Chức năng quản trị (Administrative function) là gì? Phân loại và các nội dung cơ bản

Hình minh họa

Chức năng quản trị (Administrative function)

Định nghĩa

Chức năng quản trị trong tiếng Anh là Administrative function. Chức năng quản trị là những hoạt động riêng biệt của quản trị, thể hiện những phương thức tác động của quản trị gia đến các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp.

Phân loại chức năng quản trị

Cách phân loại của Henry Faylor

H. Faylor là một nhà khoa học quản trị của Pháp, có thể coi ông như người thành công nhất về nghiên cứu quản trị đầu thế kỉ XX. Đặc biệt, việc phân loại chức năng quản trị của công cho đến nay vẫn còn nguyên giá trị khoa học.

Trong cuốn sách Quản trị công nghiệp và tổng quát viết năm 1916, Fayor chia quá trình quản trị của doanh nghiệp thành 5 chức năng với cách giải thích như sau:

- Dự kiến: "Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?".

- Tổ chức: "Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó: vốn, máy móc, nhân viên, vật liệu..."

- Phối hợp: "Phối hợp là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo dễ dàng và có hiệu quả".

- Chỉ huy: "Có thể xã hội đã được xây dựng xong, giờ chúng ta chỉ việc làm cho nó hoạt động, đó chính là nhiệm vụ của người chỉ huy".

- Kiểm soát: "Kiểm tra thực chất là quá trình xem lại tất cả việc đã được tiến hành phù hợp với chương trình đã định với những mệnh lệnh đã ban bố và những nguyên lí đã thừa nhận".

Cách phân loại của L. Gulick và L. Wrwich

Năm 1937, trong cuốn "Papers on the Science of Administration" - "Luận cứ về khoa học quản trị". Hai nhà khoa học L. Gulick và L. Wrwich đã phát triển hệ thống của Fayol thành 7 chức năng quản trị được viết tắt là POSDCORB.

P: Planning – Hoạch định

O: Organizing – Tổ chức

S: Staffing – Nhân sự

D: Directing – Chỉ huy

CO: Coordinating – Phối hợp

R: Reporting – Báo cáo

B: Budgeting – Ngân sách

Cách phân loại của H. Koontz và C. O'Donnell

- Xác định triết lí, giáo lí và chính sách kinh doanh

- Kế hoạch kinh doanh và kiểm tra

- Tổ chức và chỉ huy

- Phát triển nhà quản trị

Nội dung cơ bản của từng chức năng quản trị

Hoạch định

Là chức năng đầu tiên trong quản trị bao gồm các công việc: Xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động.

Tổ chức

Bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai tham gia làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp lại với nhau như thế nào? Những bộ phận nào cần phải được thành lập? Quan hệ phân công và trách nhiệm giữa các bộ phận đó, hệ thống quyền hành trong doanh nghiệp.

Chỉ huy

Công việc trong doanh nghiệp cần phải có người thực hiện. Để có người làm việc, nhà quản trị cần phải tuyển chọn, thu hút người làm việc, bố trí, bồi dưỡng, động viên và khích lệ nhân viên.

Việc thiết lập quyền hành và sử dụng quyền hành đó để giao việc cho nhân viên, đưa ra các nội qui, qui định làm việc và ủy quyền cho người khác… là nội dung của chức năng chỉ huy.

Phối hợp

Chức năng này bao gồm: Phối hợp theo chiều dọc, nghĩa là phối hợp giữa các cấp quản trị và phối hợp theo chiều ngang nghĩa là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị.

Kiểm tra

Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thu thập thông tin về thành quả thực tế, so sánh với thành quả kì vọng và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng giúp hoàn thành mục tiêu.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quán trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)