Kiểm soát phạm vi dự án (Scope Control) là gì? Các bước thực hiện

Kiểm soát phạm vi dự án (Scope Control) (Nguồn: Invensis Learning)

Kiểm soát phạm vi dự án (Scope Control)

Kiểm soát phạm vi dự án - danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Scope Control.

Kiểm soát phạm vi dự án là việc đánh giá quá trình thực hiện dự án so với phạm vi đã được phê duyệt khi lập kế hoạch dự án nhằm phát hiện ra sự sai lệch, từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp.

Kiểm soát phạm vi dự án là một trong những công cụ để quản lí dự án hiệu quả. Để quản lí dự án tốt, đòi hỏi phải có phạm vi quản lí theo cách đạt được các mục tiêu của dự án theo đúng theo thời gian đặt ra. (Theo Project Management Knowledge)

Các bước kiểm soát phạm vi dự án

Phê duyệt phạm vi

Phải có sự thống nhất giữa chủ đầu tư và quản trị dự án nhằm xác định một tập hợp danh mục các công việc cần phải thực hiện, các tiêu chí chấp nhận khi nghiệm thu và thông tin về các sản phẩm cần chuyển giao khi kết thúc dự án đầu tư.

Khi hoàn thiện và thống nhất phạm vi dự án, quản trị dự án phải tiến hành nghiệm thu phạm vi, là quá trình chấp nhận một cách chính thức những sản phẩm cần chuyển giao khi hoàn thiện từng bước của dự án. 

Sự chấp thuận này đạt được thông qua việc kiểm tra rà soát lại và kí thỏa thuận của chủ đầu tư trên những sản phẩm cần chuyển giao, nhằm mục đích tối thiểu hóa sự thay đổi phạm vi trong tương lai.

Rà soát và kiểm tra phạm vi thực hiện

Khi chính thức áp dụng phạm vi được phê duyệt trong dự án, sự thay đổi là không thể tránh khỏi. Công tác rà soát và kiểm tra phạm vi thực hiện chính là việc quản trị sự thay đổi của phạm vi dự án, tác động lên các nhân tố gây ra sự thay đổi phạm vi và đảm bảo sự thay đổi này thống nhất với toàn bộ các thành phần khác của dự án theo mục tiêu của dự án và chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Muốn thay đổi phạm vi được phê duyệt thì phạm vi mới phải đáp ứng một cách chính xác yêu cầu của chủ đầu tư và được cả hai bên thống nhất. Không thể thay đổi phạm vi nếu chưa có được sự thống nhất của các bên có liên quan.

Bên cạnh đó, quản trị dự án cũng phải thiết lập qui trình thu thâp và phân tích sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án và cũng phải được chấp nhận một cách chính thức bởi các bên liên quan.

Quá trình rà soát kiểm tra phạm vi thực hiện cần phải phân tích sai lệch. Phân tích sai lệnh là sự so sánh kết quả công việc dự án giữa thiết lập và thực tế. (Theo Giáo trình Kiểm soát, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)