Chán ngấy Zoom và mệt mỏi với các cuộc họp trực tuyến - đây là hội chứng 'kiệt sức vì Zoom' vừa được gọi tên trong thời dịch

Một bài viết của LIbby Sander và Oliver Bauman.

Các cuộc họp trực tiếp không chỉ là một phần của công việc. Nó còn là một nghi thức quan trọng của giới văn phòng, mang lại sự thoải mái, giúp xây dựng và duy trì các mối quan hệ. Tại đây, thái độ và cảm xúc giữa các đối tác kinh doanh và đồng nghiệp đều được bộc lộ trong vô thức. 

Sự chú ý tinh tế trong cách thể hiện sự đồng cảm luôn đóng vai trò rất quan trọng đối với những quyết định của cấp trên. Vì những vấn đề nhạy cảm đang bị che khuất sẽ được phát hiện trong quá trình quan sát.

Tuy nhiên, việc phải ngồi hàng giờ liền trước màn hình máy tính và đối diện với những gương mặt kề sát ống kính trên Zoom đã trở thành một phần của cuộc sống trong bối cảnh hiện tại. Nó khiến ta phải nỗ lực nhiều hơn về mặt cảm xúc. Nhưng vì sao các cuộc họp trực tuyến lại mệt mỏi hơn các buổi gặp trực tiếp?

Rắc rối đến từ tín hiệu phi ngôn ngữ và khả năng nhìn nhận bản thân

Khả năng nhận thức của bộ não con người có giới hạn. Song, những buổi họp trực tuyến buộc ta phải thực hiện nhiều hành động có ý thức cùng lúc nhằm lấp đầy sự thiếu vắng của những tín hiệu phi ngôn ngữ. Việc tập trung cao độ để phân tích cảm xúc của đối phương qua lời nói và ánh mắt khiến con người tiêu tốn rất nhiều năng lượng. Và đó chính là nguyên nhân gây ra cảm giác mệt mỏi trong các cuộc họp trên Zoom.

Bên cạnh đó, khả năng nhìn nhận bản thân cũng là một trong những tác nhân gây ra cảm giác căng thẳng. Việc tự nhìn thấy các biểu hiện tiêu cực trên khuôn mặt của mình như tức giận và ghê tởm sẽ dẫn đến những rối loạn cảm xúc mãnh liệt hơn (so với khi xem các hình ảnh tương tự trên khuôn mặt của người khác).

Trong khi đó, những cuộc họp truyền thống trước đại dịch tạo ra môi trường làm việc giúp con người xử lý thông tin trong vô thức bao gồm việc giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể. Cảm xúc và thái độ của con người chủ yếu được truyền đạt bằng các tín hiệu phi ngôn ngữ như nét mặt, ngữ điệu, cử chỉ, tư thế và khoảng cách...

Tất cả những tín hiệu trên đều được xử lý một cách tự động trong cuộc trò chuyện thông thường mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin. Ở các cuộc gặp mặt trực tiếp, những đánh giá cảm tính sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc đo lường độ tin cậy của một phát ngôn. 

Cảm giác căng thẳng vì thiếu vắng không gian riêng tư 

Sẽ thế nào nếu đồng nghiệp có cái nhìn xấu về bạn chỉ vì không gian họp bề bộn, đường truyền chập chờn và những kẻ quấy rối bất ngờ? Không ai trong chúng ta muốn nhìn thấy một đứa trẻ đột nhiên chạy vào phòng làm việc và khóc lóc khi cuộc họp đang diễn ra. Và còn xấu hổ hơn nếu người thân của bạn bất ngờ xuất hiện với một diện mạo xuề xoà như vừa bước ra từ phòng tắm.

Đó là nguyên nhân khiến ta phải luôn cảnh giác khi đang làm việc tại nhà. Vì không gian sống và làm việc giờ đã gọp làm một, điều ta chưa bao giờ nghĩ đến trước đó. Và nó dường như đang hé lộ những câu chuyện thầm kín, riêng tư.

Môi trường văn phòng và sự im lặng đáng sợ trong các cuộc trò chuyện trực tuyến

Bạn còn nhớ những cốc cà phê và cảm giác thảo luận với đồng nghiệp trước khi bước vào buổi họp chính thức? Trên thực tế, việc trò chuyện và đi bộ để di chuyển đến phòng họp sẽ giúp cải thiện tính sáng tạo và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của vấn đề sắp diễn ra. Môi trường làm việc văn phòng đóng vai trò như một giàn giáo nhận thức. Nó làm thay đổi hành vi của chúng ta một cách tinh vi. 

Khi bước đến văn phòng, khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề của bộ não sẽ được kích hoạt như một thói quen. Song, những hoạt động đó hiếm khi được thực hiện khi ở nhà và sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom.

Không những thế, sự im lặng trong các cuộc trò chuyện ngoài đời thực rất quan trọng và tạo ra nhịp điệu ngừng nghỉ tự nhiên. Nhưng trong cuộc gọi điện video, sự im lặng đó sẽ khiến ta lo lắng. Chỉ cần phản hồi trễ 1 - 2 giây, người đang phát biểu sẽ bị đánh giá là kém thân thiện hoặc mất tập trung. Ngoài ra, những vấn đề khi bật và tắt micro, kết nối trễ và tiếng ồn xung quanh cũng khiến cuộc họp diễn ra không suôn sẻ.

Nếu bạn đã chán ngấy Zoom, hãy đề xuất những phương án thay thế

Khi đại dịch kết thúc, rất có thể các doanh nghiệp vẫn sẽ áp dụng mô hình làm việc tích hợp. Hình thức làm việc từ xa và các ứng dụng cuộc họp trực tuyến như Zoom vẫn sẽ tồn tại song song với hình thức làm việc tại văn phòng. Và điều đó đòi hỏi con người phải thích nghi nhanh chóng. Trên thực tế, các cuộc họp video trực tuyến đã và đang mang lại những lợi ích tiềm ẩn cần được khai thác. Nhưng nếu vẫn chưa quen với điều đó, hãy thử thực hiện những cách sau:

Đầu tiên, hãy tăng cường nhấn mạnh vào giá trị của lập luận vì ánh mắt và lời nói giờ đây đã trở thành hai yếu tố quan trong nhất trong việc giao tiếp. 

Thứ hai, tận dụng các nền tảng lưu trữ tài liệu có chức năng chia sẻ. Lúc đó, các nhận xét chi tiết có thể làm giảm nhu cầu gặp gỡ. Và số lượng cuộc họp trực tuyến trong ngày sẽ được giới hạn nhờ vào việc sử dụng nhắn tin và email. 

Cuối cùng, hãy đề xuất trò chuyện bằng các cuộc gọi đơn thuần thay vì video. Hình thức giao tiếp này giúp hạn chế sự chi phối bên ngoài và chúng ta chỉ cần tập trung vào giọng nói. Bên cạnh đó, việc tự do di chuyển, đi lại khi nói chuyện sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc suy nghĩ. 

Chúc bạn tìm thấy cách làm việc hiệu quả và phù hợp với bản thân.