9 việc doanh nghiệp nên làm để phòng thân trong dịch COVID-19

Dịch virus corona (COVID-19) đã khiến giới doanh nghiệp toàn cầu lúng túng. Theo một báo cáo của Dun & Bradstreet, 94% công ty trong nhóm Fortune 1.000 đang gặp tình trạng gián đoạn chuỗi cung ứng, bên cạnh các vấn đề như nhân viên không thể đến chỗ làm, năng suất làm việc giảm, các chuyến công tác và đầu tư thương mại bị rút bớt.

"Nhiều công ty đã có sẵn kế hoạch cho lũ lụt hoặc động đất, nhưng các nhà máy dự phòng của họ lại đặt tại Trung Quốc (nơi chứng kiến tình trạng gián đoạn chuỗi cung ứng nghiêm trọng và gây hiệu ứng domino lên hoạt động sản xuất toàn cầu)", ông Razat Gaurav, CEO doanh nghiệp phân phối phần mềm quản lí chuỗi cung ứng, cho hay.

"Đây sẽ là một hồi chuông cảnh báo cho nhiều ngành", ông nhấn mạnh.

Ông Tony Adame - Phó Giám đốc công ty Aon, nhận định nhiều nhà quản lí giỏi lập kế hoạch giải quyết khủng hoảng trong ngắn hạn như xả súng hàng loạt hoặc mất điện và bỏ qua các tác động dài hạn.

Bloomberg Businessweek đã liệt kê danh sách các bước nên làm trong ngắn hạn lẫn dài hạn để nhà quản lí có thể bảo vệ doanh nghiệp trong dịch COVID-19 như sau:

Nhiệm vụ dễ làm

1. Nắm vững lí thuyết cơ bản. Ông Adame cho hay tùy thuộc vào cuộc khủng hoảng, tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh thường đòi hỏi 4 loại phản ứng gồm:

1.1 Ứng phó khẩn cấp và an toàn. Phản ứng này sẽ đảm bảo con người và cơ sở vật chất đều được an toàn.

1.2 Kiểm soát khủng hoảng và duy trì liên lạc. Phân tích tình huống và thông báo đến nhân viên, truyền thông, nhà cung ứng cũng như khách hàng về cuộc khủng hoảng và kế hoạch của công ty.

1.3 Khôi phục dữ liệu IT. Bộ phận công nghệ chuyên bảo vệ thông tin, phần cứng và phần mềm của doanh nghiệp.

1.4 Duy trì hoạt động kinh doanh. Công ty nên giữ cho các hoạt động quan trọng vận hành bình thường.

2. Thành lập ba phòng tác chiến lần lượt có thể triển khai ngay tại chỗ, triển khai trực tuyến và triển khai ở địa điểm khác.

Ông Gaurav khuyên rằng các tùy chọn trên nên mang tính "đa chức năng", tức đây là những địa điểm mà mọi người đều có thể tìm đến để hỗ trợ nhau, chẳng hạn như chia sẻ nhà máy với một công ty khác.

3. Cập nhật hướng dẫn nhân sự.

"Các chính sách mới không nên đề cập cụ thể đến bất kì sự kiện đơn lẻ nào", ông Doris Dike - luật sư về chăm sóc sức khỏe tại Friedman & Feiger, cho hay. Hướng dẫn mới nên bao gồm các qui tắc áp dụng cho làm việc từ xa và nghỉ chăm sóc gia đình cũng như nghỉ ốm được trả lương.

Bà Rachel Conn, luật sư thuộc mảng lao động và việc làm tại Nixon Peabody, đề xuất doanh nghiệp nên thiết lập một chính sách nghỉ ốm có thể dễ dàng truyền đạt thông tin cho nhân viên.

Chính sách trên nên bao gồm các bệnh được hưởng chế độ ưu đãi, nghĩa vụ phải báo cáo tình hình bệnh với cấp trên, qui định nghỉ ốm, phương thức mà doanh nghiệp có thể liên lạc và thông báo đến nhân viên trong trường hợp dịch bệnh bùng phát và lệnh hạn chế di chuyển được ban hành.

