Lập ngân sách từ con số không (Zero-Based Budgeting - ZBB) là gì?

Lập ngân sách từ con số không

Khái niệm

Lập ngân sách từ con số không trong tiếng Anh là Zero-Based Budgeting, viết tắt là ZBB.

Lập ngân sách từ con số không (ZBB) là một phương pháp lập ngân sách trong đó tất cả các chi phí phải được chứng minh khi bắt đầu mỗi một giai đoạn. Quá trình thực hiện ZBB bắt đầu từ con số không và mọi hoạt động trong một tổ chức được phân tích cho nhu cầu và chi phí của nó. Ngân sách sau đó được xây dựng xung quanh những gì cần thiết cho giai đoạn sắp tới, bất kể là mỗi ngân sách cao hơn hay thấp hơn ngân sách trước.  

Đặc điểm

ZBB cho phép các mục tiêu chiến lược cấp cao nhất được thực hiện trong qui trình lập ngân sách bằng cách liên kết nó vào các lĩnh vực hoạt động cụ thể của tổ chức, nơi chi phí có thể được nhóm vào trước và sau đó được đong đếm theo kết quả trước đó và kì vọng hiện tại. 

Do tính chất định hướng chi tiết của nó, ZBB có thể là một quá trình chuyển động được thực hiện trong nhiều năm, với một vài lĩnh vực hoạt động được các nhà quản lí hoặc lãnh đạo nhóm xem xét tại một thời điểm. ZBB có thể giúp giảm chi phí bằng cách tránh tăng hoặc giảm ngân sách cho giai đoạn trước. 

Tuy nhiên, nó là một quá trình mất nhiều thời gian hơn so với phương pháp lập ngân sách dựa vào chi phí truyền thống. Thực tiễn cũng ưu tiên các lĩnh vực đạt được doanh thu trực tiếp hoặc sản xuất trực tiếp. Vì những thành tựu của chúng dễ dàng được chứng minh hơn so với các bộ phận như dịch vụ khách hàng hay R&D (Nghiên cứu và phát triển).

Lập ngân sách từ con số không và lập ngân sách truyền thống

Lập ngân sách truyền thống yêu cầu tăng so với ngân sách trước đó, chẳng hạn như tăng 2% chi tiêu. Trái ngược với phương pháp lập ngân sách từ con số không, sẽ biện giải cho cả chi phí cũ và chi phí mới. 

Lập ngân sách truyền thống chỉ phân tích các chi tiêu mới, trong khi ZBB bắt đầu từ con số không và yêu cầu biện giải cho các chi phí cũ, định kì bên cạnh các chi tiêu mới. 

ZBB có mục đích đặt trách nhiệm lên các nhà quản lí để biện giải cho chi tiêu và thúc đẩy giá trị cho một tổ chức bằng cách tối ưu hóa cả chi phí mà không chỉ mỗi doanh thu. 

Ví dụ về lập ngân sách từ con số không

Giả sử một công ty sản xuất thiết bị xây dựng thực hiện qui trình ZBB, yêu cầu xem xét kĩ hơn các chi phí của bộ phận sản xuất. Công ty nhận thấy rằng chi phí của một số bộ phận được sử dụng trong các sản phẩm cuối cùng và gia công cho nhà sản xuất khác tăng 5% mỗi năm. Mặt khác, công ty cũng có khả năng sản xuất các bộ phận tại nhà máy bằng việc sử dụng công nhân của mình. Sau khi cân nhắc những mặt tiêu cực và tích cực của việc sản xuất tại chỗ, công ty nhận thấy họ có thể sản xuất các bộ phận với chi phí rẻ hơn so với nhà cung cấp bên ngoài. 

Thay vì mù quáng tăng ngân sách theo một tỉ lệ nhất định và che đậy việc tăng chi phí, công ty có thể nhận ra rằng, họ có thể quyết định tự sản xuất một phần hoặc mua một phần từ nhà cung cấp bên ngoài cho các sản phẩm cuối cùng của mình. 

Phương pháp lập ngân sách truyền thống có thể không cho phép xác định các nhân tố phát sinh chi phí trong các bộ phận. Còn ZBB là một quá trình chi tiết hơn giúp xác định và biện giải chi tiêu. Tuy nhiên, ZBB cũng phức tạp hơn, do đó, chi phí của quá trình phải được cân nhắc với khoản tiết kiệm mà nó có thể xác định.

(Theo Investopedia)