Chìm nghỉm trong đống email? Đừng để áp lực công việc kiểm soát cuộc sống của bạn

Một bài viết của Angela Haupt.

Hàng trăm, ngàn email chưa đọc có thể khiến ta rơi vào tình trạng quá tải và thậm chí là "tê liệt" khi đối diện với những tiêu đề khẩn cấp. Theo Marsha Egan tác giả quyển "Inbox Detox: And the Habit of E-mail Excellence" (tạm dich: Thanh lọc hòm thư và thói quen sử dụng email xuất sắc"), email là phương tiện phiền toái nhất vũ trụ. Vì trên thực tế, nó gây ra sự mệt mỏi dai dẳng đối với không ít người.

Theo một phân tích, hầu hết nhân viên dành khoảng 28% thời gian trong tuần làm việc để đọc và trả lời email. Maura Thomas, nhà đào tạo về năng suất cá nhân cho biết, khách hàng của cô thường khởi động buổi sáng sau khi vừa mở mắt dậy bằng việc kiểm tra email và kiểm tra hộp thư đến lần cuối cùng trước khi đi ngủ. "Đó là một thói quen cực kỳ không lành mạnh, giấc mơ của bạn sẽ bị phá hoại bởi những dòng tiêu đề và BCC", Thomas nói.

Theo Thomas và các chuyên gia, việc kiểm soát email sẽ được thực hiện hiệu quả khi ta biết cách thiết lập các ranh giới xung quanh. Và dưới đây là lời khuyên cho những ai đang vật lộn với lượng thông báo quá tải.

Xử lý theo đợt và chỉ kiểm tra email vài lần một ngày

Jim McCullen, tác giả quyển sách "Control Your Day" (tạm dịch: "Kiểm soát một ngày của bạn") chỉ kiểm tra email hai lần trước và sau giờ ăn trưa. Hầu hết các nền tảng cho phép ta tạm thời trì hoãn loạt thư mới đến. Khi đó, bạn thể sử dụng một công cụ như Boomerang để giữ các email cho đến khi muốn nhận chúng.

Nhưng tất nhiên, không phải ai cũng dễ dàng thực hiện được việc kiểm tra email vài lần một ngày. Vì vậy, nếu bạn muốn đảm bảo việc nhận thư từ sếp, hãy kết nối họp thư đến với điện thoại để chúng được gửi đến trực tiếp dưới dạng tin nhắn văn bản.

Nếu công việc của bạn đòi hỏi sự phản hồi thường xuyên hơn, hãy cố gắng kiểm tra email trong giờ giải lao hoặc giữa những khoảng nghỉ và dừng trạng thái thấp thỏm trông ngóng hòm thư khi đang tập trung làm việc. Bên cạnh đó, việc sử dụng hai màn hình cùng lúc không được Thomas khuyến khích. Vì điều đó sẽ khiến bạn phải xử lý thông tin ngay khi vừa nhận được, thay vào đó, hãy hình thành thói quen xử lý theo đợt.

Tuân thủ quy tắc "4 D"

Egan áp dụng quy tắc "4 D" cho mọi email mình nhận được bao gồm: do, delete, delegate hoặc defer (tạm dịch: thực hiện, xóa, ủy quyền hoặc trì hoãn). Hãy xử lý một emial ngay lập tức nếu bạn có thể hoàn thành nó trong vòng hai phút. Nhưng hãy "trì hoãn" việc trả lời email nếu nó có khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn.

Để làm được điều đó, ta nên bắt đầu từ bước phân loại. Egan đặt những email chưa thể xử lý ngay lập tức vào Thư mục A (viết tắt của "action") và cài đặt lời nhắc về chúng. Song, nếu nó không chưa nội dung quan trọng, hãy xoá hoặc ủy quyền cho người khác.

Nhưng hãy lưu ý rằng, ta nên hoàn tất chúng mỗi ngày để lượng email chưa đọc không trở nên chồng chất. Hãy coi hộp thư đến như một nơi nhận và xử lý tin nhắn thay vì một kho lưu trữ. Không có vấn đề gì nếu bạn cần lưu giữ email (như thường lệ tại nơi làm việc) nhưng theo lời khuyên của các chuyên gia, ta không nên giữ chúng ở hộp thư chính mà hãy chuyển chúng vào thư mục "reference" hoặc "old emails".

Hãy tắt thông báo và cài đặt tiện ích mở rộng cho trình duyệt

Có bao giờ bạn cảm thấy hồi hộp bởi chuông thông báo tin nhắn mới không? Hãy để Thomas giúp bạn chấm dứt cảm giác này bằng lời khuyên tắt thông báo đối với email trên máy tính và điện thoại. Vì những tiếng ding ding liên tục chỉ khiến bạn mất tập trung và dễ xao nhãng. Theo đó, sự khó tập trung và mất kiên nhẫn sẽ được hình thành theo thời gian.

Throttle là một trong những ứng dụng yêu thích của Thomas nhờ vào chức năng bảo mật email. Việc để lại thông tin khi mua hàng trực tuyến có thể sẽ khiến bạn bị lộ số điện thoại, email và buộc phải nhận những tin nhắn tiếp thị trong một thời gian dài sau đó. Throttle sẽ giúp bạn kết thúc vấn đề này. Một địa chỉ email duy nhất dành cho giao việc dịch sẽ được khởi tạo và các thông tin sẽ được đảm bảo kể cả khi cửa hàng làm rò rỉ thông tin liên hệ của bạn.

Đừng biến hộp thư đến thành danh sách việc cần làm

Matt Plummer, Giám đốc điều hành công ty giảng dạy các khóa thực hành về việc quản lý thời gian Zarvana cho biết, đây là sai lầm mà rất nhiều người mắc phải. Hộp thư đến là một công cụ phân phối và không phải là nơi ghi chép danh sách công việc cần làm. Suy nghĩ này sẽ hạn chế hiệu quả công việc của bạn. Thay vào đó, Plummer đề xuất bạn nê sử dụng một số ứng dụng có chức năng quản lý công việc, cho phép ghi lại những đầu việc cần làm và tích hợp chúng với lịch trình của bạn như TickTick.

Thành thạo việc tìm kiếm email và hủy đăng ký 

Theo Plummer, có rất nhiều cách để tìm kiếm email ví dụ bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao của Gmail để lọc những thư có chứa liên kết với Google Drive, video YouTube hoặc CC của một đồng nghiệp nhất định.

"Hãy chăm sóc hộp thư đến của bạn như một khu vườn", McCullen nói. Và hủy đăng ký những bản tin không được sử dụng trong vòng sáu tháng. Ví dụ như khi bạn dùng email cá nhân để đăng ký ứng tuyển trên một ứng dụng, bạn có thể sẽ nhận thông báo mỗi ngày. Nhưng khi đa tìm được việc, hãy huỷ đăng ký nó. Vì ta luôn luôn có thể tìm kiếm thông tin khi truy cập vào các trang web. Và hãy nhớ rằng, ngay cả việc chỉ liếc xem email không trả lời cũng sẽ đánh cắp thời gian quý giá của bạn.

Đừng ám ảnh về Inbox Zero (hòm thư sạch)

Một số người luôn bị ám ảnh bởi một hòm thư trống rỗng và sạch sẽ. Tuy điều này không có gì là xấu nhưng đừng bao giờ yêu cầu nó ở mức tuyệt đối. Thay vào đó, hãy thử qua quy tắc "một chạm". Mỗi khi bạn đọc xong một email trong hộp thư đến, hãy chuyển nó sang mục khác. Chỉ cần áp dụng quy tắc đó một cách có kỹ luật, căng thẳng về thư tín của bạn sẽ giảm đi.

Vậy phải chuyển chúng đi đâu? Theo Plummer bạn nên lập thư mục, phân loại và đặt tên cho chúng. Ví dụ như A (Action) là thư mục chưa các thư cần xử lý sớm. Thư mục D (document) chứa các thông báo tại nơi làm việc và tài liệu tham khảo khác. Bạn cũng xếp loại thư theo từng dự án và nhóm khách hàng cụ thể.

Phát triển văn hóa email lành mạnh

Để đạt được mối quan hệ lành mạnh hơn với email bạn cần sự hợp tác của đồng nghiệp. Hãy thử dùng những phương pháp sau: 

Đầu tiên, Không sử dụng email để liên lạc khẩn cấp. Nếu cần phản hồi trong vòng ba giờ, đừng dùng email hãy gọi cho họ. Việc dùng email cho các trưởng hợp quan trọng như thông báo cho cuộc họp đột xuất có thể khiến đồng nghiệp của bạn bỏ lỡ thông tin.

Thứ hai, tất cả email đều phải có tiêu đề rõ ràng và không sao chép nội dung của người khác nếu không được cho phép. Và hãy tóm tắt những điểm mấu chốt của các tập tài liệu, đừng bắt người khác phải đọc hết một tập tài liệu dài hàng chục trang.

Thứ ba, luôn nói rõ về thời điểm bạn cần phản hồi (deadline phản hồi). Nếu không, người nhận sẽ tự hỏi và cảm thấy áp lực khi nghĩ rằng mình phải trả lời ngay lập tức.

Cuối cùng, đừng gửi mail vào buổi tối. Nếu bạn cần soạn email lúc 11 giờ tối, hãy lên lịch gửi chúng vào giờ hành chính. Theo Thomas, điều này thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian cá nhân của đồng nghiệp. Vì ngay cả khi bạn nói với người nhận rằng họ không cần phản hồi ngay lập tức, họ vẫn có thể sẽ làm điều ngược lại.