Qui trình thao tác chuẩn SOP (Standard Operating Procedure) trong khách sạn là gì?

Hình minh hoạ (Nguồn: aurora)

Qui trình thao tác chuẩn SOP trong khách sạn

Khái niệm

Qui trình thao tác chuẩn SOP trong tiếng Anh được gọi là Standard Operating Procedure.

Khi tuyển dụng nhân sự mới cho công ty, doanh nghiệp thì giai đoạn đầu giúp nhân sự hoà nhập với môi trường làm việc, đồng nghiệp xung quanh là cực kì quan trọng. 

Bên cạnh đó, để các công ty, doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả, chuyên nghiệp thì tất cả nhân viên phải có sự đồng bộ, thống nhất trong cách làm việc. Chính vì thế, SOP ra đời và là giải pháp hiệu quả cho các nhà Quản lí giải quyết vấn đề phức tạp trên.

Qui trình thao tác chuẩn SOP là một qui trình các hoạt động cụ thể cho doanh nghiệp, mô tả các hoạt động cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ theo qui định của ngành, luật của tỉnh hoặc thậm chí chỉ là tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp để điều hành doanh nghiệp. (Theo brampton.ca)

Qui trình thao tác chuẩn SOP là thuật ngữ nhằm để chỉ qui trình thao tác chuẩn. Đây là hệ thống các qui trình chuẩn được tạo ra để nhân viên thực hiện theo nhằm duy trì chất lượng công việc với hiệu quả cao nhất. 

SOP được sử dụng để giúp nhân viên làm quen với công việc mới cũng như giúp đội ngũ Quản lí giám sát nhân sự hiệu quả. SOP được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực như: y tế, giáo dục, hàng không…

Qui trình thao tác chuẩn SOP là qui trình giúp tránh khỏi các sai sót. Nếu làm theo đúng các bước trong qui trình, nó giúp người mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc. 

Vai trò ý nghĩa

Vai trò chung

Qui trình thao tác chuẩn này được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt, khi áp dụng SOP vào lĩnh vực kinh doanh mặt hàng đồ uống, Nhà hàng – Khách sạn thì hiệu suất làm việc của bạn sẽ càng được nâng cao hơn. 

Bởi đây là cơ sở hướng dẫn công việc cho nhân viên của từng vị trí khách sạn; cơ sở đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành công việc; giúp đề bạt với nhân viên có năng lực; căn cứ chính xác để đào tạo nhân lực trong khách sạn.

Khi sử dụng qui trình thao tác chuẩn SOP, bạn có thể nhận được những lợi ích như sau:

– Tiết kiệm thời gian làm việc, cải thiện và tăng hiệu suất.

– Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên do không thực hiện thao tác chuẩn.

– Ổn định chất lượng đầu ra, năng suất làm việc ổn định.

Vai trò của SOP trong Nhà hàng – Khách sạn

Mỗi bộ phận trong nhà hàng khách sạn sẽ có SOP riêng biệt nhưng chúng đều phải đảm bảo các nội dung: khối lượng công việc, đặc điểm của từng công đoạn, thời gian cần thiết để thực hiện công việc, yêu cầu về kĩ năng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công việc. 

Qui trình thao tác chuẩn có tác dụng quan trọng trong việc quản trị nhân lực của khách sạn:

– Làm cơ sở để hướng dẫn công việc cho nhân viên của từng vị trí trong khách sạn

– Là cơ sở để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành công việc của nhân viên

– Giúp cho công tác đề bạt trong công việc đối với những nhân viên có năng lực

– Là căn cứ chính xác để đào tạo nhân lực trong khách sạn

Yêu cầu đối với các vị trí để vận hành SOP hiệu quả

Để có thể vận hành qui trình SOP một cách hiệu quả thì điều đầu tiên qui trình làm việc này phải được nghiên cứu cụ thể và xây dựng một cách chính xác, hạn chế tối đa sai sót và được tính toán hợp lí cho từng vị trí trong khách sạn. 

Ngoài ra, các các nhân vị trí trong qui trình cần phải có trách nhiệm cụ thể để triển khai hiệu quả

- Đối với cấp nhân viên: Là người trực tiếp thực hiện các công đoạn trong qui trình SOP vì vậy mỗi nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện đúng và đủ yêu cầu của qui trình. 

Không yêu cầu nhân viên "sáng tạo" trong việc xây dựng nên SOP mới. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành và thực hiện nhân viên có trách nhiệm phản hồi các ý kiến, bất cập trong qui trình và đưa ra những ý kiến cho cấp quản lí để có thể cải thiện SOP tốt hơn.

- Đối với cấp quản lí: Trước tiên, cấp quản lí cần am hiểu được bản chất công việc tại các vị trí và cần phải nắm rõ được qui trình. 

Bên cạnh đó, cấp quản lí phải luôn luôn lắng nghe ý kiến phản hồi từ cấp dưới, thường xuyên rà soát và đưa ra những điều chỉnh phù hợp để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất cho công ty.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị Nhà hàng Khách sạn, Trường trung cấp Kinh tế - Du lịch, TP Hồ Chí Minh. Hướng nghiệp Á Châu Đà Nẵng)