Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là gì? Lợi ích

Hình minh hoạ (Nguồn: meathenterprise)

Văn phòng chia sẻ

Khái niệm

Văn phòng chia sẻ trong tiếng Anh được gọi là Shared Office.

- Văn phòng chia sẻ hay còn được biết đến như hình thức thuê văn phòng trọn gói, là dịch vụ cho thuê hoặc chia sẻ văn phòng có diện tích nhỏ, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt. 

Với dịch vụ này, khách hàng sẽ được cung cấp phòng làm việc nhỏ (3 - 6 người) hoặc chỗ ngồi làm việc cho cá nhân được trang bị đầy đủ các tiện ích văn phòng như bàn ghế, tủ kệ, máy photo, in ấn, phòng họp, pantry, đội lễ tân, IT, tạp vụ...

- Văn phòng chia sẻ là một mô hình cho thuê diện tích văn phòng nhỏ với đầy đủ các tiện ích đi kèm phục vụ cho nhu cầu hoạt động như một văn phòng thực thụ đáp ứng cho từng đối tượng sử dụng giúp chia sẻ chi phí giữa các doanh nghiệp.

Lợi ích của văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng được. Tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ chia sẻ văn phòng mà các bạn sẽ sở hữu:

- Địa chỉ tốt để đăng kí kinh doanh, khai báo thuế, tiếp nhận thư tín và cung cấp cho khách hàng trên các tài liệu marketing (namecard, brochure, flyer,..). Rất nhiều khách hàng tiềm năng sử dụng và đánh giá một công ty dịch vụ dựa trên địa chỉ văn phòng.

- Tiết kiệm thời gian và chi phí thuê, mua trang thiết bị văn phòng: thay vì phải lo lắng về việc xây dựng một văn phòng truyền thống với những thiết bị văn phòng nào. 

Chủ doanh nghiệp chỉ cần tìm đến các ông ty cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ và kí hợp đồng. Tất cả mọi trang thiết bị đều sẵn có, chất lượng cao (máy in, photocopy, camera, wifi,…)

- Đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp sẵn có, là bộ mặt của doanh nghiệp để trực tiếp liên hệ khách hàng.

- Hệ thống phòng họp sẵn có và chuyên nghiệp.

- Tạo môi trường làm việc năng động: đây là ý kiến chia sẻ của nhiều nhân viên văn phòng sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ. Đặc biệt có lợi ích với nhiều cá nhân sử dụng hình thức cowoking space. 

Nhiều bạn trẻ star-up cùng đến một môi trường làm việc sẽ là điều kiện tốt để mọi người trao đổi với nhau.

So sánh với văn phòng ảo

Văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ đều là địa điểm để làm việc. Tuy nhiên, đối tượng phục vụ của 2 văn phòng này là khác nhau.

Văn phòng ảo dùng cho các công ty và một tổ chức hoàn chỉ, còn văn phòng chia sẻ dùng cho các cá nhân là chủ yếu.

Văn phòng ảo được tổ chức dưới dạng vĩ mô khi có đầy đủ các dịch vụ lễ tân, phòng học, phòng làm việc và các giao dịch khác. 

Văn phòng chia sẻ được tổ chức dưới dạng vi mô vì các văn phòng này chủ yếu phục vụ cho mục đích và hoạt động của cá nhân.

(Tài liệu tham khảo: Replus. Leader Real. IB Coffice. Hoan Cau Office)