Thủ thuật Lapping (Lapping Scheme) trong kế toán là gì? Cách phát hiện và ngăn chặn

Ảnh minh họa. Nguồn: Journal of Accountancy.

Thủ thuật Lapping

Khái niệm

Thủ thuật Lapping tiếng Anh là Lapping Scheme.

Thủ thuật Lapping là một hành vi gian lận trong kế toán, đề cập đến việc thay đổi các khoản phải thu để che giấu cho khoản tiền mặt bị lấy cắp. Phương pháp này bao gồm việc thanh toán các khoản phải thu tiếp theo từ một giao dịch (ví dụ: bán hàng) và sử dụng khoản tiền đó để bù vào số tiền đã bị trộm trước đó. Khoản phải thu từ giao dịch thứ hai được dùng để bù cho khoản tiền từ giao dịch thứ ba,...

Cách phát hiện Thủ thuật Lapping

Thủ thuật Lapping có thể được phát hiện bằng cách kiểm tra cách biên lai tiền mặt được áp dụng cho tài khoản của khách hàng. Nếu có bằng chứng cho thấy các khoản thu tiền mặt thường xuyên được áp dụng sai cho các tài khoản khách hàng, thì có khả năng nhân viên của công ty đó đang thực hiện thủ thuật Lapping.

Một yếu tố khác cho thấy bằng chứng về thủ thuật Lapping là khi một nhân viên từ chối nghỉ phép dù được công ty cho phép. Điều này là do thủ thuạt Lapping yêu cầu nhân viên gian lận phải làm việc hàng ngày, do đó không thể nghỉ phép.

Một dấu hiệu nhận biết khác của thủ thuật Lapping là sự gia tăng thiếu hụt các khoản phải thu. Thủ thuật Lapping chỉ có thể tạm thời che giấu hành vi trộm cắp. Sớm hay muộn, sự thiếu hụt cũng sẽ trở nên rõ ràng và phải được ghi nhận là tổn thất.

Ví dụ, giả sử rằng một công ty nhận được 150 USD tiền thanh toán của khách hàng, nhưng một nhân viên kế toán chuyển số tiền đó sang tài khoản cá nhân. Để che giấu hành vi trộm cắp, nhân viên bán hàng sẽ dùng khoản phải thu thứ hai để bù vào, ví dụ như với số tiền 200 USD, cho khoản phải thu đầu tiên. Điều đó khiến cho 50 USD còn lại được bù cho khoản phải thu thứ hai và 150 USD vẫn còn phải trả (chưa được bù). Nhân viên bán hàng tiếp tục phân bổ tiền từ các giao dịch sau cho các khoản phải thu trước đó để hồ sơ kế toán của cửa hàng không có sự khác biệt.

Cách ngăn chặn thủ thuật Lapping

Các công ty có thể ngăn chặn thủ thuật Lapping bằng các cách sau:

- Phân tách trách nhiệm thu ngân và thanh toán (hay còn gọi là phân chia nhiệm vụ).

- Để một người nào đó không phải là nhân viên thu ngân gửi báo cáo cho khách hàng (Khách hàng biết về những gì họ đã trả, vì vậy họ có thể phát hiện bất kì khoản thanh toán không chính xác nào liên quan đến tài khoản của họ hoặc phát hiện ra những khoản thanh toán vô lí).

- Liên hệ với khách hàng và hỏi về việc họ có nhận được báo cáo hàng tháng từ công ty hay không (Bất kì ai đang có hành vi gian lận đều có thể ngăn không gửi báo cáo hàng tháng).

- Kiểm toán các khoản thu tiền mặt một cách thường xuyên.

- Yêu cầu tất cả nhân viên nghỉ phép, không có ngoại lệ.

- Theo dõi chặt chẽ việc sử dụng các bản ghi nhớ tín dụng (Nhân viên gian lận có thể cố gắng chấm dứt thủ thuật Lapping bằng cách xóa một khoản phải thu với số tiền còn thiếu).

- Đánh dấu tất cả các séc bằng cụm từ "Chỉ gửi tiền", để nhân viên không thể gửi các séc này vào tài khoản của chính họ.

- Yêu cầu khách hàng thanh toán trực tiếp vào hộp khóa, để nhân viên không thể đánh cắp tiền mặt.

(Theo Investopedia)