Kiểm soát chi phí dự án (Cost Control) là gì?

Kiểm soát chi phí dự án (Cost Control) (Nguồn: Medium)

Kiểm soát chi phí dự án (Cost Control)

Kiểm soát chi phí dự án - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Cost Control.

Kiểm soát chi phí dự án là nhiệm vụ giám sát và quản lí chi phí dự án cũng như chuẩn bị cho các rủi ro tài chính tiềm ẩn. Công việc này thường là trách nhiệm của người quản lí dự án. 

Kiểm soát chi phí dự án không chỉ liên quan đến việc quản lí ngân sách mà còn lên kế hoạch và chuẩn bị cho các rủi ro tiềm ẩn. Rủi ro có thể thiết lập lại các dự án và đôi khi thậm chí yêu cầu các chi phí bất ngờ. Chuẩn bị cho những rủi ro này có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án. (Theo Wrike Project Management)

Nội dung kiểm soát chi phí dự án

Kiểm soát chi phí dự án phải đảm bảo chi phí phát sinh từ các thay đổi trong quá trình thực hiện dự án phù hợp với ngân sách cơ sở. Ngân sách dự toán cơ sở là tổng số tiền được phê duyệt để chi trả cho từng công việc của dự án dựa trên danh mục công việc và yêu cầu về nguồn lực đã được phê duyệt.

Ngân sách cơ sở không bao gồm lượng ngân sách dự trữ đề phòng phát sinh ngoài ý muốn. Ngân sách cơ sở được tính toán dựa trên dự toán chi phí cho các hoạt động cùng với khoản chi phí dự phòng cho các rủi ro và sự thay đổi diễn ra trong dự án.

Ngân sách của một dự án đầu tư có thể có hoặc không tính toán các khoản chi phí dự phòng quản trị và chi phí dự phòng cho thực hiện các công việc.

Chi phí dự toán cho các công việc dự án là khoản chi phí phải kiểm soát chặt chẽ nhất vì nó gắn trực tiếp với danh mục công việc dự án được đưa ra trong phạm vi phê duyệt của dự án. Sự thay đổi về chi phí dự án có khả năng phát sinh từ các công việc này.

Trong một dự án đầu tư, chi phí dự toán cho các công việc của dự án thường được phân loại thành các nhóm chi phí nhỏ hơn nhằm dễ dàng hơn cho việc kiểm soát, chẳng hạn chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp là loại chi phí có liên quan trực tiếp tới việc tạo ra sản phẩm và dịch vụ của dự án, có thể đo lường và tính toán dựa trên một đơn vị đầu ra hoặc một sản phẩm chuyển giao của dự án.

Chi phí gián tiếp là loại chi phí không liên quan trực tiếp tới việc tạo ra sản phẩm; tuy nhiên nó có ảnh hưởng tới việc vận hàng các công việc của dự án. (Theo Giáo trình Kiểm soát, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)