Khả năng điều phối các hoạt động trong khách sạn là gì?

Hình minh hoạ (Nguồn: bfe)

Khả năng điều phối các hoạt động trong khách sạn

Khái niệm

Khả năng điều phối các hoạt động là sự điều khiển các hoạt động khác nhau tạo ra sự nhịp nhàng liên kết với nhau tạo ra hành động thống nhất để thực thi nhiệm vụ.

Các hình thức áp dụng trong khách sạn

Ba hình thức có thể áp dụng trong khách sạn là: liên hợp góp phần, liên hợp liên tục và liên hợp tương hỗ xoay chiều.

- Liên hợp góp phần là các hoạt động được thực hiện bởi những cá nhân khác nhau hoặc các nhóm chức năng nhưng ít bị ảnh hưởng của tác động qua lại. Do đó cần phải tiêu chuẩn hoá các chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên. 

Ví dụ: nhân viên điện thoại, nhân viên phục vụ buồng và nhân viên thu tiền mỗi người có thể thực hiện nhiệm vụ của họ một cách độc lập, các nỗ lực cố gắng của họ đều hướng tới một kết quả cụ thể như các cuộc điện thoại được xử lí đúng cách, nhanh, kịp thời chính xác; 

Buồng ngủ và khu vực hành lang được vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, có tính thẩm mĩ cao; 

Thu đúng, đủ và chính xác các khoản tiêu dùng của khách tại khách sạn. Đòi hỏi sự tăng cường và hoạt động có hiệu quả của công tác giám sát.

- Liên hợp liên tục là đầu ra của công việc này trở thành đầu vào của công việc kia (tính dây chuyền trong sản xuất dịch vụ). 

Vì vậy cần có sự liên kết chặt chẽ để hoạt động liên tục bảo đảm cho sản xuất dây chuyền của khách sạn tạo ra sản phẩm cuối cùng đạt năng suất và chất lượng cao. 

Trong kinh doanh khách sạn, hình thức liên hợp liên tục là khá phổ biến. Điển hình là qui trình làm thủ tục đăng kí buồng cho khách cần có sự liên hợp giữa bộ phận đón tiếp, bộ phận buồng và bộ phận kế toán hoặc hoạt động giữa bộ phận phục vụ bàn với bếp và bar. 

Sản phẩm đầu ra của bộ phận này trở thành nguyên liệu đầu vào của bộ phận kia. Hình thức liên hợp liên tục này sẽ đạt được kết quả tốt khi mà hệ thống phân phối và phục vụ được tổ chức hợp lí, được tiêu chuẩn hoá, các mắt xích giữa các công việc phải được quan tâm đúng mức vì ở ngay mỗi mắt xích thường có nhiều vấn đề phát sinh.

- Liên hợp tương hỗ xoay chiều là sự điều phối mang tính qui mô lớn. Trong đó, các bộ phận hoặc các cá nhân cung cấp cho nhau đầu vào và cả đầu ra. Đầu ra của bộ phận (cá nhân) này là đầu vào dưới dạng thông tin cho các bộ phận (cá nhân) khác. 

Do đó kết quả hoạt động của bộ phận này có ảnh hưởng trực tiếp tức thời tới kết quả và chất lượng hoạt động của bộ phận khác trong toàn khách sạn. Hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều là đặc trưng điển hình của tổ chức lao động trong khách sạn.

Ví dụ bộ phận đón tiếp của khách sạn và bộ phận phục vụ buồng là một hình thức liên hợp tương hỗ xoay chiều đặc trưng. Khi có khách trả buồng, bộ phận đón tiếp phải thông báo cho bộ phận buồng có buồng trống chưa làm vệ sinh. 

Đến lượt mình bộ phận buồng đã làm vệ sinh các buồng mà khách vừa trả phải thông báo ngay cho bộ phận đón tiếp là các buồng khách vừa trả đã được chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng đón tiếp khách mới. 

Như vậy, cả bộ phận đón tiếp và phục vụ buồng đều cung cấp đầu vào và đầu ra cho nhau, phối hợp nhịp nhành trong quá trình sản xuất và tiêu thụ dịch vụ buồng ngủ.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Kinh doanh Khách sạn, 2008, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)