Tiền chi vặt (Petty cash) là gì? Đặc điểm và yêu cầu

Tiền chi vặt

Khái niệm

Tiền chi vặt trong tiếng Anh là petty cash.

Tiền chi vặt là một lượng nhỏ tiền mặt được giữ lại với mục đích chi trả cho các chi phí quá nhỏ để có thể viết phiếu chi.

Quĩ tiền chi vặt sẽ trải qua các lần đối chiếu định kì, với các giao dịch cũng được ghi trên báo cáo tài chính.

Ở các tập đoàn lớn, mỗi bộ phận có thể có một ngăn kéo hoặc hộp để đựng tiền chi vặt riêng.

Đặc điểm của tiền chi vặt

Giao dịch bằng tiền chi vặt rất thuận tiện cho các giao dịch nhỏ mà việc ghi phiếu chi là không hợp lí hoặc không được chấp nhận.

Tiền chi vặt ở mỗi công ty sẽ khác nhau. Ở Mỹ, nhiều công ty để từ 50 đến 200 USD như một khoản tiền chi vặt.

Ví dụ về các giao dịch bằng tiền chi vặt như:

- Văn phòng phẩm

- Thẻ khách hàng

- Hoa

- Các bữa ăn cho nhóm nhỏ các nhân viên.

- Hoàn trả chi phí nhỏ liên quan đến công việc cho một nhân viên.

Một người giám sát sẽ được chỉ định để giám sát quĩ tiền chi vặt, với nhiệm vụ thường bao gồm thực thi các qui tắc và qui định về tiền chi vặt, yêu cầu bổ sung hoặc phối tiền quĩ tiền chi vặt.

Yêu cầu đối với tiền chi vặt

Việc sử dụng tiền chi vặt có thể phá vỡ sự kiểm soát nội bộ. Sự sẵn có của tiền chi vặt không có nghĩa là nó có thể được dùng cho bất kì mục đích nào và cho bất kì ai.

Nhiều công ty sẽ sử dụng bộ phận kiểm soát nội bộ để quản lí quĩ tiền chi vặt.

Thông thường, chỉ một vài người được ủy quyền phê duyệt các khoản giải ngân và chỉ có thể làm như vậy đối với các chi phí liên quan đến hoạt động hợp pháp của công ty.

Người thu ngân của quĩ tiền chi vặt có thể được chỉ định phát hành phiếu chi cho người muốn sử dụng và sau đó sẽ ghi vào sổ kế toán mục tương ứng.

Người giám sát tiền chi vặt chịu trách nhiệm phân phối tiền mặt và thu biên lai cho tất cả các giao dịch sử dụng tiền chi vặt. Khi tổng tiền chi vặt giảm dần, tổng các hóa đơn tăng lên tương ứng với tổng số tiền đã rút.

Bằng cách sử dụng một nhân viên thu ngân và một người giám sát tiền chi vặt, qui trình kép giúp giữ an toàn và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào quĩ tiền chi vặt.

Ghi nhận tiền chi vặt vào nhật kí chung 

Khi một quĩ tiền chi vặt được sử dụng, các giao dịch tiền chi vặt vẫn được ghi lại trên báo cáo tài chính.

Không ghi nhận hằng ngày vào nhật kí kế toán chung nếu việc mua hàng đó sử dụng tiền chi vặt, chỉ khi người giám sát cần nhiều tiền mặt hơn, và khi nhận được tiền thì mới được ghi nhận vào nhật kí.

Bút toán ghi nhận tiền chi vặt sẽ được ghi vào bên nợ, và bên có.

Nếu dư thừa hoặc thiếu hụt, bút toán sẽ ghi vào tài khoản over or short (đây là tài khoản lưu trữ số tiền mà số dư tiền mặt cuối kì thực tế khác với số dư tiền mặt trong sổ sách, cộng hoặc trừ bất kì giao dịch tiền mặt nào được ghi lại trong kì).

Nếu quĩ tiền chi vặt over, bên có sẽ ghi nhận tăng. Nếu quĩ tiền chi vặt short, bên nợ sẽ ghi nhận giảm. Tài khoản over or short được sử dụng để cân bằng quĩ khi đối chiếu.

(Theo Investopedia)