Ghi đơn trong kế toán là gì? Các trường hợp áp dụng ghi đơn

Hình minh họa

Ghi đơn

Định nghĩa

Ghi đơn trong kế toán là cách ghi mà mỗi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh chỉ được phản ánh vào một tài khoản kế toán riêng biệt, độc lập, không tính đến mối quan hệ với tài khoản kế toán khác (chỉ ghi vào một bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản kế toán).

Ý nghĩa của ghi đơn

- Ghi đơn trên tài khoản kế toán phản ánh được tình hình tăng, giảm của từng đối tượng kế toán một cách riêng biệt, tuy nhiên cách ghi này không chỉ ra được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán do nghiệp vụ kinh tế - tài chính tác động đến.

- Vì vậy thực hiện ghi đơn có thể dẫn đến bỏ sót nhiều thông tin quan trọng, khó khăn cho việc quản lí và điều hành đơn vị.

- Việc kiểm tra đối chiếu phát hiện những lỗi sai sót trong ghi chép của kế toán cũng bị hạn chế.

Các trường hợp áp dụng ghi đơn

Ghi đơn xuất hiện từ thời kì chiếm hữu nô lệ, được sử dụng trong các trang trại của chủ nô lệ, trong các nhà thờ, các phòng đổi tiền... Ngày nay, ghi đơn cũng vẫn được sử dụng nhưng trong một số trường hợp sau:

- Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh vào các tài khoản kế toán chi tiết

- Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh vào các tài khoản ngoài bảng

- Một số đơn vị kế toán có qui mô rất nhỏ, hoạt động đơn giản, không có điều kiện triển khai tổ chức công tác kế toán như các hộ kinh doanh cá thể, hợp tác xã... nên yêu cầu quản lí chỉ cần thực hiện ghi đơn vào tài khoản kế toán.

- Những đơn vị kế toán này thực hiện mở sổ sách kế toán theo dõi cho một số đối tượng kế toán chủ yếu như tiền, các khoản phải thu, các khoản phải trả, các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước... 

Thông thường các đơn vị này không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính, tuy nhiên với dữ liệu của cách ghi đơn kết hợp một số thông tin bổ sung vẫn có thể lập được Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Nguyên lí kế toán, NXB Tài chính)