Tổ chức chính thức và phi chính thức (Informal organization and formal organization) là gì?

Tổ chức chính thức và phi chính thức (tiếng Anh: Informal organization and formal organization) là những bộ phận trong bộ máy quản trị của doanh nghiệp.

03-09-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: apessay)

Tổ chức chính thức và phi chính thức trong doanh nghiệp

Khái niệm

Tổ chức chính thức trong tiếng Anh được gọi là formal organization.

Tổ chức phi chính thức trong tiếng Anh được gọi là informal organization.

- Tổ chức chính thức: Là tổ chức được xây dựng có ý thức theo các mục tiêu nhằm hoàn thành các nhiệm vụ của tổ chức.

Là tổng hợp các bộ phận khác nhau của mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo mô hình thích hợp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức phi chính thức: Là tổ chức hình thành ngoài ý muốn của bộ máy quản trị.

Mang tính chất khách quan:

+ Do sự tương hợp nhau về tính tình, cách cư xử, thói quen sinh hoạt

+ Sự giống nhau về quyền lợi

+ Bầu không khí của doanh nghiệp

Có vai trò thúc đẩy hoặc kìm hãm đối với cơ cấu tổ chức chính thức.

Ý nghĩa: Trong công tác tổ chức phải biết thúc đẩy ảnh hưởng tích cực, hạn chế các ảnh hưởng có tính chất kìm hãm của tổ chức phi chính thức.

Các yêu cầu chủ yếu khi xây dựng bộ máy quản trị

- Phải đảm bảo tính chuyên môn hóa ở trình độ nhất định

Đảm bảo tính chất cùng loại của các hoạt động ở trình độ nhất định

Vai trò: Nhằm đơn giản hóa công việc của các nhà quản trị

- Phải đảm bảo tiêu chuẩn hóa

Xuất phát từ tiêu chuẩn hóa công việc để tiêu chuẩn hóa nhà quản trị thực hiện công việc đó

Phải đảm bảo tính thống nhất quyền lực

Quyền lực quản trị phải thống nhất

Thể hiện ở qui chế hoạt động

- Phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các giữa các bộ phận, cá nhân

Phải thiết kế cân đối

Phải liên kết hoạt động của mọi cá nhân, bộ phận bằng qui chế hoạt động

Hòa hợp giữa tổ chức chính thức và phi chính thức

- Phải đảm bảo tính linh hoạt cần thiết

Bộ máy quản trị phải thích ứng được với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

Nếu thay đổi một hoặc một số bộ phận không dẫn đến thay đổi cả hệ thống

Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản trị

- Hình thức pháp lí của doanh nghiệp

Đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các qui định nhất định trong cơ cấu bộ máy quản trị.

Cơ cấu bộ máy quản trị có thể thay đổi theo sự hoàn thiện của luật pháp.

- Cơ cấu sản xuất

Bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian và thiết lập các mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất giữa chúng với nhau.

Ảnh hưởng trực tiếp và là cơ sở để xây dựng cơ cấu bộ máy quản trị

Các vấn đề về qui mô, số cấp và bộ phận sản xuất... tác động trực tiếp đến bộ máy

+ Nhân viên sản xuất ảnh hưởng lớn đến cơ cấu sản xuất

+ Quy mô càng lớn, nhiều nơi làm việc, cơ cấu càng phức tạp

- Trình độ đội ngũ các nhà quản trị

Nhà quản trị có trình độ quản trị cao sẽ giải quyết tốt các nhiệm vụ quản trị với năng suất cao vì vậy đòi hỏi ít nơi làm việc.

Nhà quản trị có kiến thức sâu hay vạn năng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cách tổ chức ở các cấp, các bộ phận.

- Trang thiết bị quản trị

Giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc nên có ảnh hưởng trực tiếp.

Sự phát triển của công nghệ thông tin làm thay đổi cơ cấu bộ máy quản trị.

- Sự thay đổi của môi trường

Cạnh tranh ngày càng gay gắt

Sự biến động của thị trường nên cơ cấu tổ chức truyền thống khó phù hợp

Cần phải có cách tư duy mới, đổi mới nhằm phù hợp với môi trường

(Tài liệu tham khảo: Tài liệu Tạo lập doanh nghiệp, ĐH Kinh tế Quốc dân)

Phân tích công việc (Job analysis) là gì? Ý nghĩa của phân tích công việc