Biên lai (Receipt) là gì? Đặc điểm

Ảnh minh họa. Nguồn: Tabscanner’s receipt.

Biên lai

Khái niệm

Biên lai tiếng Anh là Receipt.

Biên lai là một văn bản xác nhận rằng một cái gì đó có giá trị đã được chuyển từ bên này sang bên khác. Ngoài các biên lai mà người tiêu dùng thường nhận được từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, biên lai cũng được phát hành trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng như các giao dịch trên thị trường chứng khoán. 

Ví dụ, người nắm giữ hợp đồng tương lai thường được cung cấp một công cụ giao hàng, hoạt động như một biên lai, có thể được trao đổi cho tài sản cơ bản khi hợp đồng tương lai hết hạn.

Đặc điểm của Biên lai

Ngoài việc thể hiện quyền sở hữu, biên lai còn quan trọng vì nhiều lí do khác. Ví dụ, nhiều nhà bán lẻ luôn luôn yêu cầu rằng khách hàng phải xuất trình biên lai để trao đổi hoặc trả lại hàng. Cũng có những nhà bán lẻ khác lại yêu cầu biên lai phải được phát hành trong một khung thời gian nhất định, được sản xuất nhằm mục đích bảo hành sản phẩm.

Biên lai cũng có thể quan trọng đối với thuế vì các cơ quan thuế yêu cầu tài liệu chứng minh về các chi phí nhất định. Một số loại biên lai thường được giữ lại bởi các doanh nghiệp để chứng minh các loại chi phí bao gồm:

- Biên lai gộp như băng ghi tiền mặt, thông tin tiền gửi (tiền mặt và tín dụng bán hàng), sổ nhận, hóa đơn.

- Biên lai từ giao dịch mua hàng và nguyên liệu thô (Biên lai hiển thị số tiền đã trả và xác nhận rằng chúng là các giao dịch mua hàng cần thiết. Biên lai có thể bao gồm séc bị hủy hoặc các tài liệu khác xác định người nhận thanh toán, số tiền và bằng chứng thanh toán hoặc chuyển tiền điện tử).

- Biên lai thanh toán tiền mặt

- Biên lai và tín dụng thẻ tín dụng

- Hóa đơn

- Phiếu tiền mặt nhỏ đối với các giao dịch thanh toán tiền mặt nhỏ

Việc giữ lại biên lai cho các mục đích thuế được cho là bắt nguồn từ Ai Cập cổ đại. Nông dân và thương nhân tìm cách ghi lại các giao dịch để tránh khai thác thuế. Thời điểm đó, giấy cói đã được sử dụng thay cho giấy. Trong thời hiện đại, các ngân hàng đã sử dụng máy in nhờ sự phổ biến của cuộc cách mạng công nghiệp để in hóa đơn với nhãn hiệu riêng của họ.

Biên lai điện tử không bị hao mòn như các biên lai vật lí, nhưng chúng có thể bị mất nếu ổ cứng bị hỏng. Do đó, các doanh nghiệp thường lưu trữ chúng trên đám mây hoặc một nơi nào đó mà chúng luôn có thể được truy cập khi cần.

Biên lai giấy có thể được lưu trữ điện tử bằng cách sử dụng máy quét để bàn và ứng dụng điện thoại di động. Loại công nghệ này có thể tổ chức, tạo báo cáo chi phí và tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán.

(Theo Investopedia)