Hệ thống thông tin quản lí (Management Information System - MIS) là gì? Các tính năng

Hình minh họa. Nguồn: biostore

Hệ thống thông tin quản lí (Management Information System)

Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lí trong tiếng Anh gọi là Management Information System, viết tắt là MIS.

Hệ thống thông tin quản lí là một tập hợp các hệ thống và qui trình thu thập dữ liệu từ một loạt các nguồn, dịch lại và trình bày ở định dạng có thể đọc được. Các nhà quản lí sử dụng MIS để tạo các báo cáo cung cấp cho họ tổng quan, toàn diện về tất cả thông tin họ cần để đưa ra quyết định từ chi tiết nhỏ nhặt hàng ngày đến chiến lược cấp cao nhất.

Các hệ thống thông tin quản lí ngày nay chủ yếu dựa vào công nghệ để dịch và trình bày dữ liệu, nhưng khái niệm này cũ hơn các công nghệ điện toán hiện đại.

Sơ đồ hệ thống thông tin quản lí. Nguồn: Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân

Tính năng của hệ thống thông tin quản lí

Ra quyết định kinh doanh

Mục đích chính của hệ thống thông tin quản lí là làm cho việc ra quyết định của nhà quản lí trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Bằng cách tổng hợp thông tin từ một loạt các nguồn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và trình bày thông tin theo định dạng logic, hệ thống thông tin quản lí có thể cung cấp cho người quản lí mọi thứ họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện phân tích chuyên sâu về các vấn đề vận hành.

Thu thập thông tin doanh nghiệp

Một hệ thống thông tin quản lí có thể được phát triển để thu thập gần như bất kì loại quản lí thông tin nào được yêu cầu. Chúng có thể xem xét những dữ liệu tài chính như doanh thu hay chi phí hàng ngày trong nháy mắt và gán chúng cho các bộ phận hoặc nhóm cụ thể.

Các chỉ số hiệu suất như tính kịp thời của các dự án hoặc chất lượng sản phẩm ra khỏi dây chuyền lắp ráp có thể giúp các nhà quản lí xác định chính xác các khu vực cần cải thiện. Nhân viên có thể quản lí lịch trình cho ca làm việc, giao hàng đến và đi từ bất kì nơi nào có sử dụng hệ thống thông tin quản lí.

Tạo điều kiện hợp tác và truyền thông

Một hệ thống thông tin quản lí có thể tạo điều kiện cho việc hợp tác cũng như làm truyền thông. Nhân viên có thể chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu và truyền đạt thông tin liên quan về các phát triển và cảnh báo dự kiến trong toàn tổ chức.

Lập báo cáo kinh doanh

Một trong những tính năng có giá trị nhất của hệ thống thông tin quản lí là khả năng lấy dữ liệu bên trong và bên ngoài từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày dưới dạng dễ phân tích. Báo cáo nội bộ trình bày thông tin theo cách mà người quản lí có thể hiểu, bằng cách tổng hợp tất cả dữ liệu có liên quan và nhóm dữ liệu theo cách hợp lí. 

Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

Một hệ thống thông tin quản lí có thể là một khoản đầu tư tốn kém. Ngoài việc mua gói phần mềm MIS, tùy chỉnh hệ thống và thuê thêm nhân viên CNTT để giám sát và bảo trì hệ thống, một công ty phải đào tạo tất cả nhân viên sử dụng hệ thống.

(Theo David Ingram, What Is a Management Information System?)