Quản lí (Management) trong kiểm toán là gì? Các giai đoạn quản lí

Quản lí (tiếng Anh: Management) là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

11-09-2019

10-09-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: SimplyInfo)

Quản lí trong kiểm toán

Khái niệm

Quản lí trong tiếng Anh được gọi là management.

Xét trong mối quan hệ với việc hình thành và phát triển của kiểm toán thì quản lí được hiểu như sau:

Quản lí là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

Hiệu quả cao nhất có nghĩa là thu được kết quả nhiều nhất với chi phí bỏ ra là ít nhất.

Các giai đoạn quản lí

Quản lí bao gồm 2 giai đoạn: giai đoạn định hướng và giai đoạn tổ chức thực hiện các hướng đã định.

- Thứ nhất, giai đoạn định hướng

Đây là một giai đoạn rất quan trọng, đòi hỏi người định hướng phải có óc xét đoán tổng quát,... hội tụ các yếu tố của một nhà quản lí.

Người ta thường ví: "Một người lo bằng cả kho người làm" để nói nên tầm quan trọng của việc định hướng. Định hướng có tốt thì khi thực hiện mới đạt được hiệu quả cao nhất.

Trong giai đoạn này, cần tiến hành các bước công việc sau:

+ Tiến hành dự báo các nguồn lực (nguồn lực về vốn, lao động, tài nguyên).

Phải biết được rằng khả năng mình có đến đâu, vốn tự có bao nhiêu và có thể huy động từ nguồn vốn vay thế nào, lao động thì phải dự báo cả số lượng và chất lượng (tay nghề kĩ thuật).

Rồi dự báo cả nguồn nguyên vật liệu có thể cung ứng cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời kì hiện nay khi mà tài nguyên thiên nhiên đang rất khan hiếm và cạn kiệt dần thì việc dự báo nguồn tài nguyên có thể đáp ứng cho doanh nghiệp là việc cần thiết để định hướng quá trình sản xuất, kinh doanh.

+ Sau khi đã xác định được các nguồn lực thì tiến hành đề ra các mục tiêu cần và có thể đạt tới, xây dựng các chương trình, kế hoạch...

Trong giai đoạn này, cần kiểm tra các thông tin về nguồn lực, về xây dựng các mục tiêu, chương trình, kế hoạch nhằm đảm bảo có khả năng thực hiện được.

Ví dụ: Một công ty sản xuất dự báo cần 1.000 tấn nguyên vật liệu để sản xuất. Thì trong giai đoạn định hướng, cần kiểm tra lại thông tin dùng để dự báo có chính xác hay không.

Thông tin dùng để dự báo có thể là thông tin về thị trường tiêu thụ, về việc kết hợp với các nguồn lực khác như: năng lực máy móc thiết bị, nguồn nhân lực... sử dụng để dự báo ở đây có sát với thực tế hay không.

Vì nếu không dự báo chính xác có thể dẫn đến các tình trạng:

Thứ nhất, dự trữ quá nhiều sẽ gây dư thừa, ứ đọng vốn và lợi nhuận sẽ không cao.

Thứ hai, dự trữ quá ít sẽ ảnh hưởng đến sản xuất, gây gián đoạn sản xuất dẫn tới việc lãng phí các nguồn lực khác.

Ngoài ra, khi xây dựng mục tiêu (Ví dụ, xác định mục tiêu năm nay phải đạt được lợi nhuận là 1 tỉ đồng), cần kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp mình hay không...

- Thứ hai, giai đoạn tổ chức thực hiện

Phối hợp các nguồn lực theo các phương án tối ưu nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

Trong giai đoạn này, cần kiểm tra quá trình và kết quả thực hiện để qua đó điều chỉnh lại các định mức, xây dựng lại các mục tiêu, các chương trình, kế hoạch... Trong giai đoạn tổ chức thực hiện này, từng hành vi sẽ được thực thi và cũng cần có sự phối hợp với nhau.

Đồng thời với quá trình thực thi các hành vi là quá trình kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các hành vi cho phù hợp hơn và đạt hiệu quả cao hơn.

Ví dụ: Một Công ty chế biến hải sản của Việt Nam chuyên sản xuất cá basa để xuất khẩu sang Mỹ. Đầu năm, Công ty đã đặt kế hoạch xuất khẩu sang Mỹ 1.000 tấn hàng.

Tuy nhiên, trong năm, do có sự kiện bất thường xảy ra, đó là Việt Nam bị kiện bán phá giá trên thị trường Mỹ. Vì thế, Công ty phải điều chỉnh kế hoạch sản xuất và điều chỉnh chiến lược xuất khẩu sang thị trường khác như thị trường Châu Âu.

Như vậy, kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này.

Do đó, cần quan niệm rằng kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí.

Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí, ở đâu có quản lí thì ở đó có kiểm tra, kiểm soát.

Tuy nhiên, chức năng này được thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lí, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa và những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kì lịch sử cụ thể.

(Tài liệu tham khảo: Bản chất, chức năng và ý nghĩa của kiểm toán, ĐH Kinh tế Quốc dân)

Chu kì bán hàng (Sales cycle) là gì? Các vấn đề khi kiểm toán