Nhà quản trị (Administrator) là gì? Hiểu về nhà quản trị như thế nào?

Hình minh họa. Nguồn: davidfleming

Nhà quản trị (Administrator)

Khái niệm

Nhà quản trị trong tiếng Anh gọi là Administrator.

Ngày nay thuật ngữ nhà quản trị được nhiều người hiểu theo nhiều cách khác nhau. Có người định nghĩa một cách đơn giản, "nhà quản trị là người tổ chức, phối hợp thực hiện các công việc trong doanh nghiệp có hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức".

Tuy nhiên, để hiểu được bản chất cốt lõi của nhà quản trị là gì, trước tiên cần nắm được những khái niệm sau đây:

Lao động bao gồm hai loại là lao động sản xuất và lao động quản trị. Trong lao động sản xuất có lao đông sản xuất trực tiếp (công nhân tạo ra sản phẩm, dịch vụ) và lao động sản xuất gián tiếp (ở các cương vị chỉ huy sản xuất hoặc tiến hành các hoạt động phục vụ, quản trị ở khu vực sản xuất hoặc tạo ra dịch vụ).

Tương tự như vậy, lao động quản trị cũng được chia thành cán bộ quản trị (những người có chức vụ quản trị) và nhân viên quản trị (những người không ở các cương vị quản trị, chỉ huy nhất định).

Như vậy, lực lượng lao động quản trị làm việc ở cả hai khu vực là khu vực quản trị (bao gồm cả cán bộ và nhân viên quản trị) và khu vực sản xuất (bao gồm cả cán bộ chỉ huy sản xuất và nhân viên quản trị ở khu vực sản xuất).

Để hiểu rõ và thống nhất khái niệm nhà quản trị, cần xuất phát từ khái niệm quản trị. Như đã biết, "quản trị kinh doanh là quản trị các hoạt động kinh doanh nhằm duy trì, phát triển một hoặc các công việc kinh doanh của một doanh nghiệp nào đó". 

Từ khái niệm quản trị, quản trị đã được hiểu chính xác là các hoạt động của con người ở lĩnh vực quản trị, các hoạt động này bao gồm cả hoạt động thực hiện các kĩ năng của nghề quản trị như kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp và kiểm soát. 

- Nếu người nào đó chỉ có quyền tự thực hiện các hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp và kiểm soát thì người đó chỉ là nhân viên quản trị.

- Nếu người nào đó không chỉ có quyền tự thực hiện các hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp và kiểm soát mà còn có quyền điều khiển người khác thực hiện các hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp và kiểm soát thì người đó là cán bộ quản trị.

Kết luận lại, có thể hiểu nhà quản trị là những người thực hiện và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản trị. Theo cách hiểu này, trong một doanh nghiệp chỉ có hai loại lao động là lao động sản xuất và lao động quản trị. Bước đầu của lao động quản trị là nhân viên quản trị, sau đó có thể thăng tiến trong các thứ bậc của nghề quản trị.

Vai trò của nhà quản trị

Một nhà quản trị tốt phải bao quát được 5 chức năng là lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, lãnh đạo, kiểm soát. Các nhà quản trị ở các cấp đều cần thực hiện các chức năng này, tuy nhiên thời gian mà các nhà quản trị bỏ ra tùy thuộc vào từng cấp quản trị trong từng doanh nghiệp khác nhau. 

Để làm rõ các công việc của các nhà quản trị, cũng như các cách ứng xử khác nhau của họ đối với mọi người và mọi tổ chức khác, Henry Mentzberg đã đưa ra 10 loại vai trò khác nhau như sau mà nhà quản trị phải thực hiện và chia chúng thành 03 nhóm lớn như sau:

Nhóm vai trò thông tin

- Thu thập thông tin: Tìm kiếm và thu thập thông tin thông qua các tạp chí và báo cáo, giữa mối quan hệ với các đối tượng hữu quan.

- Truyền đạt: Truyền đạt thông tin cho các thành viên nội bộ tổ chức qua nhật kí, báo cáo, điện thoại.

- Phát ngôn: Truyền đạt các thông tin cho bên ngoài tổ chức qua các báo cáo, bài phát biểu.

Nhóm vai trò quan hệ với con người

- Đại diện: Tham gia vào các sự kiện khác nhau: phát biểu, giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức.

- Lãnh đạo: Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộ với bên ngồi và giúp cung cấp thông tin.

- Liên hệ: Duy trì thông tin giữa bên trong và bên ngoài tổ chức qua thư điện tử, điện thoại và hội thảo.

Nhóm vai trò quyết định

- Doanh nhân: Hoàn thiện các dự án, thiết kế các ý tưởng mới, khuyến khích cải tiến, đổi mới.

- Giải quyết xáo trộn: Có những hành động đúng khi có khó khăn, xung đột, thích ứng với môi trường.

- Phân phối: Chịu trách nhiệm phân phối nguồn lực: chuẩn bị ngân sách, thời gian và thứ tự ưu tiên.

- Đàm phán: Đại diện cho đơn vị thương thuyết, đàm phán hợp đồng, doanh số, mua sắm và ngân sách.

Phân loại nhà quản trị

Phân loại theo tính cấp bậc của hệ thống gồm: Quản trị cấp cao, quản trị cấp trung, quản trị cấp cơ sở.

Phân loại theo tính chủ thể và khách thể gồm: Quản trị điều hành (chủ thể) và quản trị thực thi nhiệm vụ (khách thể).

Phân loại theo tính chất chuyên môn hóa công việc: Quản trị chuyên môn hóa, quản trị đa năng.

Tiêu chí đánh giá kĩ năng nghề nghiệp nhà quản trị

- Khả năng truyền thông

- Khả năng thương lượng, thỏa hiệp

- Tư duy sáng tạo mang tính toàn cầu

- Phản ứng linh hoạt, hành động lịch thiệp, am hiểu đa văn hóa

(Theo Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân)