự án

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Chỉ đạo và quản lí thực hiện dự án (Directing and Managing Project Work) là gì?