Hệ thống phân phối toàn cầu (Global Distribution System - GDS) trong khách sạn là gì?

Hình minh hoạ (Nguồn: revfine)

Hệ thống phân phối toàn cầu trong khách sạn

Khái niệm

Hệ thống phân phối toàn cầu trong tiếng Anh được gọi là Global Distribution System.

Hệ thống phân phối toàn cầu là mạng lưới đặt chỗ được điện toán hóa trên toàn thế giới. Công cụ này là một điểm truy cập được sử dụng để đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe cho thuê và các mặt hàng liên quan khác của đại lí du lịch, các công ty lớn hay các điểm đặt phòng trực tuyến…

GDS kết nối tất cả những dịch vụ đó thông qua 3 mảng book chủ yếu gồm: máy bay, khách sạn, vận chuyển mặt đất và các hoạt động khác. 

Bên cạnh đó, GDS còn cung cấp tất cả thông tin cụ thể về các loại thuế quan và dịch vụ du lịch hàng ngày cho người dùng dễ dàng truy cập và tìm kiếm.

GDS được điều hành và kiểm soát bởi hệ thống dữ liệu máy tính. Hiện nay có 3 kênh GDS lớn hàng đầu thế giới là: Travelport (Galileo, Apollo, Worldspan), Amadeus và Sabre.

GDS trong khách sạn

GDS trong khách sạn là một mạng lưới lưu trữ thông tin phòng tồn, biểu giá của các khách sạn, kết nối bởi một hệ thống đặt phòng trung tâm. 

Dễ dàng nhận thấy, GDS có vai trò rất quan trọng đối với khách hàng có nhu cầu đặt phòng cũng như việc kinh doanh của các khách sạn.

Nếu như trước đây, chúng ta muốn tìm hiểu thông tin và đặt phòng thì phải vào website chính thức của từng khách sạn. 

Thì giờ đây, nhờ sự hỗ trợ của GDS, chúng ta có thể tìm kiếm thông tin của các khách sạn trên mạng lưới này. Việc này vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa giúp chúng ta có thể dễ dàng tìm được những khách sạn phù hợp với nhu cầu của mình nhất.

Còn đối với việc kinh doanh của các khách sạn, GDS được xem là kênh bán hàng khá hiệu quả. Nhờ những tiện lợi từ mạng lưới này mà ngày càng nhiều khách hàng đặt phòng trên GDS, đem lại một lượng lớn khách cho các khách sạn. 

Ngoài ra, trang GDS còn có tính năng tự động cập nhật phòng tồn, giá bán, đảm bảo sự thống nhất thông tin cho du khách khi đặt phòng online, giúp khách sạn tránh những rắc rối trong quá trình bán sản phẩm.

Lợi ích

Với chức năng và sự tiện lợi như trên, GDS mang lại cho các khách sạn rất nhiều lợi ích. Đầu tiên là việc giúp cho các khách sạn dễ dàng cập nhật số lượng phòng tồn, giá bán mà không cần nhân lực con người thống kê. 

GDS còn giúp các giao dịch này đảm bảo về sự thống nhất thông tin cho khách, tránh những rắc rối trong quá trình khách đặt.

Tiếp theo là lợi nhuận thu về từ những gia trị của GDS không hề nhỏ. Khách hàng luôn có nhu cầu tiết kiệm thời gian nên các dịch vụ tiện lợi như GDS ngày càng được ưa chuộng. 

Do đó, nhờ GDS mà số khách hàng của khách sạn sẽ tăng lên đáng kể, giúp tăng doanh thu tối đa.

Cách quản lí khách sạn trên GDS

Để tận dụng tối đa kết nối GDS, điều quan trọng là khách sạn của bạn phải kết nối đúng cách. Điều này có nghĩa là chọn một nhà cung cấp có thể cung cấp một loạt các dịch vụ GDS toàn diện. 

Tại đây, một danh sách kiểm tra để đảm bảo khách sạn sử dụng GDS đúng cách để phát huy hết vai trò của nó:

- Phòng tồn

Với kết nối GDS hỗ trợ phòng tồn, khách sạn có thể tiếp thị tất cả phòng của mình đến tất cả kênh phân phối cùng một lúc. 

Nếu không có tính năng này, khách sạn sẽ buôc phải tách phòng tồn của mình dựa trên kênh phân phối. Điều này có thể ngăn khách sạn tối đa hóa việc booking và tăng doanh thu khách sạn.

- Cấu trúc miễn phí hoa hồng

Không chọn đối tác mà khách sạn phải trả phí hoa hồng chỉ bằng cách giao dịch đặt phòng cho hệ thống quản lí khách sạn (PMS) của bạn. 

GDS sẽ giúp khách sạn tối đa hóa đặt phòng và tăng doanh thu mà không làm giảm doanh thu khách sạn sẽ thu được cho mỗi lần đặt phòng. 

- Khả năng tích hợp

Nó bắt buộc khách sạn phải có khả năng để GDS tích hợp hoàn toàn với PMS, công cụ đặt phòng trực tuyến và quản lí kênh hiện tại của khách sạn. 

Điều này giúp đơn giản hóa qui trình cho khách sạn và cho phép khách sạn thực hiện và quản lí hiệu quả chiến lược phân phối của mình.

- Báo cáo toàn diện

Phần mềm GDS của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất liên quan đến chiến lược tiếp thị và kế hoạch phân phối của bạn. Chọn nhà cung cấp các công cụ báo cáo toàn diện cho phép bạn xem và đánh giá dữ liệu đặt phòng khách sạn của mình.

- Khả năng nhắm mục tiêu thị trường cụ thể

GDS cung cấp cho khách sạn cơ hội khám phá và khai thác các phân khúc thị trường tiềm năng và có động lực nhất. Bạn sẽ có thể lọc quyền truy cập của mình dựa trên vị trí địa lí và các loại khách du lịch cụ thể.

- Không có hợp đồng dài

Hãy tìm một nhà cung cấp cho phép bạn dùng thử GDS trong một thời gian ngắn và đo lường kết quả trước khi tiếp tục đăng kí.

- Kết nối đơn giản và giá cả phải chăng

Mỗi GDS có các yêu cầu và phí kết nối riêng để đăng kí. Bằng cách sử dụng đúng nhà cung cấp, bạn sẽ không phải thất vọng khi đăng kí với từng nền tảng riêng lẻ và bạn có thể kết nối với tất cả các nhà cung cấp hàng đầu mà không phải trả phí riêng. 

Trong một vài trường hợp, bạn sẽ hợp tác với Sabre, Travelport, Amadeus và nhiều hơn nữa.

- Bản mô tả thông tin khách sạn toàn diện

Bạn cũng cần bản mô tả thông tin khách sạn toàn diện trên GDS, sẽ đóng vai trò như tờ rơi điện tử của khách sạn. Điều này cung cấp cho các đại lí du lịch mô tả về dịch vụ, tiện nghi khách sạn và các thông tin về điểm tham quan địa phương.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị Nhà hàng Khách sạn, Trường trung cấp Kinh tế - Du lịch, TP Hồ Chí Minh. ezCloud. Hướng nghiệp Á Châu)