Bản liệt kê aging (Aging Schedule) là gì? Những lợi ích

Hình minh họa. Nguồn: Rocketreceivables.com

Bản liệt kê aging

Khái niệm

Bản liệt kê aging hay còn gọi là bản cân đối theo thời gian, trong tiếng Anh là aging schedule.

Bản liệt kê aging là một bảng kế toán liệt kê những khoản phải thu của công ty, sắp xếp theo ngày đáo hạn. Nó thường được viết ra bằng một phần mềm kế toán. Một bản liệt kê aging giúp công ty xem được khách hàng của họ có thanh toán đúng hẹn không. Nó trình bày rõ những khoản phải thu theo thời gian của các hóa đơn chưa thanh toán, cùng với tên khách hàng và ngày đáo hạn.

Bản liệt kê aging hoạt động như thế nào?

Bản liệt kê aging thường phân loại tài khoản thành các mục: Hiện tại (dưới 30 ngày), quá hạn 1-30 ngày, quá hạn 30-60 ngày, quá hạn 60-90 ngày và quá hạn hơn 90 ngày.

Các công ty sử dụng bản liệt kê aging để theo dõi những hóa đơn nào đang quá hạn và xem xét gửi nhắc nhở đến khách hàng. Hoặc nếu khách hàng đó đã trễ hạn quá lâu thì có thể quyết định nhờ thu hộ. Công ty sẽ luôn muốn các tài khoản nằm ở mục hiện tại càng nhiều càng tốt bởi vì tài khoản không được thanh toán càng lâu thì càng có nguy cơ không bao giờ được thanh toán và biến thành khoảng lỗ.

Một công ty có thể gặp rắc rối tài chính nếu như có quá nhiều tài khoản nợ quá hạn. Khi đó, công ty sẽ phải vay tiền để duy trì hoạt động. Tiền vay thì phải trả lãi. Các tài khoản cứ chậm thanh toán thêm một ngày thì tình trạng tài chính của công ty lại thêm ảnh hưởng, và càng nhiều tài khoản như vậy thì ảnh hưởng càng mạnh mẽ.

Lợi ích của bản liệt kê aging

Bản liệt kê aging thường được những nhà quản lý và nhà phân tích sử dụng để đánh giá cơ cấu hoạt động và tình trạng tài chính của một doanh nghiệp. Nó đặc biệt hữu ích trong việc quản lý vốn hoạt động. Bản liệt kê aging giúp các công ty dự báo được dòng tiền bằng việt phân loại các khoản nợ theo ngày đáo hạn và phân loại lợi nhuận kì vọng theo số ngày kể từ khi hóa đơn được gửi đi.

Dòng tiền rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp thất bại chỉ vì dòng tiền âm. Đó là lí do vì sao theo dõi dòng tiền là nhân tố quyết định để duy trì một doanh nghiệp khỏe mạnh và thành công. Bên cạnh những lợi ích trên, bản liệt kê aging còn giúp những bên cho thuê tài chính thẩm định và đưa ra quyết định cho vay.

Ngoài ra, kiểm toán viên cũng có thể dùng bản liệt kê aging để đánh giá khoản phải thu của công ty. Nếu một khách hàng thanh toán trễ hạn nhiều lần, thì công ty nên cân nhắc lại trước khi tiếp tục làm ăn với khách hàng đó.

Bản liệt kê aging còn giúp tính được tỉ lệ khoản phải thu có thể không thu hồi được. Giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động xử lí. Khi biết được tỉ lệ không thu được trong tổng khoản phải thu, doanh nghiệp có thể tìm giải pháp cho dòng tiền trước khi mọi việc trở nên ngoài tầm kiểm soát. 

Đối với những ngành như bán lẻ hay sản xuất, bản liệt kê aging là nhân tố quan trọng trong việc xây dựng cơ chế tín dụng. Nếu công ty đang có quá nhiều khoản nợ quá hạn thì nó nên xem xét lại điều kiện cấp tín dụng cho khách hàng của mình.

(Theo Investopedia)