Công cụ hỗ trợ làm giảm hiệu quả: Nghịch lí trong bán hàng

Bán hàng là cách để doanh  nghiệp kiếm tiền. Nhưng có lẽ quan trọng hơn là về thời gian: làm thế nào bạn lên kế hoạch thời gian và làm thế nào bạn có thể sử dụng thời gian một cách tốt nhất, theo Entrepreneur.

Có một mối liên quan mật thiết giữa việc quản lý thời gian và chỉ tiêu đạt được. Những gì bạn chọn, những gì bạn chú trọng, kế hoạch mà bạn dự định làm, cách bạn tổ chức email, thứ tự bạn đặt câu hỏi cũng như đà làm việc mà bạn tạo ra và giữ vững nó sẽ tạo ra nền tảng giúp bạn thành công khi bán hàng qua điện thoại và qua mạng.

Thời gian bán hàng quá ít

Các hoạt động nghiên cứu trước khi bán hàng trung bình chiếm khoảng 45 phút cho mỗi hợp đồng. Bạn thường phải cố gắng tiếp cận khách hàng từ 5 đến 7 lần qua điện thoại hoặc email thì họ mới thật sự trả lời bạn. 

Bạn phải gọi đủ các cuộc gọi giới thiệu và hỏi thăm thì khách hàng mới thật sự quan tâm và bạn mới có thể đưa khách hàng vào danh sách khách hàng tiềm năng. Trong lúc đó, điện thoại của bạn lại reo liên tục, tin nhắn và email tràn ngập hộp thư, sếp yêu cầu bản dự toán vào chiều nay và bạn đã phải ăn trưa tại bàn làm việc. 

Thỉnh thoảng, bạn rất dễ làm lãng phí thời gian khi làm nhiều việc một lúc một cách không có hiệu quả, quên mất thời gian, mất tập trung và mất dần các hợp đồng trong quy trình này. Và nếu bị mất đà, bạn sẽ trì hoãn mọi thứ và đưa ra những lựa chọn sai lầm.

Người bán hàng không thể kiểm soát cách sử dụng thời gian 

Giả sử đội ngũ bán hàng tại chỗ đang mệt mỏi trong việc quản lý thời gian và ngày càng mất khả năng kiểm soát nó. Mặt tốt của nó là cuối cùng mọi người đều nhận ra những gì họ đóng góp và giờ đây họ đã trở thành một phần không thể thiếu của quy trình bán hàng. 

Nhưng mặt xấu là ngày càng có nhiều yêu cầu, đề nghị, đề xuất thường xuyên được đưa vào trách nhiệm hàng ngày của họ. Điều này có nghĩa là họ có ít quyền kiểm soát về thời gian hơn.

Bây giờ không còn là lúc đội bán hàng tại chỗ ngồi tại bàn làm việc và thực hiện liên tục 60 cuộc gọi cho khách hàng chưa quen biết cũng như khách hàng tiềm năng mỗi ngày. Nhân viên bán hàng tại chỗ là một phần của một đội ngũ trên mạng được kết nối lại. 

Nhân viên đó là đầu mối liên lạc để dẫn dắt, phối hợp, giúp đỡ, hướng dẫn và thực hiện công việc bán hàng. Mỗi ngày làm việc của nhân viên này bắt đầu từ tối Chủ nhật để đáp ứng nhu cầu của các khu vực địa lý khác nhau trên toàn cầu cũng như nhu cầu của các đối tác của họ trên mạng. 

Đội ngũ bán hàng vẫn dùng các chỉ tiêu để lên phễu kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng gồm những khách hàng tiềm năng – những người họ phải tiếp xúc từ 9 đến 12 lần và có thể ước đoán rằng họ có thể ký hợp đồng được. 

Hơn thế nữa, họ phải nhập liệu vào các hệ thống, quản lý các quy trình bán hàng phức tạp và sử dụng nhiều công cụ bán hàng hơn những gì họ biết phải làm.

Sự cản trở của công cụ hỗ trợ

Những người đã bán hàng đủ lâu chắc còn nhớ việc dùng máy Rolodex chứa thông tin khách hàng để bán hàng, dự đoán khách hàng tiềm năng thông qua tờ Business Week, nhập tay các đơn đặt hàng, ghi lại số lượng cuộc gọi mỗi ngày trên giấy và dùng Excel để ước đoán số lượng hợp đồng. 

Giờ đây, các công cụ này đã đi vào dĩ vãng. Sự phát triển của Web 2.0 đã lót đường cho bán hàng phát triển. Sự tràn ngập các công cụ, công nghệ và quy trình dựa trên nền tảng web – tất cả được thiết kế để giúp quy trình bán hàng diễn ra ngắn gọn hơn, để tăng hiệu quả bán hàng và giúp chốt được hợp đồng nhanh chóng hơn – đang tràn ngập thị trường. 

Tất cả các công cụ và hệ thống này lẽ ra có thể giúp được rất nhiều. Nhưng trên thực tế, đội ngũ bán hàng tại chỗ chìm ngập trong thông tin, mệt mỏi vì phải học các công cụ mới, tìm kiếm các công cụ khác và bị tê liệt bởi các hệ thống rời rạc.

Một nhân viên bán hàng tại chỗ trung bình quản lý dữ liệu và chỉ tiêu bằng ít nhất hai tá công cụ khác nhau khi bán hàng. Họ phải duy trì, ghi chép và nhập thông tin khách hàng vào ít nhất nửa tá hệ thống. 

Và nếu họ còn nhớ mật khẩu đăng nhập! – vẫn còn nhiều thứ khác đang chờ được truy cập và sử dụng. 

Tất cả các công cụ phức tạp này được thiết kế để ghi lại tất cả mọi thứ từ việc liên lạc và quản lý tài khoản theo định kỳ đến, ngày càng nhiều, việc quản lý các cơ hội bán hàng và hợp tác với khách hàng tiềm năng. Hầu hết chúng đều được lưu lại tại một nơi trung tâm chứa thông tin liên lạc, chỉ tiêu và doanh số bán hàng.

Trước khi gọi điện, nhân viên bán hàng phải tìm kiếm thông tin về công ty tiềm năng cũng như tìm tên và thông tin liên lạc từ hàng tá các công cụ nghiên cứu và lập kế hoạch. Trong quy trình bán hàng, họ có thể sử dụng các công cụ họp qua web để tổ chức các cuộc gặp gỡ qua mạng. 

Sau khi gọi, hệ thống điện thoại sẽ ghi nhận lại âm lượng và thời gian nói chuyện để nhận biết được năng lực và đưa ra khuynh hướng cũng như bản phân tích ở mức độ tổng quan để giúp xác định lại mô hình.

Rõ ràng, các công cụ được thiết kế nhằm giúp đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả hơn lại làm giảm tính hiệu quả.