Hoạch định kế hoạch dự phòng (Contingency planning) là gì? Thực hiện như thế nào?

Hình minh họa. Nguồn: Investor Trading Academy

Hoạch định kế hoạch dự phòng (Contingency planning)

Khái niệm

Hoạch định kế hoạch dự phòng; kế hoạch dự phòng trong tiếng Anh gọi là Contingency planning.

Hoạch định kế hoạch dự phòng là cách tiếp cận dự phòng cho các tình huống khác nhau xảy ra có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Chẳng hạn như một rủi ro kĩ thuật làm sập máy chủ, một chuyến hàng bị mất hoặc một dự án lớn không được thanh toán có thể khiến cả doanh nghiệp bị đảo lộn tức thì.

Không chỉ riêng gì sự kiện tiêu cực, mà một sự kiện tích cực cũng có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn như một đơn đặt hàng rất lớn, và khi ấy một hoạch định kế hoạch dự phòng tốt có thể giải quyết được những điều đó. 

Tầm quan trọng của hoạch định kế hoạch dự phòng

Mọi doanh nghiệp đều có khả năng xảy ra những tình huống gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động. Nếu phản ứng đối với tình huống kém, nó có thể có tác động mạnh mẽ đến tương lai của doanh nghiệp, chẳng hạn như mất khách hàng, mất dữ liệu hoặc thậm chí mất doanh nghiệp.

Lập hoạch định kế hoạch dự phòng

Hoạch định kế hoạch dự phòng hoạt động như một chuỗi các sự kiện dựa trên mức độ ưu tiên.

- Đầu tiên, lập danh sách các sự kiện lớn có khả năng nhất có thể khiến quá trình kinh doanh trở nên tồi tệ hơn. Xây dựng cách ứng phó riêng cho từng sự kiện này. Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị như thế nào và những bước hành động nào doanh nghiệp sẽ thực hiện sau khi các sự kiện xảy ra?

- Sau khi doanh nghiệp đã có từng kịch bản và cách ứng phó trên giấy, là lúc đặt ra những ưu tiên. Trong trường hợp khủng hoảng tài chính, bước dự phòng nào là quan trọng nhất? Những tài sản nào có thể được bán hoặc sử dụng làm tài sản thế chấp cho khoản vay tạm thời hoặc hạn mức tín dụng?

- Sắp xếp những thứ này theo thứ tự quan trọng, sau đó khi biến cố thực sự xảy ra, những kế hoạch dự phòng đã sẵn sàng để thực hiện. 

Thực hiện hoạch định kế hoạch dự phòng

Sau khi hoạch định kế hoạch dự phòng được hoàn thành, nó sẽ được phân phối cho tất cả những người có vai trò trong bất kì sự kiện nào có trong kế hoạch. Cần tổ chức một cuộc họp và lên kế hoạch chi tiết, để mọi người biết vai trò của mình nếu có chuyện gì xảy ra.

Điều quan trọng nữa là phải có một phương pháp theo dõi được xác định cho kế hoạch của doanh nghiệp, để mọi bước cần thực hiện đều được hoàn thành và để kế hoạch được xem xét một cách đều đặn. Một nhóm nên được chỉ định chịu trách nhiệm về kế hoạch và thường xuyên họp với nhau (ít nhất là hàng năm và có thể thường xuyên hơn vào thời điểm bắt đầu).

Tại mỗi cuộc họp, kế hoạch hiện tại cần được xem xét để hoàn thiện và mọi rủi ro mới hoặc bị thay đổi cần được xác định và phân tích. Các kế hoạch giảm thiểu cũng cần được xem xét để đảm bảo chúng đã được thực hiện. Khi kế hoạch được cập nhật, một bản tóm tắt các thay đổi sẽ được tạo ra và kế hoạch tóm tắt và sửa đổi sẽ được phân phối cho tất cả những người có vai trò trong bất kì sự kiện nào có trong kế hoạch.

(Theo Carol Woods, What Is Contingency Planning in Business?- Study.com )