Dự toán (Estimates) là gì? Mục đích và phân loại

Dự toán (tiếng Anh: Estimates) là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kì nào đó trong tương lai.

13-09-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: techcrunch)

Dự toán

Khái niệm

Dự toán trong tiếng Anh được gọi là Estimates.

Dự toán là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kì nào đó trong tương lai.

Hệ thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh. Trái lại, hệ thống dự toán chủ yếu dựa trên cơ sở các dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp.

Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lí trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức.

Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kì nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị.

Dự toán là một bản viết tóm tắt chính thức (hay là báo cáo) các kế hoạch quản lí cho một thời kì cụ thể trong tương lai, thể hiện qua các thuật ngữ tài chính.

Thông thường, nó đưa ra các phương pháp cơ bản nhằm kết nối các mục tiêu đã thỏa thuận trong toàn bộ doanh nghiệp. Một khi được chấp nhận, dự toán sẽ trở thành cơ sở quan trọng cho việc đánh giá các hoạt động.

Mục đích

- Cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra

Với bản dự toán ngân sách cho phép các nhà quản lí có được thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống.

Các bộ phận sau khi nắm bắt được dự toán này sẽ lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động của bộ phận mình và giám sát việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu đã đề ra.

- Là căn cứ đánh giá thực hiện

Nhà quản lí có thể so sánh thực tế thực hiện và kế hoạch để giải thích vì sao có những khác biệt có thể xảy ra và sửa chữa nguyên nhân những biến động đó.

- Dự báo khó khăn tiềm ẩn

Quá trình lập dự toán giúp nhà quản lí hiểu rõ khi nào thì doanh nghiệp có nhu cầu vay ngắn hạn trong kì dự báo, khi nào cần mua thêm nguyên liệu và các nguồn lực sản xuất khác để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Qua việc đối chiếu so sánh thực tiễn với dự toán, nhà quản trị có thể dự báo được các khó khăn tiềm ẩn.

- Liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp

Trong việc lập dự toán, mỗi cấp quản lí phải được mời và được khuyến khích tham gia. Tất cả các mục tiêu được đồng ý thể hiện trong dự toán mà nhà quản lí xem xét phải đảm bảo công bằng và có thể đạt được.

Khi đó tất cả các bộ phận liên quan đều tiến hành thực hiện kế hoạch đã đề ra tạo ra sự liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.

- Đánh giá hiệu quả quản lí và thúc đẩy hiệu quả công việc

Khi những mục tiêu của kế hoạch đạt được, điều này sẽ có tác động tích cực đến nhà quản lí, thúc đẩy hiệu quả công việc.

Khi lập dự toán ngân sách sẽ dẫn đến nhận thức cao hơn của nhà quản lí về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và tác động của các nhân tố bên ngoài như xư hướng kinh tế lên hoạt động của công ty.

Việc đánh giá hiệu quả hoạt động sẽ được xem xét cho từng bộ phận cho phép thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng bộ phận.

- Tạo động lực khuyến khích nhân viên

Dự toán ngân sách cho phép doanh nghiệp tạo động lực khuyến khích nhân viên làm việc do tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều cùng được tham gia vào lập dự toán.

Khi thực hiện các mục tiêu của mình đề ra, đội ngũ nhân viên cũng phải nhìn thấy đích phấn đấu của mình và của bộ phận có liên quan để thực hiện mục tiêu chung đó.

Các loại dự toán

Các loại dự toán khác nhau phục vụ cho những mục đích khác nhau. Về cơ bản, có hai loại dự toán sau đây

- Dự toán vốn (capital budget) là kế hoạch mua sắm tài sản như máy móc, thiết bị, nhà xưởng. Nhà quản lí phải đảm bảo được rằng nguồn vốn phải luôn có sẵn khi việc mua sắm những tài sản này trở nên cần thiết.

Nếu không có các kế hoạch dài hạn, khi doanh nghiệp cần đầu tư, mua sắm tài sản sẽ không tìm được một lượng vốn lớn sẵn sàng để thực hiện việc mua sắm này.

- Dự toán chủ đạo (master budget) hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan) là một hệ thống dự toán tổng thể, tổng hợp các dự toán về toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức trong một thời kì nhất định.

Dự toán chủ đạo thường được lập cho thời kì một năm và phải trùng với năm tài chính, nhờ đó các số liệu dự toán có thể được so sánh với các kết quả thực tế.

(Tài liệu tham khảo: Kế toán Quản trị, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)

Tổ chức bộ máy kiểm toán là gì? Nguyên tắc và nhiệm vụ