Hồ sơ hải quan (Customs file) là gì? Các chứng từ của hồ sơ hải quan

Hình minh họa (Nguồn: dongphuong.vn)

Hồ sơ hải quan (Customs file)

Khái niệm

Hồ sơ hải quan trong tiếng Anh là Customs file.

Hồ sơ hải quan là hồ sơ bao gồm các chứng từ liên quan đến các đối tượng chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan mà người khai hải quan phải nộp cho cơ quan hải quan theo qui định của pháp luật hải quan.

Các chứng từ của hồ sơ hải quan

Thông thường một bộ hồ sơ hải quan bao gồm các loại chứng từ sau:

- Thứ nhất, chứng từ hải quan: là những chứng từ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc phát hành mà theo chế độ hải quan chủ hàng phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ra, vào lãnh thổ hải quan của một quốc gia

- Thứ hai, chứng từ hàng hoá: là những chứng từ do bên bán (bên xuất khẩu) phát hành, trong đó nói rõ đặc điểm về trị giá, chất lượng, sản lượng của hàng hoá

- Thứ ba, chứng từ vận tải: là chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng để chở

- Thứ tư, chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm với người được bảo hiểm

- Thứ năm, hợp đồng thương mại quốc tế: là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho bên nhập khẩu, bên kia là bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng hoá và trả tiền

- Thứ sáu, chứng từ kho hàng: là những chứng từ do chủ hàng cấp cho chủ hàng nhằm xác nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu của hàng hoá đó.

Trong 6 loại chứng từ trên thì chứng từ hải quan là chứng từ cơ bản nhất và tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng nhất của bộ hồ sơ hải quan.

Một bộ hồ sơ hải quan thường có 6 loại chứng từ nêu trên. Tuy nhiên, không phải bộ hồ sơ hải quan nào cũng phải có đủ cả 6 loại chứng từ đó. 

Xuất phát từ tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình xuất khẩu, nhập khẩu cũng như nội dung, yêu cầu của công tác quản lí và thống kê hải quan mà bộ hồ sơ hải quan của mỗi loại hình xuất khẩu, nhập khẩu bao gồm các chứng từ khác nhau theo qui định của pháp luật và ở các nước khác nhau các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan cũng được qui định khác nhau.

Theo qui định của pháp luật Việt Nam hiện nay, hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu thương mại, gồm: Tờ khai hải quan, Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list), Giấy phép xuất khẩu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng, Các chứng từ khác theo qui định của pháp luật hải quan.

Đối với nhập khẩu hàng hoá thương mại, hồ sơ cơ bản gồm: Tờ khai hải quan, Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc  các giấy tờ có giá trị pháp lí tương đương hợp đồng, Hoá đơn thương mại, Vận tải đơn.

Bộ hồ sơ hải quan được bổ sung thêm các chứng từ sau (tuỳ vào từng trường hợp cụ thể):

Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list), Giấy đăng kí kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan quản lí nhà nước có thẩm quyền cấp; Chứng thư giám định; Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lí nhà nước có thẩm quyền; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá; Các chứng từ khác theo qui định của pháp luật liên quan phải có.

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Hải quan cơ bản, NXB Tài chính)