Nguyên tắc 'không ăn hết hai bánh pizza' trong các cuộc họp của người giàu nhất thế giới

Cuộc họp tồi có thể diễn ra bởi nhiều nguyên nhân - như chuẩn bị kém, nói chuyện riêng quá nhiều, chủ đề thảo luận không thiết thực. Mọi cuộc họp tồi đều gây lãng phí thời gian và tiền.

Tỉ phú Jeff Bezos, ông chủ tập đoàn thương mại điện tử Amazon, có nhiều "độc chiêu" để các cuộc họp trở nên hiệu quả. Người giàu nhất thế giới áp dụng 3 phương pháp sau.

Lấy hai bánh pizza làm chuẩn để chia nhóm

"Chúng tôi cố gắng tạo ra những nhóm có số lượng "không ăn hết hai bánh pizza". Mọi người gọi đó là quy tắc Nhóm hai bánh pizza", Bezos nói.

Bezos lập luận rằng, nếu ngồi họp với quá nhiều người, chúng ta sẽ không thể tìm ra giải pháp nhanh chóng. Số lượng người dự họp càng lớn, số lượng ý kiến càng nhiều và việc đạt sự đồng thuận hay ra quyết định càng trở nên khó khăn.

Tỉ phú Jeff Bezos luôn giới hạn số lượng người tham gia cuộc họp ở mức vừa phải để có thể tìm ra giải pháp hoặc sự đồng thuận một cách nhanh chóng. Ảnh: CNBC

"Đôi khi, nếu một số người chỉ muốn nói mà không muốn nghe, cuộc họp sẽ càng ngốn nhiều thời gian", "vua thương mại điện tử" nhận xét.

Với cách tập hợp số lượng người dự họp theo quy tắc "hai bánh pizza", Bezos cho rằng cuộc họp sẽ đạt các tiêu chí: sự đa dạng về ý kiến, sự linh hoạt và khả năng kiểm soát dễ dàng.

Nhân viên và nhà quản lí của Amazon không dùng PowerPoint

"Không ai sử dụng PowerPoint trong Amazon. Những người tham dự họp phải chuẩn bị văn bản tối đa 6 trang. Văn bản phải có câu chủ đề và những câu đầy đủ - với chủ ngữ, động từ - chứ không chỉ là những gạch đầu dòng", tỉ phú Bezos khẳng định.

John Rossman, cựu giám đốc dịch vụ của Amazon, nhận định việc thay thế các bài thuyết trình PowerPoint bằng các bản ghi chép chi tiết, buộc những người tham gia cuộc họp phải mô tả chi tiết, rõ ràng về dự án hoặc đề xuất. Họ không thể dùng máy tính, điện thoại.

"Quy định ấy buộc họ phải đọc bản chép tay, mò mẫm nó, hiểu sâu sắc về nó để có thể thảo luận hiệu quả hơn", ông bình luận.

Năm 2017, khi viết thư cho cổ đông, người đứng đầu tập đoàn Amazon từng công bố hướng dẫn về cách viết nội dung để chuẩn bị cho cuộc họp. 

"Vua thương mại điện tử" nhận định thói quen viết chi tiết kế hoạch, đề xuất lên giấy cần thời gian và sự thực hành, và ông không kì vọng mọi người trở thành chuyên gia viết chỉ sau thời gian ngắn.

Đa số mọi người nghĩ họ có thể học cách viết trong vài giờ hoặc vài ngày, theo Bezos. Trên thực tế, họ có thể cần nhiều tháng để thành thạo kĩ năng đó. 

"Ngoài ra, nhiều nhà quản lý cũng nhầm tưởng rằng họ có thể viết một bản tường thuật 6 trang trong một, hai ngày hoặc thậm chí vài giờ. Nhưng trong thực tế, họ có thể mất một tuần hoặc hơn cho việc ấy", Bezos khẳng định.

Cuộc họp bắt đầu với hoạt động đọc văn bản

"Trong quãng thời gian đầu của cuộc họp, chúng tôi im lặng để đọc văn bản. Cảnh tượng sẽ giống như một thư viện. Mọi người ngồi quanh bàn, đọc các ý tưởng và kế hoạch trong khoảng nửa giờ hoặc lâu hơn. Sau đó chúng tôi thảo luận", Bezos nói.

Thừa nhận rằng những người mới gia nhập Amazon có thể cảm thấy phong cách họp của tập đoàn, nhưng tỉ phú Jeff Bezos nhấn mạnh rằng bắt đầu các cuộc họp bằng những câu chuyện thay vì những gạch đầu dòng là điều rất thú vị.

Mặc dù các công cụ con người sử dụng để truyền đạt ý tưởng đã thay đổi, bộ não của chúng ta vẫn không đổi. Khi tổ tiên chúng ta tập trung quanh đống lửa để chia sẻ những câu chuyện, họ không nói chuyện bằng những gạch đầu dòng. Họ kể mạch lạc cho nhau với khởi đầu, thân bài và kết thúc. Họ nói đầy đủ để đưa người nghe đến địa điểm và thời gian khác.