Sếp Microsoft: Quy tắc 2 bước để tránh những xung đột trong giao tiếp tại nơi làm việc

Mỗi người trong chúng ta đều đã phải hoặc sẽ phải đối mặt với một tình huống khó chịu nào đó trong công việc của mình, cho dù đó là một người đồng nghiệp kế bên nhiều chuyện, một cuộc họp không hiệu quả hay một dự án đang đi chệch hướng.

Chẳng hạn như vào thẳng phòng làm việc của sếp hay gửi một email phàn nàn cho đồng nghiệp khó chịu kia. Tuy nhiên, những phản ứng nóng vội và cảm tính thường không giải quyết được vấn đề.

Theo ông Chris Capossela, Giám đốc tiếp thị của Microsoft, có một cách tốt hơn để xử lý các cuộc giao tiếp khó khăn trong công việc - và nó bắt đầu bằng cách nói chuyện thật rõ ràng và tự tin.

“Giao tiếp có thể là một kỹ năng đặc biệt khó và cần nhiều thời gian để trau dồi, nhưng đó là một trong những kỹ năng quan trọng nhất bạn cần để thành công ở nơi làm việc,” Capossela, 53 tuổi, nói với CNBC Make It.

Ông Capossela đã dành 31 năm sự nghiệp của mình tại Microsoft để nắm vững nghệ thuật giao tiếp, thậm chí còn là người viết bài phát biểu cho Giám đốc điều hành lúc đó là Bill Gates từ năm 1997 đến 1999. 

Dưới đây, ông chia sẻ hai cách để hoá giải những xung đột tromg giao tiếp tại nơi làm việc:

Viết suy nghĩ của bạn vào email - nhưng đừng nhấn gửi 

Hãy coi phần “bản nháp” trong hộp thư gửi như một người bạn tốt nhất trong công việc: Một nơi để chia sẻ những suy nghĩ và cảm xúc chưa được sàng lọc của bạn mà không cần phán xét. Bạn có thể xem lại và sửa đổi nó vào một ngày sau đó. 

Trước khi Capossela bắt đầu hoặc tham gia vào một cuộc trò chuyện khó khăn trong công việc, ông thường chọn cách viết email trước. 

“Tôi viết tất cả suy nghĩ của mình về tình huống này trong một bản nháp email mà sau đó tôi có thể sửa đổi lại và khiến nó trở nên logic hơn. Viết thẳng thắn và mạch lạc nhất có thể”, ông nói. “Khi một người có thể dành thời gian để trau chuốt những gì họ muốn nói, điều đó sẽ tốt hơn là họ nói thẳng ra mà không nghĩ ngợi gì”.

Khi ông có được bản nháp email rõ ràng, logic và bình tĩnh như ông muốn, Capossela sẽ sử dụng nó như một kích bản để bắt đầu nói chuyện với những người có liên quan khi gặp mặt trực tiếp.

Đơn cử, bạn muốn phàn nàn về những lời hứa về sự nghiệp khi tuyển dụng của công ty, phiên bản cuối cùng sau khi chỉnh sửa email bạn có thể nói như thế này:

“Chào sếp, em thực sự muốn nói chuyện với sếp về quá trình phát triển sự nghiệp của em ở công ty. Em rất muốn biết điều gì sẽ giúp em thăng tiến trong công việc. Em muốn gặp sếp và nghe suy nghĩ của sếp về những bước tiếp theo. Vui lòng cho em biết khi sếp có thời gian”.

Đặt câu hỏi và lắng nghe

Capossela nói rằng những người thành công nhất ở nơi làm việc là những người học hỏi suốt đời, sẵn sàng đặt nhiều câu hỏi và lắng nghe ý kiến và kinh nghiệm của người khác - đặc biệt là khi đối mặt với một cuộc thảo luận sôi nổi hoặc một tình huống không thoải mái. 

Ông giải thích rằng việc tò mò và đặt câu hỏi có thể giúp xoa dịu cảm xúc tiêu cực và ngăn căng thẳng gia tăng. Tạm dừng trước khi trả lời và lắng nghe những gì đối phương nói cũng cho đối phương thấy rằng bạn muốn cùng nhau hướng tới một giải pháp và có thể chuyển cuộc trò chuyện về phía trước. 

Ví dụ, thay vì phản bác lại lời sếp của bạn và nói rằng: “Em xứng đáng được thăng chức, tại sao sếp chưa trao nó cho em”, ông Capossela gợi ý một kịch bản có nội dung như sau: “ Em rất cảm kích nếu sếp có thể hướng dẫn em những việc em có thể làm để được thăng chức trong công ty. Và em có thể giải trình cho sếp những điều em tin em đã làm để phát triển bản thân trong công việc”.

Capossela chia sẻ rằng: “Bạn càng có thể bắt đầu và duy trì một cuộc đối thoại tốt hơn, thì bạn càng có thể bình thường hóa những cuộc trò chuyện khó khăn như một phần tất yếu của công việc”.