Lý do các cuộc họp cấp cao của Amazon luôn im lặng trong 15 phút đầu

John Rossman từng đảm nhận chức giám đốc dịch vụ của Amazon. Khi kể với tạp chí Forbes về quy trình họp của nhà quản lí cấp cao trong tập đoàn thương mại điện tử lớn nhất thế giới, ông nói rằng trong 15 phút đầu của cuộc họp, tỉ phú Jeff Bezos và mọi người đọc những tài liệu viết tay. Sau khi đọc, họ sẽ thảo luận.

"Jeff Bezos không cho phép các nhà quản lí dùng Power Point trong cuộc họp vì ông ấy muốn đọc thông tin cụ thể về kế hoạch, đề xuất trên giấy", John nói với tạp chí Forbes.

Ông John Rossman, cựu giám đốc dịch vụ của tập đoàn Amazon. Ảnh: CNBC

Lợi ích vô giá của bản thuyết trình viết tay

Việc thay thế các bài thuyết trình PowerPoint bằng các bản ghi chép chi tiết, theo John Rossman, buộc những nhà quản lí tham gia cuộc họp phải mô tả chi tiết, rõ ràng về dự án hoặc đề xuất. Họ không thể dùng máy tính, điện thoại và không trở nên ngớ ngẩn bởi PowerPoint. 

"Quy định ấy buộc họ phải đọc bản chép tay, mò mẫm nó, hiểu sâu sắc về nó để có thể thảo luận hiệu quả hơn", ông bình luận.

Năm 2017, khi viết thư cho cổ đông, người đứng đầu tập đoàn Amazon từng công bố hướng dẫn về cách viết nội dung để chuẩn bị cho cuộc họp. Jeff Bezos nhận định thói quen viết chi tiết kế hoạch, đề xuất lên giấy cần thời gian và sự thực hành,và ông không kì vọng mọi người trở thành chuyên gia viết chỉ sau thời gian ngắn.

"Đa số mọi người nghĩ họ có thể học cách viết trong vài giờ hoặc vài ngày. Trong thực tế, họ có thể cần nhiều tháng để thành thạo kĩ năng đó. Ngoài ra, nhiều nhà quản lý cũng nhầm tưởng rằng họ có thể viết một bản tường thuật 6 trang trong một, hai ngày hoặc thậm chí vài giờ. Nhưng trong thực tế, họ có thể mất một tuần hoặc hơn cho việc ấy", Bezos khẳng định.

Sự rõ ràng là mục tiêu cao nhất của bản trình bày viết tay. Một bản trình bày PowerPoint, theo Rossman, thường bao gồm phần đầu với các câu không hoàn chỉnh cùng một loạt dữ liệu và biểu đồ. Ngược lại, một bản trình bày viết tay lại cấu trúc như câu chuyện, thôi thúc người viết suy nghĩ sâu sắc, rõ ràng.

Cách luyện viết ý tưởng theo cấu trúc câu chuyện

Với những người muốn luyện tập viết thông tin theo cấu trúc câu chuyện trong các cuộc họp, Rossman khuyên bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi sau đây về ý tưởng.

- Khách hàng mục tiêu của chúng ta là ai?

- Những lợi ích chúng ta mang lại cho họ?

- Vấn đề mà chúng ta đang giải quyết cho họ?

- Vì sao ý tưởng của chúng ta sẽ làm họ thích thú?

"Đương nhiên, khách hàng của bạn có thể khác Amazon. Họ có thể là một nhà đầu tư tiềm năng, một nhân sự trong công ty hoặc một đối tác hay bất kỳ đối tượng nào mà bạn cần thuyết phục. Một bản viết tay có cấu trúc tốt sẽ xác định cụ thể đối tượng mục tiêu và nêu rõ những lợi ích mà họ sẽ nhận từ việc áp dụng ý tưởng hay giải pháp của bạn, những vấn đề mà ý tưởng của bạn giải quyết và lí do mọi người sẽ vui khi áp dụng ý tưởng đó", Rossman bình luận.

Tỉ phú Jeff Bezos, người sáng lập tập đoàn thương mại điện tử Amazon. Ảnh: CBS

Lời khuyên của Rossman với mọi người là: Hãy bỏ PowerPoint nếu chúng ta cần trình bày các dự án, kế hoạch đầu tư, chiến lược, chủ đề kinh doah ra giấy. Nhà quản lí nên buộc cấp dưới viết ý tưởng và kế hoạch của họ ra giấy.

"Việc viết ra giấy sẽ giúp chúng ta nảy ra ý tưởng sáng suốt hơn, hình dung ý tưởng rõ nét hơn và thảo luận ý tưởng hiệu quả hơn", ông kết luận.

Thừa nhận rằng những người mới gia nhập Amazon có thể cảm thấy phong cách họp của tập đoàn, nhưng tỉ phú Jeff Bezos nhấn mạnh rằng bắt đầu các cuộc họp bằng những câu chuyện thay vì những gạch đầu dòng là điều rất thú vị.

Mặc dù các công cụ con người sử dụng để truyền đạt ý tưởng đã thay đổi, bộ não của chúng ta vẫn không đổi. Khi tổ tiên chúng ta tập trung quanh đống lửa để chia sẻ những câu chuyện, họ không nói chuyện bằng những gạch đầu dòng. Họ kể mạch lạc cho nhau với khởi đầu, thân bài và kết thúc. Họ nói đầy đủ để đưa người nghe đến địa điểm và thời gian khác.