Ghi sổ kép (Double Entry) là gì? Phương pháp ghi sổ kép

Ghi sổ kép

Khái niệm

Ghi sổ kép trong tiếng Anh gọi là: Double Entry

Ghi sổ kép là việc ghi vào ít nhất hai tài khoản để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng ảnh hưởng mà nghiệp vụ đó gây ra đối với các đối tượng kế toán. 

Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp bao giờ cũng liên quan ít nhất đến hai đối tượng kế toán, mà mỗi đối tượng kế toán được mở một tài khoản riêng biệt để theo dõi, do đó mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ liên quan ít nhất đến hai tài khoản.  

Do đó, ghi sổ kép hay còn gọi là ghi kép thực chất là phương pháp ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản có liên quan căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ.

Phương pháp ghi sổ kép 

Ví dụ 1: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quĩ tiền mặt 500.000. 

Phân tích nghiệp vụ: 

- Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng là tiền gửi ngân hàng và tiền mặt nên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản: Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng. 

- Tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng đều thuộc loại tài khoản tài sản nên có kết cấu tăng bên nợ, giảm bên có. 

- Rút tiền gửi ngân hàng làm tiền gửi ngân hàng giảm nên ghi bên có tài khoản tiền gửi ngân hàng. Nhập quĩ tiền mặt làm cho tiền mặt tăng nên ghi tăng vào bên nợ tài khoản tiền mặt. 

Như vậy, nghiệp vụ trên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản Tiền mặt và tài khoản Tiền gửi ngân hàng như sau:

Ví dụ 2: Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ người bán 1.000.000 

Phân tích nghiệp vụ: 

- Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng là vay ngắn hạn và phải trả người bán nên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản: vay ngắn hạn và phải trả người bán. 

- Tài khoản vay ngắn hạn và phải trả cho người bán đều thuộc loại tài khoản nguồn vốn nên có kết cấu tăng bên có, giảm bên nợ. 

- Vay ngắn hạn ngân hàng làm cho nợ vay ngắn hạn tăng nên ghi vào bên có tài khoản vay ngắn hạn. Trả nợ người bán làm cho phải trả người bán giảm, ghi vào bên nợ tài khoản phải trả người bán. 

Như vậy, nghiệp vụ trên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản Vay ngắn hạn và tài khoản phải trả người bán như sau:

Ví dụ 3: Mua nguyên vật liệu chưa trả tiền người bán 400.000. 

Phân tích nghiệp vụ: 

- Nghiệp vụ này liên quan đến hai đối tượng kế toán là Nguyên vật liệu và Phải trả người bán nên được sẽ ghi chép vào hai tài khoản: Nguyên vật liệu và Phải trả người bán. 

- Tài khoản phải trả người bán thuộc loại tài khoản nguồn vốn nên có kết cấu tăng bên có giảm bên nợ. Tài khoản hàng hóa thuộc loại tài khoản tài sản nên có kết cấu tăng bên nợ, giảm bên có. 

- Mua chịu làm cho khoản phải trả người bán tăng nên ghi bên có tài khoản Phải trả người bán. Mua nguyên vật liệu về nhập kho làm cho nguyên vật liệu tăng nên ghi bên nợ tài khoản Nguyên vật liệu. 

Như vậy, nghiệp vụ trên sẽ được ghi chép vào hai tài khoản phải trả người bán và tài khoản Nguyên vật liệu như sau:

(Tài liệu tham khảo: Nguyên lí kế toán, PGS.TS. Nguyễn Khắc Hưng, NXB Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh)