Họp nhanh, báo cáo gọn là bí quyết để các cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất

Vào thời điểm khối lượng công việc tăng vọt, các nhà lãnh đạo phải đối mặt với thách thức trong việc điều hành nhân viên, họ phải phân bổ công việc sao cho mỗi nhân viên có thể đảm bảo cả về chất lượng lẫn hiệu suất làm việc. 

Các nhà lãnh đạo cần hiểu rằng mỗi nhân viên đều có cách thức làm việc cũng như giao tiếp riêng của họ, tạp chí INC nhận xết.

Theo dữ liệu mới nhất mà người ta thống kê trực tiếp từ nền tảng cộng tác và truyền thông dựa trên đám mây Fuze, việc thấu hiểu sở thích và cá tính của nhân viên, đặc biệt với các nhóm nhân viên làm việc ở xa, là điều vô cùng cần thiết để duy trì hiệu quả công việc ở mức cao nhất.

Sau khi thu thập và phân tích dữ liệu từ hơn 5 triệu nhân viên và 400 trăm cuộc họp, báo cáo của Fuze đã nêu bật những phát hiện quan trọng.

Rút ngắn thời gian họp

Các nhân viên thường chỉ muốn tham dự những cuộc họp diễn ra trong vòng 60 phút. Theo khảo sát, 26% nhân viên chia sẻ rằng họ thực sự không muốn tham dự cuộc họp kéo dài hơn một tiếng. Bên cạnh đó, 11% nhân viên cho biết rằng họ không muốn tham dự vào những cuộc họp kéo dài hơn 30 phút.

Các nhà lãnh đạo nên xem xét rút ngắn thời gian họp xuống còn 25 và 50 phút để cải thiện hiệu quả buổi họp thay cho các cuộc họp khéo dài 30 và 60 phút như trước đây. 

Kết quả một khảo sát cho thấy, 26% nhân viên chia sẻ rằng họ thực sự không muốn tham dự cuộc họp kéo dài hơn một tiếng. Ảnh: INC

Thời gian ngắn không chