Cẩm nang dự toán (Budget Manual) là gì? Đặc điểm Cẩm nang dự toán

Cẩm nang dự toán

Khái niệm

Cẩm nang dự toán hay cẩm nang lập dự toán, cẩm nang ngân sách trong tiếng Anh là Budget Manual.

Cẩm nang dự toán là một bộ qui tắc hướng dẫn được sử dụng bởi các công ty lớn cho quá trình chuẩn bị và lập ngân sách cùng các báo cáo liên quan. 

Khi các công ty mở rộng hoạt động hơn và bộ máy vận hành trở nên phức tạp hơn, việc lập ngân sách không thể qui hết trách nhiệm cho chỉ một người.     

Thay vào đó, việc lập ngân sách cho toàn bộ một công ty phải được phối hợp cẩn thận giữa các phòng ban khác nhau. 

Các nhà phân tích tài chính làm việc chặt chẽ với từng phòng ban để thu thập thông tin ngân sách theo lịch trình đã được thiết lập sẵn, sau đó gửi dữ liệu cho các cấp bậc kiểm soát tài chính cao hơn và cuối cùng gửi đến giám đốc tài chính (CFO) để tổng hợp. 

Đặc điểm Cẩm nang dự toán 

Quá trình lập ngân sách trong các công ty lớn là một công việc cực kì phức tạp và không thể nào hoàn toàn chính xác. 

Do các nhà phân tích tài chính đưa ra các giả định về hoạt động tương lai dựa trên dữ liệu quá khứ cho nên dù có thực hiện quá trình lập ngân sách tối ưu nhất, ngân sách dự toán vẫn có độ thiếu chính xác tương đối so với thực tế. 

Vì vậy, đến năm được dự toán, số ngân sách được dự toán cho mỗi phòng ban đã xác định trước có thể dư hoặc thâm hụt tùy thuộc vào các điều kiện hoạt động thay đổi như thế nào.   

Một số phòng ban sẽ có nhiều tiền hơn mức họ cần và có thể chi bổ sung thêm các khoản ngân sách "phụ" với các chi phí không cần thiết để tránh bị cắt giảm ngân sách.  

Cẩm nang dự toán thường được tạo ra, phát triển và sửa đổi bởi hội đồng dự toán (budget committee) của công ty, là một nhóm được thành lập để tạo và giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn, qui định và duy trì trách nhiệm tài chính của một công ty.   

Hội đồng dự toán đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một công ty hoặc một tổ chức kinh tế. Hội đồng dự toán có thể quan sát toàn bộ bức tranh tài chính của công ty, trong khi các phòng ban riêng lẻ chỉ nhìn biết được phân khúc của họ trong cỗ máy công ty.    

Hội đồng dự toán là bên giám sát nhằm giữ ngân sách của công ty, đảm bảo hoạt động trơn tru và duy trì khả năng thanh toán tài chính hay giúp công ty chủ quản tránh gặp phải các vấn đề tài chính.  

Các vấn đề tài chính thường có tác động tiêu cực đến việc định giá một công ty.   

Ví dụ về Cẩm nang dự toán 

Bộ phận đảm bảo chất lượng của công ty XYZ được dự toán ngân sách 500.000$ mỗi năm. Số tiền này được chi cho tiền lương, chi phí đào tạo bổ sung, chi phí mua và bảo trì thiết bị và những khoản chi khác mà bộ phận này cần. 

Giả sử một nhân viên lâu năm trong bộ phận đảm bảo chất lượng rời khỏi công ty. 

Dù bộ phận đảm bảo chất lượng vẫn có thể đảm bảo khối lượng công việc và tiếp tục hoạt động tốt mà không có người nhân viên này, họ vẫn thuê một người khác và chi số tiền lương còn lại của người cựu nhân viên làm chi phí đào tạo cho người mới. 

Điều này là do bộ phận đảm bảo chất lượng không muốn công ty cắt giảm khoản ngân sách đã được phân bổ cho họ.

Hội đồng dự toán với cẩm nang dự toán, sẽ là nguồn lực giám sát và đảm bảo giảm thiểu các trường hợp trog ví dụ trên xảy ra.  

(Theo Investopedia)