Giấy báo nợ (Debit Note) là gì? Các dạng của giấy báo nợ

Giấy báo nợ

Khái niệm

Giấy báo nợ tiếng Anh là Debit Note.

Giấy báo nợ là loại chứng từ được sử dụng bởi một nhà cung cấp để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ trả nợ, hay là loại chứng từ được lập bởi người mua khi trả lại hàng hóa vay mua. 

Giấy báo nợ có thể cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới hoặc có thể đóng vai trò là lời nhắc cho các khoản tiền sắp đến hạn. Đối với các mặt hàng được trả lại, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân có thể được đi kèm cùng với hàng hóa được trả lại và lí do trả lại.

Hiểu về giấy báo nợ

Một giấy báo nợ thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Các giao dịch thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng, nghĩa là một nhà cung cấp gửi một lô hàng cho người mua trước khi chi phí của hàng hóa được thanh toán. Mặc dù hàng hóa đã đến tay người mua, nhưng tiền sẽ không được chuyển cho đến khi hóa đơn thực tế được phát hành. Các khoản nợ và tín dụng thay vào đó được nhập vào một hệ thống kế toán để theo dõi hàng hóa được vận chuyển và các khoản thanh toán còn nợ.

Giấy báo nợ tách biệt với hóa đơn ở chỗ chúng thường có dạng thư và nội dung có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Điều này đúng khi giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ sắp tới.

Các dạng khác của giấy báo nợ

Ngoài định dạng thư, giấy báo nợ cũng có thể được cung cấp dưới dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được. Mặc dù số tiền đến hạn có thể được lưu ý, thanh toán sẽ không được tiến hành cho đến khi một hóa đơn chính thức được gửi cho người mua. Điều này cho phép người mua có cơ hội trả lại hàng hóa, nếu cần thiết, mà không phải thanh toán trước.

Một số giấy báo nợ có thể được gửi dưới dạng bưu thiếp đóng vai trò nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã tích lũy. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp người bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay kiểm lại. Bưu thiếp cũng có thể chứa thông tin về cách giải quyết nợ, chẳng hạn như thông tin liên hệ có liên quan.

Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc

Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Nói chung, một người bán coi đó là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ, để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.

(Theo Investopedia)