Chi phí quản lí (Administrative Expenses) là gì? Các loại Chi phí quản lí

Chi phí quản lí

Khái niệm

Chi phí quản lí hay còn gọi là chi phí hành chính trong tiếng Anh là Administrative Expenses.

Chi phí quản lí là chi phí mà không liên quan trực tiếp đến một chức năng cụ thể của doanh nghiệp như sản xuất hay bán hàng. 

Các chi phí quản lí liên quan đến toàn bộ tổ chức và không liên quan đến một bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh riêng lẻ. 

Tiền lương của giám đốc điều hành cấp cao và chi phí các dịch vụ chung như kế toán và công nghệ thông tin (CNTT) là ví dụ điển hình về chi phí quản lí. 

Chi phí quản lí không ảnh hưởng đến biên lợi nhuận gộp, là một thành phần của chi phí quản lí doanh nghiệp (G&A). 

Đặc điểm Chi phí quản lí 

Trên báo cáo thu nhập, chi phí quản lí được liệt kê dưới giá vốn hàng bán và thường được biểu diễn dưới dạng tổng với các chi phí khác như chi phí chung hay chi phí bán hàng. 

Chi phí quản lí rất cần thiết cho các hoạt động cơ bản của một chủ thể kinh tế. Những chi phí này rất quan trọng đối với sự thành công của công ty vì chúng giúp làm tăng hiệu quả hoạt động hoặc đáp ứng các yêu cầu và qui định luật pháp đưa ra.     

Một phần chi phí quản lí là cố định vì chúng là chi phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh nền tảng của công ty, những chi phí này sẽ luôn luôn tồn tại dù mức độ sản xuất hay hiệu quả bán hàng như thế nào. 

Phần còn lại của chi phí quản lí là bán biến. Ví dụ, một doanh nghiệp sẽ luôn sử dụng một mức điện tối thiểu chỉ để bật đèn cùng với các thiết bị cần thiết để hoạt động. 

Ngoài các mục đích này, các biện pháp tiết kiệm điện có thể được thực hiện để giảm chi phí điện.       

Vì chi phí quản lí có thể được loại bỏ mà không gây ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được bán hay được sản xuất, chúng thường là chi phí đầu tiên được xem xét cắt giảm ngân sách. 

Ban quản lí thường có động lực duy trì chi phí quản lí thấp hơn so với các chi phí khác vì một tổ chức có thể sử dụng đòn bẩy hiệu quả hơn với chi phí quản lí thấp hơn. 

Các công ty có thể sử dụng tỉ lệ chi phí bán hàng trên chi phí quản lí để đánh giá phần doanh thu bán hàng thu được qui cho các chi phí quản lí.   

Chi phí quản lí hợp lí là cần thiết cho hoạt động kinh doanh và có thể được khấu trừ trên tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp. Các chi phí này phải được khấu trừ trong năm phát sinh và phải được sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường.   

Các loại Chi phí quản lí 

Chi phí tiền lương và thưởng cho nhân viên, ví dụ như nhân viên bộ phận kế toán và CNTT, được coi là chi phí quản lí. 

Tất cả các khoản thưởng và lợi ích cho ban điều hành cũng được coi là một chi phí quản lí. 

Tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm, chi phí đăng kí, các tiện ích và vật tư văn phòng được phân loại là chi phí chung (chi phí quản lí doanh nghiệp – G&A).   

Với các tài sản được khấu hao, tùy thuộc vào loại tài sản mà chi phí khấu hao có thể được phân loại là chi phí chung (G&A), chi phí quản lí hay chi phí bán hàng. 

Các doanh nghiệp cũng có thể đưa phí tư vấn và phí pháp lí vào chi phí quản lí.

Chi phí nghiên cứu và phát triển không được xem là chi phí quản lí.  

Để xem xét chi phí liên quan đến việc điều hành một đơn vị kinh doanh nhất định, doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí quản lí cho từng đơn vị kinh doanh dựa trên tỉ lệ phần trăm doanh thu, chi phí, đơn vị mặt bằng và các đại lượng khác. 

Điều này cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định về việc mở rộng hoặc giảm thiệu các đơn vị kinh doanh riêng lẻ trong nội bộ công ty. 

Ví dụ về Chi phí quản lí   

Nếu tổng hóa đơn tiền điện tại công ty XYZ là 4.000$ mỗi tháng và doanh nghiệp ghi lại hóa đơn tiền điện theo chi phí quản lí, họ có thể phân bổ chi phí điện cho các bộ phận riêng dựa trên đơn vị mét vuông (m2). 

Giả sử cơ sở gia công là 2.000 m2, mặt bằng cơ sở sản xuất có diện tích là 1.500 m2, mặt bằng kế toán là 500 m2 và mặt bằng bán hàng là 500 m2. 

Tổng diện tích doanh nghiệp là 4.500 m2, vì vậy hóa đơn tiền điện có thể được phân bổ cho mỗi bộ phận như sau: 

 Bộ phận gia công = 2.000$ / 4.500$ * 4.000$ = 1.777,78$. 

 Bộ phận sản xuất = 1.500$ / 4.500$ * 4.000$ = 1.333,33$. 

 Bộ phận kế toán và bán hàng bằng nhau = 500$ / 4.500$ * 4.000$ = 444,44$.   

(Theo Investopedia)