Làm thế nào để thể hiện quan điểm cá nhân một cách khéo léo trong cuộc họp?

Một bài viết của Pamela Stock.

Huấn luyện viên điều hành và cố vấn kinh doanh Molly Tschang, người đứng sau sự thành công trong giao tiếp của các CEO và cấp lãnh đạo, quản lý cho biết: "Bạn không phải là người duy nhất kiềm chế suy nghĩ của mình tại nơi làm việc, đồng nghiệp của bạn cũng vậy."

Và đây hoàn toàn không phải là một thói quen tích cực, nó không chỉ ảnh hưởng xấu đến bạn mà còn gây bất lợi cho tập thể. Ta không thể phát huy hết tiềm năng thực sự khi đối diện với áp lực đè nén bởi những quan điểm bị che giấu. Song, phát biểu trước đám đông chưa bao giờ là điều dễ dàng. Sau đây là bốn mẹo giúp bạn xây dựng thói quen phát biểu lành mạnh.

Loại bỏ rào cản tinh thần

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tinh thần trước mỗi cuộc họp, bài thuyết trình đóng vai trò vô cùng quan trọng. Theo Tschang, sự khó khăn hay dễ dàng của mọi vấn đề đều phụ thuộc vào cách ta nhìn nhận. Vì vậy, hãy loại bỏ những cảm xúc ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin (sự cảm tính, thiên vị, tức giận, chán ghét...). Vì điều đó sẽ cản trở quá trình đánh giá khách quan và cuối cùng bạn sẽ không thể nói hoặc nghe được điều mình thực sự mong muốn.

Chú ý đến nguồn năng lượng

Có thể bạn đang cảm thấy bực bội, bồn chồn, lo lắng hoặc sợ sệt nhưng hãy cố gắng tập trung vào những cảm xúc tích cực như tò mò, phấn khích, tự tin và biết ơn. Để trấn tĩnh bản thân hãy đặt mình vào vị trí của người khác và trả lời hai câu hỏi sau:

Đầu tiên, bạn sẽ giúp đỡ một đồng nghiệp luôn ủ rủ và phàn nàn hay một đồng nghiệp luôn tràn đầy năng lượng thường xuyên đưa ra những nhận xét mang tính đóng góp và khen ngợi? Thứ hai, sếp bạn muốn lắng nghe ý kiến của một nhân viên rụt rè, nói vấp hay một người đĩnh đạc và tự tin? Qua đó, hãy xác định nguồn năng lượng thích hợp có thể hỗ trợ cho phát biểu của bạn.

Tạo không gian phát biểu cho mọi người

Theo Tschang, các cuộc họp luôn tồn tại hai nhóm đối tượng: Nhóm người ồn ào và nhóm người lặng im. Tschang cho rằng, trạng thái im lặng xuất phát từ sự bất lực của tiếng nói quá nhỏ. Trong khi đó, người hoạt náo thường xuyên chiếm sóng và chi phối cuộc trò chuyện là những cá nhân có khả năng tác động đến suy nghĩ tập thể. Song điều đó không hoàn toàn xấu vì tất cả mọi người đều có cơ hội phát biểu nhờ vào sự khéo léo của người lãnh đạo.

Người chủ trì cuộc họp chính là nhân tố quan trọng giúp thúc đẩy nhu cầu phát biểu của nhóm đối tượng yên lặng và hạn chế tác động của những tiếng nói ồn ào. Song, không phải lúc nào người lãnh đạo cũng thực hiện tốt điều đó. Vì vậy, mỗi cá nhân đều phải nhận thức được thực tế rằng một số người hướng ngoại quá mức đang làm phiền việc lắng nghe của người khác và khiến người hướng nội không có cơ hội tham gia thảo luận.

Ví dụ, nếu một người đang luyên thuyên không ngừng, hãy dừng họ lại bằng câu nói tương tự như: "Tôi đánh giá rất cao sự niềm đam mê và chuyên môn của bạn. Nhưng lượng thông tin quá nhiều khiến tôi hơi bối rối và mông lung. Vì vậy, bạn có thể tóm tắt điểm chính của vấn đề trong vòng một hoặc hai câu được không?"

Lắng nghe những ý kiến trái chiều

Ngoài việc thúc đẩy nhu cầu phát biểu của nhóm người im lặng, hãy học cách lắng nghe những ý kiến trái chiều và quan điểm không được yêu thích. Điều này giúp bạn nhận ra các bất đồng tiềm ẩn trước khi vấn đề leo thang.

Qua đó, để đạt được sự thống nhất cuối cùng theo cách mà bạn mong muốn, hãy phát biểu thật lịch sự và đưa ra lập luận chống lại nhóm người phản đối nhằm đẩy nhanh tiến độ cuộc họp. Theo Tschang, nghiên cứu của MIT Media Labs cho thấy, các tập thể hoạt động hiệu quả cân bằng rất tốt giữa phát biểu và lắng nghe. Những thành viên thường đưa ra đóng góp ngắn gọn, lôi cuốn và đúng trọng tâm.

Tạm kết

Nếu bạn vẫn cảm thấy lo lắng về việc phát biểu, hãy nhớ rằng lời nói của bạn luôn có ích với người khác. Chỉ là sự rối ren khi đối diện với những vấn đề cá nhân đang khiến bạn dần quên đi giá trị của bản thân. Sẽ thế nào nếu thói quen im lặng làm giảm sự tôn trọng của mọi người dành cho bạn vì họ nghĩ rằng bạn không bắt thông tin?

Mặc dù ta không thể ngăn cản người khác ồn ào trong các cuộc họp, nhưng việc lên tiếng sẽ giúp giảm bớt phần nào cảm giác bất lực. Và nếu chưa thể trình bày quan điểm cá nhân, hãy sử dụng tiếng nói của mình để bảo vệ những "kẻ tàng hình" trong các cuộc thảo luận.

Phải mất rất nhiều thời gian để luyện tập việc phát biểu một cách khéo léo. Do đó, hãy kiên nhẫn với bản thân và đồng nghiệp. Bạn sẽ cảm thấy những nỗ lực này vô cùng xứng đáng khi có thể là chính mình và nói những gì cần phải nói.