Qui trình quyết định quản lí là gì? Các bước thực hiện

Qui trình quyết định quản lí là trình tự thực hiện các hoạt động nhằm đưa ra và thực hiện quyết định.

01-10-2019

Hình minh hoạ (Nguồn: simplilearn)

Qui trình quyết định quản lí

Khái niệm

Qui trình quyết định quản lí tạm dịch sang tiếng Anh là Managerial Decision Making Process.

Qui trình quyết định quản lí là trình tự thực hiện các hoạt động nhằm đưa ra và thực hiện quyết định.

Nội dung của qui trình quyết định có thể khác nhau đối với những quyết định khác nhau. Tuy nhiên về tổng thể có thể khái quát qui trình quyết định bao gồm các bước và nội dung cơ bản theo sơ đồ sau

Qui trình quyết định quản lí

Phân tích vấn đề và xác định mục tiêu của quyết định

- Phát hiện vấn đề

Để hỗ trợ cho việc nhận biết vấn đề, hệ thống thông tin quản lí rất quan trọng. Nó cho biết khi nào thì những dữ liệu thực tế khác biệt so với dự kiến, việc tăng lên hay giảm đi đều có thể có những vấn đề phát sinh. Khả năng tiếp cận và phân tích thông tin là cơ sở để kịp thời phát hiện vấn đề của hệ thống.

- Chẩn đoán nguyên nhân của vấn đề

Cần trả lời rõ những câu hỏi:

Vấn đề liên quan đến ai?

Phản ứng của họ trước vấn đề như thế nào?

Vấn đề xuất hiện từ bao giờ?

Vấn đề do đâu mà ra?

Vấn đề xuất hiện và gây ảnh hưởng ở đâu? như thế nào?

Những dữ kiện và sự việc nào thể hiện vấn đề cũng như hậu quả của nó?

Vấn đề có nghiêm trọng và bức xúc đến mục cần phải đưa ra quyết định để giải quyết không?

Nguyên nhân của vấn đề là gì?

- Quyết định giải quyết vấn đề

Trong bước này cần trả lời những câu hỏi:

Vấn đề có thể tự nó giải quyết được không?

Vấn đề có bức xúc cần phải giải quyết ngay không?

Chi phí và lợi ích của giải quyết vấn đề?

Giải quyết vấn đề có khó khăn và phức tạp không?

Có trách nhiệm phải giải quyết vấn đề không?

- Xác định mục tiêu của quyết định

Sau khi làm rõ được vấn đề, phải xác định kết quả cần đạt được khi giải quyết vấn đề, tức là mục tiêu của quyết định. Mục tiêu của quyết định là trạng thái cần có và có thể đạt được thông qua quyết định và thực thi quyết định.

- Xác định tiêu chí đánh giá

Đối với những người ra quyết định, xác định tiêu chí đánh giá là khâu quan trọng cần cân nhắc nghiêm túc. Một hệ thống các tiêu chí tốt tạo cơ sở khách quan cho việc lựa chọn phương án quyết định tối ưu và đo lường những thành công trong quá trình hướng tới những mục tiêu của quyết định.

Xác định các phương án quyết định

Phương án quyết định là cách thức can thiệp của chủ thể quản lí nhằm giải quyết vấn đề quyết định, là tổng thể các mục tiêu và các phương thức thực hiện mục tiêu. Với các nội dung và tác dụng khác nhau, các phương án quyết định có thể chia thành ba loại:

Phương án tích cực

Phương án tình thế

Phương án lâm thời

Đánh giá và lựa chọn phương án

- Dự báo ảnh hưởng của các phương án quyết định

Để đánh giá các phương án quyết định trong mối quan hệ với các chỉ tiêu, trước hết phải dự bảo ảnh hưởng của chúng, tức là trả lời câu hỏi cái gì sẽ xẩy ra nếu mỗI phương án quyết định được đưa vào thực hiện? Tất cả các ảnh hưởng tích cực và tiêu cực, trực tiếp và gián tiếp đều phải được tính đến.

- Đánh giá các ảnh hưởng

Ma trận dự báo thường thể hiện ảnh hưởng của các phương án quyết định không thể so sánh được. Để khắc phục điều này, người ta cố gắng nhóm các ảnh hưởng có mối quan hệ gần gũi với nhau và thể hiện chúng theo một thước đo chung. Với cách này, số các tiêu chí sẽ giảm tương ứng với số nhóm các ảnh hưởng.

- So sánh các phương án thông qua hệ thống tiêu chí để lựa chọn phương án hợp lí

Để so sánh các phương án quyết định có thể sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp phân tích lợi ích - chi phí: được áp dụng trong trường hợp ảnh hưởng của phương án quyết định có thể lượng hoá thông qua đơn vị tiền tệ. Bản chất của phương pháp này xem xét mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí để lựa chọn phương án tối ưu.

+ Phương pháp cho điểm: được áp dụng cho trường hợp có nhiều chỉ tiêu không thể qui về một hệ chuẩn. Chẳng hạn, có thể sử dụng thang điểm mười. Điểm 0 ứng với trường hợp phương án quyết định hoàn toàn không đáp ứng được chỉ tiêu và điểm 10 khi phương án quyết định hoàn toàn đáp ứng được chỉ tiêu đó.

+ Phương pháp hệ số: được áp dụng cho trường hợp các chỉ tiêu có tầm quan trọng khác nhau. Người ta đặt hệ số to nhỏ để biết được tầm quan trọng của chúng.

Tổ chức thực thi quyết định

Việc tổ chức thực hiện quyết định được tiến hành theo các bước sau:

- Xây dựng kế hoạch thực hiện quyết định

Kế hoạch thực hiện quyết định do người hoặc cơ quan ra quyết định xác định xây dựng. Yêu cầu chung của kế hoạch thực hiện quyết định là cụ thể hoá quyết định, cần được làm chu đáo, cụ thể và linh hoạt.

- Thực hiện quyết định

Theo kế hoạch, quyết định được triển khai thực hiện trên thực tế. Trong một số trường hợp, việc thực thi quyết định hầu như không gặp phải khó khăn nào. Nếu đã nhất trí được về việc lựa chọn các giải pháp và công cụ thực hiện quyết định, người quản lí chỉ cần theo dõi các của qui trình hoặc hướng dẫn nếu cần thiết.

- Kiểm tra việc thực hiện quyết định

Kiểm tra là quá trình xem xét đo lường, đánh giá và chấn chỉnh các hoạt động nhằm làm cho các quyết định được thực hiện một cách có hiệu quả. Bản chất của giai đoạn này là đảm bảo hệ thống thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh quyết định nếu thấy cần thiết.

- Tổng kết rút kinh nghiệm

Xác định những thành công của việc thực hiện quyết định và những cơ hội do thành công đó đem lại cho các đối tượng quản lí

Chỉ rõ những sai lầm, thiếu sót, những mục tiêu còn chưa đạt được và phân tích nguyên nhân

Đánh giá hiệu quả của quyết định

Phát hiện những vấn đề và những cơ hội tiếp tục đặt ra cho hệ thống

(Tài liệu tham khảo: Tổ chức và quản lí tổ chức, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)

Kĩ năng (Skill) là gì? Phân loại và yêu cầu