Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS) là gì? Các vấn đề xung quanh WBS

Hình minh họa (Nguồn: mortezamirzaei.ir)

Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc hay cấu trúc phân nhỏ công việc trong tiếng Anh là Work Breakdown Structure, viết tắt là WBS.

Cấu trúc phân chia công việc trong quản lí dự án và trong kĩ thuật hệ thống là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.

Thành phần của WBS có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói công việc, hay một tổ hợp bất kì nào đó. Cơ cấu phân nhỏ công việc cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí, cùng với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ.

WBS chính là một bản phân cấp dự án thành các phân đoạn, hạng mục, gói dịch vụ, gói công việc. Nó là một cấu trúc dạng cây, mà mỗi nhánh của nó thể hiện những nỗ lực cần thiết để đạt được từng mục tiêu cụ thể (như một chương trình, một dự án hay hợp đồng).

Để đạt được mục tiêu của hợp đồng lẫn mục tiêu của tổ chức thì cần một kế hoạch cho biết những nỗ lực cần có, chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức và thiết lập tiến độ thời gian, ngân quĩ để có thể hoàn thành công việc.

Trong việc thiết lập công việc, chủ nhiệm dự án phải chia nhỏ công việc do:

- Bộ phận quản lí, trong đó có phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể.

- Độc lập hoặc ít phụ thuộc nhất có thể vào các yếu tố đang diễn ra.

- Có thể hợp nhất thành một khối chung để dễ dàng xem xét, đánh giá tổng thể.

- Có thể theo dõi tiến độ thực hiện.

Các vấn đề khi phân tích và thực hiện Cấu trúc phân chia công việc

Có một quan niệm sai lầm khá phổ biến khi coi việc phân tích WBS là một việc dễ thực hiện. Trong quá trình xây dựng WBS, 3 cấp độ hay 3 mức quản lí đầu tiên thường là các mức phổ biến.

Tuy nhiên tại các mức 4 – 6 trong WBS thì tương đối khó để có được kiểu mẫu chung. Có nhiều lí do cho thực tế này.

- Phân chia công việc thành các gói công việc nhỏ và chi tiết có thể tạo ra hàng trăm thậm chí hàng ngàn các tài khoản chi phí và con số liên quan. Điều này có thể làm tăng chi phí cho việc quản lí, kiểm soát và báo cáo của các gói nhỏ đến một điểm mà ở đó các chi phí vượt quá lợi ích thu được.

- Phân nhỏ các gói công việc có thể kiểm soát chi phí chính xác nếu các nhà quản lí xác định chi phí này ở mức độ chi tiết và những người quản lí dự án phải được trao quyền.

- Cấu trúc phân chia công việc là cơ sở cho việc lập tiến độ thi công trong sơ đồ mạng theo phương pháp mũi tên và phương pháp đồ họa trước sau. Ở cấp độ thấp của Cấu trúc phân chia công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động trở nên phức tạp và do vậy không thể thiết lập được sơ đồ mạng.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình quán lí dự án trong giai đoạn xây dựng, NXB Xây Dựng)