Hệ thống thông tin quản lí văn phòng (Office Information System - OIS) là gì?

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng (tiếng Anh: Office Information System - OIS) là một hệ thống quản lí cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức.

18-02-2020

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng (Office management system) là gì? - Ảnh 1. — Hình minh hoạ (Nguồn: medium)

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng

Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng trong tiếng Anh được gọi là Office Information System - OIS.

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng là một hệ thống quản lí cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát.

Yêu cầu thực hiện

- Tính hiệu lực thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho công việc. Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành.

- Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi phí cho chính công việc đó. Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức.

Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu.

- Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi trạng thái diễn biến của công việc. Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử lí các báo cáo của người quản lí.

Sơ đồ tổng quát hệ thống thông tin quản lí văn phòng

Sơ đồ tổng quát về cơ chế hoạt động của hệ thống thông tin quản lí văn phòng được biểu diễn trong hình vẽ dưới đây.

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng (Office management system) là gì? - Ảnh 2.

Vai trò

Trong xu thế phát triển và giao lưu kinh tế, mối liên hệ giữa các tổ chức kinh tế diễn ra trên phạm vi ngày càng rộng. Nhu cầu quản lí, trao đổi thông tin, tài liệu giữa các văn phòng của các tổ chức là một tất yếu khách quan.

Hệ thống thông tin quản lí văn phòng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực này. Nó có khả năng làm tăng năng suất của bộ máy quản lí và cho phép bộ máy này tiếp nhận một cách đáng kể các thông tin về kinh tế, thương mại...

(Tài liệu tham khảo: Hệ thống thông tin quản lí, ThS. Lê Thị Ngọc Diệp, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, 2013)

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (GDSS – Group Decision Support System) là gì?