Cấu trúc 7S (The 7S Framework) là gì? Phân loại và ứng dụng

Hình minh họa (Nguồn: freemanagementebook.com)

Cấu trúc 7S

Khái niệm

Cấu trúc 7S trong tiếng Anh là The 7S Framework.

Cấu trúc 7S là một mô hình chẩn đoán được sử dụng cho tổ chức có hiệu quả tổng thể. Nó được phát triển nhằm khuyến khích tư duy rộng hơn về cách thức tổ chức công ty hiệu quả.

Việc thực hiện chiến lược cần xem xét thật kĩ lưỡng cách thức một chiến lược có thể vận hành, liên quan tới bảy yếu tố chính yếu: chiến lược, cơ cấu, hệ thống, kĩ năng, nhân viên, phong cách và các giá trị chia sẻ. Tiền đề của mô hình là bảy yếu tố này phải đồng hướng bởi chúng củng cố lẫn nhau.

Phân loại yếu tố tổ chức

Bảy yếu tố tổ chức phụ thuộc lẫn nhau này có thể được phân loại thành loại "cứng" và "mềm".

Các yếu tố cứng

Các yếu tố cứng (lí trí, hữu hình) gồm: chiến lược (Strategy), cơ cấu (Structure) và hệ thống (Systems).

- Chiến lược: liên quan tới các mục tiêu của tổ chức và những lựa chọn đã được cân nhắc kĩ lưỡng để đạt được các mục tiêu đó. Chẳng hạn như ưu tiên một số sản phẩm và thị trường hay phân bổ các nguồn lực.

- Cơ cấu: liên quan tới cấu trúc tổ chức, hệ thống thứ bậc và sự điều phối, bao gồm sự phân chia lao động và kết hợp các nhiệm vụ cũng như các hoạt động.

- Hệ thống: là các qui trình sơ cấp và thứ cấp mà tổ chức sử dụng để mọi việc hoạt động, chẳng hạn như hệ thống sản xuất, hoạch định nguồn cung ứng, và qui trình nhận đơn đặt hàng.

Các yếu tố mềm

Các yếu tố mềm (thuộc về cảm xúc) gồm: giá trị chia sẻ (Shared values), phong cách (Style), nhân viên (Staff) và kĩ năng (Skills).

- Giá trị chia sẻ: là các giá trị làm rõ nét mục đích tồn tại thực sự của tổ chức. Vì vậy, chúng được đặt ở trung tâm của cấu trúc. Các giá trị chia sẻ bao gồm niềm tin và kì vọng cốt lõi mà người lao động có đối với công ty của họ.

- Phong cách: liên quan tới những bằng chứng hữu hình chưa được văn bản hóa về cách các nhà quản lì thực sự thiết lập ưu tiên và sử dụng thời gian như thế nào. Hành vi tượng trưng và cách nhà quản lí quan hệ với nhân viên của mình là các chỉ báo về phong cách của tổ chức.

- Nhân viên: bao gồm những người trong tổ chức, đặc biệt là sự có mặt tập thể của họ.

- Kĩ năng: là những khả năng đặc thù của đội ngũ nhân sự và của tổ chức nói chung cũng như của từng cá nhân nói riêng.

Ứng dụng của cấu trúc 7S

- Cấu trúc 7S là một danh mục hợp lí để xác định và phân tích các yếu tố quan trọng nhất của một tổ chức. Cấu trúc này giúp cho người sử dụng nó làm việc với tính kỉ luật cao và cùng lúc cho phép nhìn nhận những triển vọng "mềm" và "cứng" trong tổ chức.

- Mô hình có thể được sử dụng để phân tích tổ chức hiện tại hoặc một tình huống trong tương lai, và có thể giúp nhận diện những khác biệt và mâu thuẫn giữa chúng.

- Mô hình cũng được sử dụng để đánh giá tính khả thi của kế hoạch chiến lược từ triển vọng về khả năng của tổ chức tới thành công với chiến lược đề xuất. Trong trường hợp này, cấu trúc 7S giống như một chiếc la bàn, cho biết liệu các yếu tố tổ chức có cùng chỉ về một hướng không.

Phương pháp sử dụng

- Cấu trúc 7S có thể được dùng như một ma trận hoặc bảng biểu để đánh giá tác động của chiến lược đề xuất của tổ chức.

- Xây dựng một ma trận trong đó liệt kê các mâu thuẫn và giải pháp cũng như những kết hợp khả thi của 7S, từ đó quyết định hoặc điều chỉnh chiến lược hoặc thay đổi tổ chức cho phù hợp với chiến lược. Nếu phương pháp này được thực hiện với tính kỉ luật cao, cấu trúc 7S sẽ tạo ra một chiến lược mang tính tổng thể hơn hầu hết các chiến lược từng có.

Cấu trúc 7S là một mô hình chẩn đoán rõ ràng và thiết thực. Tuy nhiên, các yếu tố "mềm" của cấu trúc này là một thách thức khi sử dụng bởi chúng rất khó lượng hóa. Vì vậy, cấu trúc 7S thường được dùng theo cách tách biệt: liệt kê các vấn đề dựa vào một danh mục.

Việc phát triển những khả năng mới của tổ chức đòi hỏi nhiều hơn việc chỉ nắm bắt được vì sao những khả năng hiện có chưa hiệu quả. Tuy nhiên, có rất nhiều mô hình bổ sung hoạt động ở cấp độ từng chữ S riêng biệt giúp khám phá những tiềm năng chưa được tính đến.

(Tài liệu tham khảo: Những mô hình quản trị kinh điển, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)