Bí kíp họp hiệu quả của các nhà điều hành tập đoàn công nghệ lớn

Một nghiên cứu năm 2013 cho thấy chỉ tính riêng tại Mỹ, tới 11 triệu cuộc họp diễn ra mỗi ngày. Một phần ba số cuộc họp không hiệu quả và có thể khiến các công ty thiệt hại 37 tỉ USD mỗi năm. Vì thế, việc tiến hành những cuộc họp một cách hiệu quả là cực kì cần thiết.

Jeff Bezos thích mọi người tranh cãi 

Jeff Bezos, CEO Amazon, không thích sự thỏa hiệp với những điều dễ dàng để đổi lại sự thoải mái. (Ảnh: Reuters)

Nếu làm việc cho Amazon, nhân viên nên làm quen với những tranh cãi. Jeff Bezos nổi tiếng là một người ghét "sự hòa hợp xã hội" bởi ông coi nó là một xu hướng khiến nhiều người thỏa hiệp với cách giải quyết làm họ cảm thấy dễ dàng và thoải mái.

Điều này cũng được thể hiện rõ ràng trong quy tắc lãnh đạo của Amazon:

"Lãnh đạo cần cam kết thách thức những quyết định một cách tôn trọng khi chúng không được chấp thuận, ngay cả khi điều này có thể khiến mọi người khó chịu hoặc mệt mỏi. Người lãnh đạo cần có niềm tin và kiên cường. Họ không thỏa hiệp với sự hòa hợp xã hội. Một khi quyết định được đưa ra, họ sẽ cam kết tuân thủ theo nó".

Larry Page nói không ai nên đợi họp để đưa ra quyết định

Larry Page là người đồng sáng lập Google cùng Sergey Brin. Ông đang giữ vị trị CEO Alphabet, công ty mẹ của Google. Ảnh: Reuters

Page là tổng giám đốc Google từ năm 2011, cho tới khi Sundar Pichai đảm nhận vị trí này vào năm 2015.

Khi còn ngồi ở vị trí CEO, Page gửi một email cho toàn bộ công ty với tiêu đề "Làm sao để họp hành hiệu quả". Một trong những bí kíp của ông là tìm một người đưa ra quyết định cho tất cả các cuộc họp. 

Quan trọng hơn, Page nói có thể Google cũng không cần đến một cuộc họp nào cả.

 "Những quyết định không cần chờ đợi cuộc họp", ông viết trong email. "Nếu thực sự cần một cuộc họp trước khi quyết định, cuộc họp nên được lên lịch ngay".

Cựu nữ tướng Yahoo kiểm tra mọi ý tưởng một cách quyết liệt

Marissa Mayer ngồi ghế CEO Yahoo từ tháng 7/2012 đến tháng 1/2017, thời điểm nó được bán cho Verizon Communications. (Ảnh: Reuters)

Mayer luôn tìm hiểu gốc rễ của mọi đề xuất bà tiếp cận.

Bất kì ai muốn báo cáo với vị CEO này đều cần chuẩn bị rất kĩ cho chiến lược của họ bằng những câu hỏi như: Nó được nghiên cứu như thế nào? Phương pháp là gì? Bảo vệ nó như thế nào?

Steve Jobs muốn các cuộc họp nhỏ nhất có thể

Cố CEO Apple Steve Jobs nổi tiếng với phong cách lãnh đạo khắc nghiệt và thẳng thắn. Ảnh: Reuters

Cũng giống như triết lí sản phẩm Apple, Steve Jobs vận hành các cuộc họp theo hướng nhỏ nhất có thể. Ông ghét những cuộc họp quy mô lớn bởi quá nhiều cái đầu trong một phòng có thể khiến sự đơn giản bị ảnh hưởng.

Steve Jobs cũng áp dụng nguyên tắc này cho bản thân. Khi Tổng thống Mỹ Barack Obama mời ông tham dự cuộc họp có nhiều "ông lớn" công nghệ, Steve Jobs đã từ chối với lý do danh sách khách mời quá dài.

Sherryl Sandberg tôn trọng lịch trình một cách sát sao.

Sheryl Sandberg là cánh tay phải của Mark Zuckerberg trong vai trò Giám đốc Vận hành (COO) mạng xã hội lớn nhất hành tinh. Ảnh: Business Insider

Sandberg luôn mang theo một cuốn sổ trong mỗi cuộc họp trong đó bà ghi rõ các nội dung cần bàn luận và hành động kèm theo.

"Bà gạch đi từng kế hoạch và một khi tất cả mọi thứ đã được kiểm tra, bà xé bỏ trang giấy đó và chuyển sang trang tiếp theo", theo Fortune. "Nếu mọi mọi tiêu được giải quyết trong vòng 10 phút của một cuộc họp một tiếng, nó kết thúc ngay lập tức".

Elon Musk muốn tất cả mọi người chuẩn bị kĩ càng

Elon Musk, CEO Tesla, tôn trọng tính hiệu quả của những cuộc họp với nguyên tắc và yêu cầu cao. Ảnh: Reuters

Elon Musk là người có tiêu chuẩn rất cao. Ông có thể sa thải nhân viên chỉ vì trễ thời hạn cam kết. Vì thế, nếu họp hành cùng ông, nhân viên cần chuẩn bị rất kĩ.

Tháng 4/2018, Musk từng gửi một email cho toàn bộ nhân viên công ty liên quan đến những cuộc họp.

 "Ra khỏi tất cả các cuộc họp lớn trừ khi bạn chắc chắn mang lại thêm giá trị cho toàn bộ người nghe, và nếu có thì cần ngắn gọn", Elon Musk viết. Người đứng đầu Tesla nhấn mạnh các cuộc họp thường xuyên cũng chỉ dành cho các vấn đề khẩn cấp.

Ngoài ra, ông nhấn mạnh nhân viên nên ra khỏi cuộc họp ngay khi nhận thấy mình không đóng góp thêm được giá trị. "Rời đi không tệ, thật tệ khi bắt ai đó ở lại và lãng phí thời gian của họ", Elon Musk chia sẻ thêm.