Cấu trúc không chính tắc (Infomal) trong tổ chức Logistics là gì?

Cấu trúc không chính tắc (Infomal) (Nguồn: GettyImages)

Cấu trúc không chính tắc (Infomal)

Cấu trúc không chính tắc - danh từ, trong tiếng Anh được gọi là Infomal.

Mục tiêu chủ yếu của tổ chức Logistics là phối hợp các hoạt động Logistics để kế hoạch hoá và kiểm soát. Có thể đạt được điều này bằng hình thức cấu trúc không chính tắc. 

Về cơ bản, các hình thức cấu trúc không chính tắc không đòi hỏi bất kì một sự thay đổi nào trong cấu trúc tổ chức hiện tại, nhưng dựa vào bắt buộc hoặc thuyết phục để tạo nên sự phối hợp  giữa các hoạt động và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệm.

Một số hình thức cấu trúc không chính tắc trong tổ chức Logistics

Kiểm soát bằng ngân sách

Đối với những doanh nghiệp thiết kế phân tán các hoạt động như vận chuyển,  kiểm soát dự trữ, thực hiện đơn đặt hàng, đôi khi có thể tạo ra một hệ thống khuyến khích để phối hợp chúng. Ngân sách - phương sách kiểm soát chủ yếu đối với nhiều doanh nghiệp -thường lại không khuyến khích sự hợp tác, đôi khi nó là cơ chế phối hợp không hiệu quả. 

Ngân sách có thể không khuyến khích bởi nhà quản trị vận chuyển sẽ phát hiện ra sự vô lí do phải chịu những chi phí vận chuyển cao hơn mức cần thiết để đạt được chi phí dự trữ thấp hơn. Chi phí dự trữ không thuộc vào trách nhiệm ngân sách của nhà quản trị vận chuyển. Kết quả của nhà quản trị vận chuyển được đo bằng chi phí vận chuyển so với ngân sách. 

Hạch toán nội bộ giữa các hoạt động Logistics khác nhau

Phải cân nhắc việc lựa chọn phương tiện vận tải khi nó gián tiếp ảnh hưởng đến mức phí dự trữ, đồng thời người ra quyết định vận chuyển sẽ không có động cơ khác hơn là tìm cách cho chi phí vận chuyển thấp nhất.

Chia sẻ tiết kiệm chi phí

Tất cả các nhà quản trị các hoạt động Logistics phân tán đưa ra những mô hình chi phí mâu thuẫn có thể làm giảm sự tiết kiệm chi phí của họ. 

Có thể định trước chương trình để phân chia tiết kiệm nhằm phân phối lại tiền lương. Có sự khuyến khích sự hợp tác tiết kiệm tiềm năng lớn nhất xẩy ra khi mà sự hợp tác là cân đối những hoạt động có mô hình chi phí mâu thuẫn. Những kế hoạch chia sẻ lợi nhuận này hạn chế thành công của một số doanh nghiệp, nhưng một số doanh nghiệp sử dụng chúng lại có hiệu quả.

Sử dụng uỷ ban kết hợp

Uỷ ban này tập hợp các thành viên từ mỗi lĩnh vực Logistics quan trọng. Bằng cách cung cấp các phương tiện để truyền tin, việc kết hợp có thể đem lại kết quả. Đối vớp những công ty có truyền thống uỷ ban kết hợp, hình thức uỷ ban có thể rất thoả đáng. 

Dẫu rằng các uỷ ban xem ra là giải pháp đơn giản, không phức tạp cho vấn đề kết hợp, nhưng chúng có thiếu sót là thường ít sức mạnh để thực thi những đề nghị của mình.

Xem xét lại các quyết định và nghiệp vụ Logistics

Một cách thúc đẩy sự kết hợp khá hiệu quả là việc trưởng phòng xem xét lại các quyết định và nghiệp vụ Logistics. Quản trị thượng đỉnh có vị trí thiết yếu trong cấu trúc tổ chức để dễ dàng nhận ra việc đưa ra quyết định kém tối ưu trong tổ chức. 

Do các nhà quản trị cấp dưới trong các lĩnh vực hoạt động Logistics chịu trách nhiệm trước các nhà quản trị thượng đỉnh, nên việc động viên và hỗ trợ của quản trị thượng đỉnh trong phối hợp và hiệp tác giữa các hoạt độmg chức năng này là giải pháp lâu dài theo hướng đạt được các mục đích tổ chức mà không cần có cấu trúc tổ chức chính thức. (Theo Giáo trình Quản trị Logistics, NXB Tài chính)