Chi phí nợ xấu (Bad Debt Expense) trong kế toán là gì? Phương pháp ghi nhận

Chi phí nợ xấu

Khái niệm

Chi phí nợ xấu trong tiếng Anh là Bad Debt Expense.

Chi phí nợ xấu được ghi nhận khi khoản phải thu không thể thu được nữa do khách hàng không thể thực hiện nghĩa vụ thanh toán nợ tồn đọng, do phá sản hoặc do các vấn đề tài chính khác.

Các công ty mở rộng tín dụng cho khách hàng báo cáo các khoản nợ xấu như một khoản dự phòng nợ xấu (Allowance for bad debt) trên bảng cân đối kế toán, còn được gọi là khoản dự phòng rủi ro tín dụng.

Đặc điểm của Chi phí nợ xấu

Chi phí nợ xấu thường nằm trong mục chi phí quản lí và bán hàng và thấy được trên báo cáo thu nhập.

Việc xác định được nợ xấu dẫn đến được khấu trừ vào tài khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán, mặc dù các doanh nghiệp vẫn có quyền thu tiền nếu hoàn cảnh thay đổi.

Xóa sổ trực tiếp và dự phòng nợ xấu cho Chi phí nợ xấu

Có hai phương pháp khác nhau được sử dụng để ghi nhận chi phí nợ xấu.

Với phương pháp xóa sổ trực tiếp, các chi phí nợ xấu sẽ được xóa sổ trực tiếp vào chi phí khi nợ đó không thể đòi được. Phương pháp này thường được sử dụng ở Mỹ cho mục đích thuế thu nhập.

Tuy nhiên, phương pháp xóa sổ trực tiếp không đáp ứng được nguyên tắc phù hợp trong kế toán dồn tích và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).

Vì lí do này mà chi phí nợ xấu được tính theo phương pháp dự phòng nợ xấu, cung cấp số tiền ước tính cho các tài khoản nợ khói đo trong cùng thời gian mà doanh thu kiếm được.

Ghi nhận Chi phí nợ xấu theo phương pháp dự phòng nợ xấu

Phương pháp dự phòng nợ xấu là một phương pháp kế toán cho phép công ty cân nhắc các khoản lỗ dự kiến trong báo cáo tài chính của mình để hạn chế thu nhập tiềm năng bị kê khai quá mức.

Để tránh tình trạng tài khoản bị kê khai quá mức, một công ty sẽ ước tính số tiền phải thu của mình từ doanh thu trong giai đoạn hiện tại mà họ dự kiến sẽ bị trả chậm.

Vì không có khoảng thời gian cụ thể nào, nên một công ty không biết khoản phải thu chính xác nào sẽ được thanh toán và khoản nào sẽ bị vỡ nợ. Vì vậy, một khoản dự phòng nợ xấu cho các tài khoản nghi ngờ được thiết lập dựa trên con số ước tính và dự đoán.

Công ty sẽ ghi nhận chi phí nợ xấu vào bên Nợ và ghi vào bên Có của tài khoản dự phòng nợ xấu này. Khoản dự phòng nợ xấu cho các tài khoản nghi ngờ này là tài khoản đối ứng (Contra account), chống lại các khoản phải thu, có nghĩa là nó làm giảm tổng giá trị các khoản phải thu khi cả hai số dư được liệt kê trên bảng cân đối kế toán.

Khoản dự phòng nợ xấu có thể tích lũy qua các kì kế toán và có thể được điều chỉnh dựa trên số dư trong tài khoản.

Phương pháp ước tính Chi phí nợ xấu

Có 02 phương pháp chính để ước tính nợ khó đòi. Chi phí nợ xấu có thể được ước tính bằng cách sử dụng mô hình thống kê như xác suất vỡ nợ để xác định khoản lỗ dự kiến của công ty đối với nợ quá hạn và nợ xấu.

Các tính toán thống kê này có thể sử dụng dữ liệu lịch sử từ doanh nghiệp cũng như từ toàn ngành. Tỉ lệ phần trăm cụ thể thường sẽ tăng cùng với ngày đáo hạn của khoản phải thu tăng, để phản ánh rủi ro vỡ nợ ngày càng tăng và giảm theo khả năng thu.

Ngoài ra, chi phí nợ xấu có thể được ước tính bằng cách lấy phần trăm doanh thu thuần, dựa trên kinh nghiệm lịch sử của công ty với nợ xấu. 

Các công ty thường xuyên thực hiện các thay đổi về khoản dự phòng nợ xấu trong ghi nhận nợ tín dụng, để chúng tương ứng với dự phòng nợ xấu theo mô hình thống kê hiện tại.

Phương pháp các khoản phải thu theo ngày đáo hạn

Phương pháp các khoản phải thu theo ngày đáo hạn (Accounts Receivable Aging Method) tập hợp các khoản phải thu theo ngày đáo hạn và theo tỉ lệ phần trăm cụ thể được áp dụng cho từng nhóm. Tổng hợp kết quả của tất cả các nhóm là số tiền nợ khó đòi.

Ví dụ, một công ty có $70.000 các khoản phải thu dưới 30 ngày chưa thanh toán và $30.000 các khoản phải thu hơn 30 ngày chưa thanh toán.

Dựa trên kinh nghiệm trước đó, 1% khoản phải thu dưới 30 ngày sẽ không được đòi được và 4% khoản phải thu ít nhất 30 ngày sẽ không thể đòi được. Do đó, công ty sẽ báo cáo khoản dự phòng nợ xấu và chi phí nợ xấu là: ($70.000 * 1%) + ($30.000 * 4%) = $1.900.

Nếu kì kế toán tiếp theo tạo ra khoản dự phòng nợ xấu ước tính là $2.500 dựa trên các khoản phải thu tồn đọng, thì chỉ có $2.500 - $1.900 = $600 sẽ là chi phí nợ xấu trong giai đoạn thứ hai.

Phương pháp phần trăm theo doanh thu

Phương pháp phần trăm theo doanh thu (Percentage of Sales Method) áp dụng cùng một tỉ lệ phần trăm cố định cho tổng số doanh thu trong kì.

Ví dụ, dựa trên kinh nghiệm trước đó, một công ty có thể mong đợi, rằng 3% doanh thu thuần sẽ là nợ khó đòi.

Nếu tổng doanh thu thuần trong kì là $100.000, công ty sẽ thiết lập một khoản dự phòng nợ xấu cho các tài khoản nghi ngờ là $3.000 trong khi đồng thời báo cáo $3.000 vào tài khoản chi phí nợ xấu.

Nếu kì kế toán sau dẫn đến doanh thu thuần là $80.000 , thì sẽ có thêm $80.000 * 3% = $2.400 được báo cáo trong khoản dự phòng nợ xấu cho các tài khoản nghi ngờ khó đòi và $2.400 được ghi nhận trong giai đoạn thứ hai của chi phí nợ xấu.

Số dư tổng hợp trong dự phòng nợ xấu sau hai giai đoạn này là: $3.000 + $2.400 = $5.400.

(Theo Investopedia)