Kiểm soát thông tin dự án (Information Control) là gì?

Kiểm soát thông tin dự án (Information Control) (Nguồn: Project Times)

Kiểm soát thông tin dự án (Information Control)

Kiểm soát thông tin dự án - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Information Control.

Kiểm soát thông tin dự án là quá trình theo dõi và đánh giá dòng thông tin trong suốt vòng đời của dự án nhằm đảm bảo thông tin đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng hữu quan. Nếu thông tin được kiểm soát tốt, nhóm dự án sẽ tối ưu hóa được dòng thông tin truyền tải cho những người nhận thông tin vào bất kì lúc nào mà họ yêu cầu.

Nguyên tắc kiểm soát thông tin dự án

Việc truyền tải thông tin phải phù hợp với nhu cầu giao tiếp và thông tin của các đối tượng hữu quan trong dự án

Các nhu cầu này phụ thuộc vào cơ chế vận hành bộ máy quản trị nói chung và hệ thông kiểm soát nói riêng; mặt khác, nhu cầu truyền tải thông tin còn phụ thuộc vào tính cách và phẩm chất cá nhân của người nhận thông tin.

Các thông tin quan trọng phải được truyền tải đúng thời điểm

Thông tin quan trọng ở đây được hiểu là các thông tin có thể gây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới hiệu suất thực hiện công việc và sản phẩm chuyển giao của dự án.

Chẳng hạn, thông tin về sự chậm trễ của nhà cung ứng nguyên vật liệu cho một hạng mục quan trọng của dự án công trình phải được báo cáo nhanh chóng tới quản trị dự án để có thể sớm tìm ra biện pháp khắc phục. Nếu không, sự chậm trễ này ảnh hưởng trước hết tới tiến độ của hạng mục, sau đó là các đối tượng hữu quan có liên quan đến hạng mục.

Việc báo cáo này có thể thực hiện thông qua cuộc gọi điện thoại nhằm nắm rõ tình hình và gặp mặt trực tiếp để thảo luận phương pháp giải quyết.

Phải tối ưu hóa số lượng đầu mối trao đổi thông tin

Số lượng đầu mối thông tin có mối quan hệ hàm số với số người, số nhóm có liên quan tới việc thực hiện dự án. Nhóm dự án cũng cần phải chuẩn bị và thiết lập một số nội dung như sau:

- Yêu cầu thông tin của các đối tượng hữu quan;

- Các thông tin cần phải truyền tải, bao gồm nội dung, định dạng và mức độ chi tiết;

- Người cần thông tin và người thu thập và trích xuất thông tin;

- Phương pháp truyền tải thông tin;

- Tần suất báo cáo;

- Thủ tục giải quyết các vấn đề; 

- Danh mục thuật ngữ được sử dụng.

Các nội dung trên có thể được kiểm soát qua hệ thống quản trị thông tin điện tử của doanh nghiệp trong đó lưu trữ, trích xuất và phát thông tin liên quan tới các thông số chủ yếu của dự án cho các đối tượng hữu quan có yêu cầu. (Theo Giáo trình Kiểm soát, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)