Lãng phí tồn kho (Waste of Inventory) là gì? Nguy cơ lãng phí từ tồn kho

Lãng phí tồn kho

Khái niệm

Lãng phí tồn kho trong tiếng Anh gọi là: Waste of Inventory.

Lãng phí tồn kho là những lãng phí phát sinh từ hàng tồn kho chưa được xử lí. Bao gồm lãng phí do lưu trữ, lãng phí vốn gắn liền với hàng tồn kho chưa được xử lí, lãng phí do vận chuyển hàng tồn kho, container được sử dụng để chứa hàng tồn kho, chiếu sáng không gian lưu trữ, ... 

(Theo Lean and Environment Training Modules, United States Environmental Protection Agency)

Nguy cơ lãng phí từ tồn kho 

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay không phải là vấn đề vốn, mà là vấn đề tìm đầu ra cho sản phẩm. 

Nếu doanh nghiệp không giải quyết được hàng tồn kho thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy, đó là tăng chi phí bảo quản, nợ đọng vốn, hàng hóa có nguy cơ lạc hậu, quá hạn dẫn đến khó tiêu thụ, ... 

- Hàng tồn kho quá nhiều sẽ biến một doanh nghiệp lành mạnh thành một doanh nghiệp ốm yếu trong khoảng thời gian rất ngắn và có thể dẫn đến nguy cơ phá sản. Hàng tồn kho quá nhiều là một trong những lãng phí nghiêm trọng. 

Nhưng đây là vấn đề nan giải, vì nếu sản xuất vừa đủ, doanh nghiệp sẽ có thể bị thiếu hụt do sản phẩm hư hại, còn nếu sản xuất dư thừa thì sản phẩm sẽ chiếm diện tích và lãng phí nguồn tài nguyên. 

Hoặc việc thu mua hàng với số lượng lớn rồi tích trữ lại, nhưng do không nắm bắt được tình hình nên giá cả hàng hóa bị giảm sút, dẫn đến doanh nghiệp bị thua lỗ. 

- Một nguy cơ khác mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi tồn kho không phù hợp là nguy cơ về hàng quá hạn. Bên cạnh đó, trong quá trình lưu kho, nếu điều kiện về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị không đảm bảo hoặc thời gian lưu kho dài sẽ dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng như ban đầu. 

Thật vậy, các loại hàng hóa hầu hết sau một thời gian đều bị hao mòn về hữu hình và hao mòn vô hình. Ngoài ra, doanh nghiệp tồn kho không hợp lí có thể dẫn đến việc bị chiếm diện tích kho, khu vực sản xuất. 

- Khi tồn kho không hợp lí sẽ dẫn đến gia tăng các khoản chi trong doanh nghiệp. Đó là các khoản chi về: 

Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện qui trình đặt hàng (giao dịch, kí kết hợp dồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp. 

Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ, gồm: 

+ Chi phí về nhà cửa, kho hàng: Tiền thuê và khấu hao nhà cửa; chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho hàng; chi phí thuê nhà đất; 

+ Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: Tiền thuê, khấu hao dụng cụ, thiết bị; chi phí năng luợng; chi phí vận hành thiết bị; 

+ Chi phí về nhân lực cho hoạt dộng giám sát quản lí; 

+ Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: Phí tổn cho việc vay muợn vốn; thuế hàng tồn kho; bảo hiểm cho hàng tồn kho; 

+ Chi phí do hàng tồn kho mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được 

Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thuờng chi phí mua hàng không ảnh hưởng dến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng. 

Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn dến 2 truờng hợp: 

+ Thứ nhất, bắt khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Ðiều này có thể làm mất đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng; 

+ Thứ hai, nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng. Như vậy, tiền lời bị mất do bán được ít hàng và thiện cảm của khách hàng bị giảm.

(Tài liệu tham khảo: Loại bỏ 7 lãng phí - Nội dung cơ bản và hướng dẫn áp dụng, NXB Hồng Đức)