Thư giao kết (Engagement Letter) là gì? Tác dụng của thư giao kết

Thư giao kết

Khái niệm

Thư giao kết trong tiếng Anh là Engagement Letter.

Thư giao kết là một thỏa thuận bằng văn bản mô tả mối quan hệ kinh doanh được khách hàng và công ty kí kết. Bức thư nêu chi tiết phạm vi của thỏa thuận, các điều khoản và chi phí. Mục đích của một lá thư giao kết là xác định kì vọng của hai phía trong thỏa thuận.

Hiểu về thư giao kết

Một lá thư giao kết có mục đích như một hợp đồng giữa hai bên. Dạng thức của nó không chính thức như một hợp đồng và từ ngữ trong đó tránh những biệt ngữ pháp lí. Bức thư nhằm mô tả ngắn gọn nhưng chính xác các dịch vụ sẽ được chuyển giao, các điều khoản và điều kiện, thời hạn và bồi thường. Thư giao kết là một tài liệu pháp lí và ràng buộc trong một thỏa thuận kinh doanh.

Thư giao kết cũng có thể sử dụng để giới hạn phạm vi dịch vụ của công ty. Ví dụ, một nhà thầu thuê luật sư để rút tiền mua đất không thể gọi luật sư đó để được tư vấn về việc li hôn trừ khi trong trong thư giao kết có sự thỏa thuận trước đó.

Tác dụng của thư giao kết

Xác định kì vọng là rất quan trọng. Khách hàng có được sự yên tâm khi biết thời hạn một dịch vụ sẽ được hoàn thành và chi phí cụ thể. Bức thư cũng nêu rõ nếu các chi phí khác có liên quan không được nêu trong thỏa thuận, chẳng hạn như phần mềm bắt buộc phải được mua riêng bởi khách hàng.

Doanh nghiệp đã thiết lập ranh giới về công việc dự kiến sẽ được thực hiện. Điều này nhằm ngăn chặn sự vượt phạm vi dự án, điều mà mọi kế toán thuế và luật sư đều lo sợ. Bức thư cũng có thể trích dẫn các dịch vụ nằm ngoài thỏa thuận hiện tại nhưng có thể được thêm vào trong tương lai khi cần thiết, với ước tính chi phí của các bổ sung này.

Thư giao kết có thể bao gồm một điều khoản liên quan đến hòa giải hoặc trọng tài ràng buộc cho mối quan hệ. Điều khoản này cung cấp hướng dẫn để xử lí bất kì tranh chấp nào phát sinh giữa các bên.

Nếu mối quan hệ lâu dài, nhiều công ty yêu cầu thư giao kết của họ phải được cập nhật và kí lại bởi khách hàng trên cơ sở hàng năm. Điều này cho phép mọi thay đổi trong mối quan hệ kinh doanh theo thời gian và củng cố tính pháp lí của tài liệu. Nó cũng nhắc nhở khách hàng về phạm vi của thỏa thuận.

(Theo Investopedia)