Chu kì mua sắm (Purchasing cycle) là gì? Mục tiêu kiểm toán

Chu kì mua sắm (tiếng Anh: Purchasing cycle) bao gồm các hoạt động liên quan tới quá trình mua sắm và thanh toán đối với hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

09-09-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: businessmagazin)

Chu kì mua sắm

Khái niệm

Chu kì mua sắm trong tiếng Anh được gọi là purchasing cycle hay procurement cycle hay procure-to-pay - P2P.

Chu kì mua sắm bao gồm các hoạt động liên quan tới quá trình mua sắm và thanh toán đối với hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị (bao gồm cả mua sắm tài sản cố định phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động thuê mướn, tuyển dụng nhân viên).

Nội dung

Các hoạt động chủ yếu trong chu kì gồm

- Mua các loại nguyên vật liệu, hàng hoá và dịch vụ - Các nghiệp vụ mua sắm

- Thực hiện thanh toán - Các nghiệp vụ thanh toán

Hoạt động mua sắm và thanh toán ảnh hưởng tới nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Các bước trong chu kì

Chu kì mua và thanh toán thường được bắt đầu từ phiếu yêu cầu mua của bộ phận có nhu cầu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp tương ứng với giá trị dịch vụ hoặc hàng hóa nhận về.

Mặc dù bộ phận thu mua của đơn vị có thể thực hiện chức năng mua sắm tài sản cố định nhưng trong bài này không tập trung vào các nghiệp vụ kiểm tra đối với số dư các tài khoản tài sản dài hạn nói chung và tài sản cố định nói riêng, tiền và các khoản tương đương tiền.

Giới hạn của Chu kì này cũng không bao gồm việc kiểm tra các nghiệp vụ về thuê mướn, tuyển dụng trong doanh nghiệp.

Mục tiêu kiểm toán chu kì mua sắm

Khi công bố báo cáo tài chính, Ban quản trị khẳng định một cách ngầm định hoặc công khai về các nghiệp vụ trong chu kì mua sắm và số dư của các khoản mục liên quan trên báo cáo tài chính được phản ánh trung thực, khách quan.

Theo đó, những cơ sở dẫn liệu xác định và những mục tiêu kiểm toán cụ thể trong chu kì được khái quát trong bảng dưới đây.

Đây là hệ thống những mục tiêu cơ bản, tuy nhiên việc vận dụng hệ thống các mục tiêu này không giống nhau đối với các khách hàng khác nhau.

Mục tiêu kiểm toán cụ thể trong chu kì mua sắm

Cơ sở dẫn liệu

Mục tiêu kiểm toán cụ thể

Đối với nghiệp vụ

Đối với số dư

Tồn tại hoặc xảy ra

Những nghiệp vụ mua sắm hàng hoá, dịch vụ đã ghi nhận phải đảm bảo bằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận được (E1)

Nghiệp vụ thanh toán được ghi nhận phải đảm bảo đã được thực hiện (E2).

Khoản phải trả người bán được ghi nhận, trình bày phản ánh số tiền phải trả người bán vào ngày lập bảng cân đối kế toán (E3).

Trọn vẹn

Các nghiệp vụ mua sắm (C1) và thanh toán (C2) đã xảy ra trong kì đều được ghi nhận đầy đủ.

Khoản phải trả người bán đã được trình bày, bao gồm tất những khoản phải trả người bán vào ngày lập bảng cân đối kế toán (C3).

Quyền và nghĩa vụ

Thực thể pháp lí có trách nhiệm về khoản phải trả phát sinh từ mua sắm hàng hoá, dịch vụ (R1).

Khoản phải trả người bán phản ánh nghĩa vụ của đơn vị vào ngày lập bảng cân đối kế toán (R2).

Đánh giá

Các nghiệp vụ mua sắm (V1) và thanh toán (V2) được đánh giá theo GAAP, ghi chép, tính số dư, và chuyển sổ đúng.

Khoản phải trả người bán được phản ánh đúng giá trị phải trả (V3).

Trình bày và công bố

Các nghiệp vụ mua cụ thể (P1) và thanh toán (P2) đảm bảo được trình bày trên báo cáo tài chính bao gồm cả sự phân loại và công bố những vấn đề liên quan.

Khoản phải trả người bán (P3) và những khoản mục chi phí liên quan (P4) được nhận diện và phân loại đúng trên báo cáo tài chính.

Việc công bố phù hợp được thực hiện trong quan hệ với các cam kết, những khoản phải trả không thể trả được, và những khoản có thể trả và các khoản phải trả đối với các bên có liên quan (P5).

(E: Tồn tại; V: Đánh giá; P: Trình bày; R: Quyền và nghĩa vụ; C: Trọn vẹn)

(Tài liệu tham khảo: Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)

Thành phẩm (Finished goods) là gì? Kết cấu và nội dung phản ánh