Nhiệm vụ khó ở mức độ trung bình

4. Xác định các hoạt động quan trọng.

Ông Adame giả sử bộ phận tài chính có thể thanh toán cho nhà cung ứng và nhân viên, nhưng có thể hoãn kiểm toán và xử lí hồ sơ thuế nếu dịch bệnh bùng phát.

Sau đó, doanh nghiệp nên xác định các nhu cầu quan trọng, chẳng hạn như nguyên liệu thô hoặc nhà thầu phụ, và lên kế hoạch làm sao công ty có thể duy trì nguồn cung và các mối quan hệ trong dịch.

5. Tập hợp đội ngũ nhân viên chủ chốt.

"Hãy chuẩn bị cho trường hợp các nhân sự quan trọng không thể đi làm", ông Brion Callori - nhà quản lí tại công ty bảo hiểm FM Global, khuyên.

6. Đánh giá mạng lưới cung ứng kĩ thuật số (DSN).

Các giám đốc doanh nghiệp nên dành thời gian đưa ra quyết định thay vì yêu cầu các bộ phận tốn công sức theo dõi tình hình đơn lẻ. DSN sẽ đóng vai trò quan trọng vì hệ thống này có thể liên kết doanh nghiệp với nhà cung ứng, khách hàng và các công ty logistics.

Nhiệm vụ khó nhằn

7. Duy trì mối liên hệ với các công ty mà bạn phụ thuộc vào.

Đánh giá mối liên hệ mà doanh nghiệp nên ưu tiên. Mặc dù các công ty không thể làm gì nhiều với danh sách ưu tiên của họ trong dịch COVID-19, xây dựng mối quan hệ trong mọi khía cạnh sản xuất ở thời điểm hiện tại có thể giúp ích khi chuỗi cung ứng gián đoạn trong tương lai.

"Sức mạnh đằng sau chuỗi cung ứng là con người", ông David Cahn - Giám đốc công ty marketing toàn cầu Elemica, nhấn mạnh.

8. Gõ quả bom trên chuỗi cung ứng.

Rủi ro của doanh nghiệp được xác định bởi việc hàng tồn kho sẽ duy trì trong bao lâu (tạm gọi là buffer days) và các lựa chọn nguồn hàng ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp, ông Gaurav của Llamasoft cho hay.

Doanh nghiệp nên lên nhiều kế hoạch dự phòng. Các ngành chịu giám sát về qui định nhiều như dược phẩm cần nhiều buffer days hơn, vì việc chuyển đổi giữa các cơ sở sản xuất đòi hỏi quá trình kiểm tra tốn thời gian hơn.

9. Tư duy sáng tạo.

Trong số hàng trăm nhà cung ứng Trung Quốc đối tác của ông Rodney Manzo - CEO kiêm nhà sáng lập của công ty phân phối sản phẩm DSN Anvyl, thì 93% hiện đang bị ảnh hưởng bởi dịch COVID-19. Độ trễ trung bình trong hoạt động sản xuất của các công ty này là 17 ngày.

Nếu hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp liệu có thị trường thay thế để xuất sản phẩm sang hay không?

Ông AJ Mak, hiện đang điều hành công ty cung ứng sản phẩm trí tuệ nhân tạo Chain of Demand, đề xuất rằng một nhà bán lẻ quần áo có thể bán các mặt hàng đã "lỡ hẹn với mùa hè" tại thị trường Australia, New Zealand và Brazil.

Tiêu chuẩn ISO 22301

Nguyên tắc số 22301 của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

ISO 22301 là tiêu chuẩn trình bày các yêu cầu cần thực hiện, duy trì và cải thiện hệ thống quản lí nhằm bảo vệ, giảm khả năng xảy ra, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi sau khi xảy ra các sự cố.