Thu thập yêu cầu (Collect requirements) trong quản lí phạm vị dự án là gì?

Thu thập yêu cầu (tiếng Anh: Collect requirements) là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án nhằm đáp ứng các mục tiêu dự án.

10-02-2020

09-02-2020

Thu thập yêu cầu (Collect requirements) trong quản lí phạm vị dự án là gì? - Ảnh 1. — Hình minh hoạ (Nguồn: masterofproject)

Thu thập yêu cầu trong quản lí phạm vị dự án

Khái niệm

Thu thập yêu cầu trong tiếng Anh được gọi là Collect requirements.

Thu thập yêu cầu là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án nhằm đáp ứng các mục tiêu dự án.

Sự thành công của dự án phụ thuộc trực tiếp vào việc thu thập và quản lí các yêu cầu của dự án.

Yêu cầu là những nhu cầu và mong đợi của người bảo trợ, khách hàng, các chủ thể dự án khác và bao gồm cả những yêu cầu được lượng hoá cụ thể ví dụ như các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm và những yêu cầu mang tính chất định tính dưới dạng văn bản.

Những yêu cầu này phải được xác định, phân tích và tổng hợp ghi chép lại khi dự án bắt đầu được thực hiện. Các yêu cầu sẽ trở thành căn cứ của cấu trúc chia nhỏ công việc.

Phân loại

Nhiều công ty phân loại yêu cầu thành yêu cầu đối với dự án và yêu cầu đối với sản phẩm.

- Yêu cầu dự án bao gồm những yêu cầu của doanh nghiệp, các yêu cầu về quản lí dự án, các yều cầu về chuyển giao kết quả.

- Các yêu cầu về sản phẩm bao gồm các yêu cầu về kĩ thuật, về độ an toàn, về các tính năng hoạt động.

Kĩ thuật thu thập

Một số kĩ thuật áp dụng để thu thập yêu cầu bao gồm phỏng vấn, thảo luận nhóm, hội thảo, kĩ thuật sáng tạo nhóm, quan sát, phiếu điều tra và mô hình mẫu thử nghiệm.

- Phỏng vấn là một kĩ thuật thu thập thông tin và yêu cầu từ các chủ thể dựa án thông qua hình thức trao đổi trực tiếp với họ.

Thông thường phỏng vấn được thực hiện thông qua việc đặt các câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn từ trước và ghi lại câu trả lời.

Phỏng vấn những cán bộ dự án có kinh nghiệm, khách hàng, các chủ thể dự án và các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động đó có thể thu thập được rất nhiều thông tin hữu ích về đặc điểm và các tính năng hoạt động của các đầu ra của dự án.

- Thảo luận nhóm, hội thảo, các kĩ thuật sáng tạo nhóm là một loạt kĩ thuật tương tác nhóm áp dụng để phát hiện và thu thập ý kiến, yêu cầu của các chủ thể dự án về sản phẩm, dịch vụ hoặc một kết quả dự kiến gì đó.

Sự tương tác giữa các thành viên tham gia sẽ kích thích nhiều ý tưởng mới nảy sinh giúp cho thu thập được rất nhiều thông tin bổ ích về mong đợi và ý kiến từ các chủ thể dự án.

- Mô hình mẫu thử nghiệm là một phương pháp thu thập thông tin phản hồi về các yêu cầu của các chủ thể liên quan bằng cách đưa ra một mô hình mẫu ban đầu của sản phẩm dự kiến đó trước khi bắt tay vào tạo ra sản phẩm trong thực tế.

Tập tài liệu

Tập tài liệu trình bày yêu cầu có thể bao gồm những thành phần sau:

- Nhu cầu của doanh nghiệp, cơ hội cần nắm bắt, những bất cập trong các hoạt động hiện nay và lí do triển khai dự án

- Mục tiêu của công ty và của dự án

- Các yêu cầu về tính năng hoạt động của sản phẩm, các quá trình thiết kế, chế tạo, kiểm tra và chuyển giao

- Các yêu cầu khác như mức độ phục vụ, kết quả công việc, sự an toàn, tính bảo mật, mức độ đáp ứng các qui định, sự trợ giúp, sự duy trì và đào thải

- Các yêu cầu chất lượng

- Các tiêu chuẩn chấp nhận

- Yêu cầu về đào tạo

- Các giả định và ràng buộc

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Quản lí phạm vi dự án (Project Scope Management) là gì? Ý nghĩa