Hệ thống thông tin quản trị (Administrative Information Systems) là gì?

Hình minh họa. Nguồn: The Tambellini Group

Hệ thống thông tin quản trị (Administrative Information Systems)

Khái niệm

Hệ thống thông tin quản trị trong tiếng Anh gọi là Administrative Information Systems.

- Hệ thống thông tin (HTTT) tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau cùng thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin cho người sử dụng. 

- Hệ thống thông tin quản trị (HTTTQT) là hệ thống thông tin được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp quản trị thông qua việc cung cấp thông tin giúp cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức.

Các thành phần của hệ thống thông tin

Con người là thành phần quan trọng nhất trong HTTT, nó vừa là nguyên nhân phát triển vừa là mục đích tồn tại của hệ thống. Thành phần "con người" được chia làm hai nhóm:

- Các nhà quản trị, những người trực tiếp sử dụng HTTT phục vụ công việc của mình.

- Nhân viên khai thác vận hành hệ thống và những người bảo trì hệ thống (kĩ thuật viên, lập trình, phân tích hệ thống).

Phần cứng bao gồm toàn bộ các trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền thông tin. Ví dụ máy tính, mạng máy tính và các thiết bị văn phòng khác.

Phần mềm trong HTTT bao gồm toàn bộ các chương trình máy tính cùng các tài liệu hướng dẫn phục vụ cho việc thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền thông tin. Trong phần mềm có phần mềm hệ thống và phần mềm dữ liệu.

Dữ liệu bao gồm toàn bộ các tài liệu, các số liệu thu thập được trong hệ thống, trong tổ chức doanh nghiệp.

Viễn thông bao gồm toàn bộ các trang thiết bị, các chương trình phục vụ cho việc truyền thông tin trong hệ thống và từ hệ thống với môi trường bên ngoài.

Chức năng của hệ thống thông tin quản trị

Thu thập thông tin

HTTT phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin. Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hóa để có thể khai thác trên các phương diện tin học.

Xử lí thông tin

Xử lí thông tin kinh tế là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định của qui trình xử lí thông tin kinh tế. Đây là qui trình bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu,...

Lưu trữ thông tin

Các dữ liệu thu thập được hay kết quả của quá trình xử lí dữ liệu đều được lưu trữ trong các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, được quản trị hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu đáp ứng nhu cầu cảu việc truy suất, tìm kiếm hay đối chiếu.

Phân phối thông tin

Đây là chức năng cuối cùng trong qui trình hoạt động của HTTTQT với mục đích cung cấp cho các nhà quản trị ở các cấp độ và vị trí quản trị khác nhau những báo cáo phù hợp với nhu cầu và đặc điểm công việc của họ.

Phân loại hệ thống thông tin

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Hệ xử lí giao dịch TPS (Transaction Processing System)

- Hệ thống thông tin quản lí MIS (Management Information System)

- Hệ thống trợ giúp quyết định DSS (Decision Support System)

- Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo ESS (Executive Support System)

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống phục vụ

- HTTTQT kế toán

- HTTTQT tài chính

- HTTTQT nguồn nhân lực

- HTTTQT tài sản cố định

- HTTTQT sản xuất

- HTTTQT quan hệ khách hàng

Chi phí cho hệ thống thông tin quản trị

Chi phí dành cho việc xây dựng và vận hành hệ thống thông tin quản trị được chia làm 2 loại là chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Thứ nhất, chi phí cố định

Là những khoản chi phí một lần phát sinh khi đầu tư xây dựng mới hệ thống thông tin. Đây là những khoản chi phí có thể dự trù được và không có yếu tố bất thường. Chi phí cố định bao gồm các khoản mục:

- Chi phí phân tích thiết kể

- Chi phí xây dựng, thực hiện

- Chi phí cài đặt, chuyển giao

- Chi phí trang bị máy móc tin học

- Chi phí trang thiết bị phục vụ

- Chi phí cố định khác

Thứ hai, chi phí biến đổi

Là những khoản chi thường xuyên, định kì trong suốt quá trình khai thác và sử dụng hệ thống. Chi phí biến động bao gồm các khoản chi phí có thể dự trù được, thường kì và cả những chi phí không thể dự trù được như chi phí sửa chữa hư hỏng. Chi phí cố định bao gồm các khoản mục sau:

- Chi phí thù lao nhân lực

- Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm

- Chi phí tiền điện

- Chi phí truyền thông

- Chi phí bảo trì, sửa chữa

- Chi phí biến đổi khác

(Theo Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân)