Kết thúc dự án (Close Project) là gì? Yêu cầu

Kết thúc dự án (tiếng Anh: Close Project) là quá trình hoàn tất tất cả các hoạt động trong suốt các giai đoạn thực hiện để chính thức hoàn thành dự án.

08-02-2020

Kết thúc dự án (Close Project or Phase) là gì? Yêu cầu - Ảnh 1. — Hình minh hoạ (Nguồn: masterofproject)

Kết thúc dự án

Khái niệm

Kết thúc dự án trong tiếng Anh được gọi là Close Project.

Kết thúc dự án là quá trình hoàn tất tất cả các hoạt động trong suốt các giai đoạn thực hiện để chính thức hoàn thành dự án.

Yêu cầu

Khi kết thúc dự án, nhà quản lí dự án phải xem xét lại toàn bộ các thông tin trước đây từ việc kết thúc các giai đoạn thực hiện trước đó để chắc chắn rằng toàn bộ khối lượng công việc dự án đã hoàn thành và dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Do phạm vi công việc của dự án được đối chiếu với kế hoạch quản lí dự án cho nên nhà quản lí dự án phải xem xét lại toàn bộ tài liệu dự án để đảm bảo mọi công việc đã được hoàn tất trước khi kết thúc dự án.

Kết thúc dự án cũng đòi hỏi phải tiến hành xem xét, điều tra và phân tích các lí do mà một dự án bị dừng thực hiện trước khi hoàn thành.

Kết thúc dự án bao gồm nhiều công việc phải thực hiện cho nên đòi hỏi phải được lập kế hoạch một cách chi tiết để tránh bỏ sót hoạt động.

Nhiều công ty dựa trên kinh nghiệm thực hiện các dự án của mình đã liệt kê ra một bản danh sách mẫu dài bao gồm các hoạt động cần tiến hành khi kết thúc dự án. Bản liệt kê các hoạt động như vậy rất hữu ích và đảm bảo rằng không bỏ sót bất kì nội dung và vấn đề gì.

Các công việc chính

Quá trình kết thúc dự án thường bao gồm 5 nhóm công việc chính sau:

- Có được sự chấp thuận bằng văn bản từ phía khách hàng

- Chấm dứt hoạt động mọi trang thiết bị và bàn giao tài sản cho các nhu cầu sử dụng mới - trả văn phòng, trả trang thiết bị về công ty hoặc nhà cung cấp

- Phân công nhiệm vụ mới cho các thành viên dự án

- Đóng sổ sách kế toán và tất toán mọi giao dịch liên quan đến dự án

- Đánh giá dự án, đánh giá nhóm dự án, đánh giá từng thành viên dự án và nhà quản lí dự án

Dự án chỉ coi là chính thức kết thúc khi có được sự chấp thuận bằng văn bản từ phía khách hàng.

Để có được sự chấp thuận từ khách hàng có thể phải tiến hành một số hoạt động nhất định như kiểm tra sản phẩm, chạy thử sản phẩm, bàn giao sản phẩm cho khác hàng hoặc cho công ty cùng với các tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm theo, tiến hành các hoạt động đào tạo cần thiết cho khác hàng.

Nếu dự án được thực hiện theo hợp đồng với khách hàng thì hai bên phải cùng kí vào văn bản chính thức chấp thuận việc bàn giao sản phẩm dự án và kết thúc hợp đồng.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Quản lí sự thay đổi dự án (Change Management) là gì? Lợi ích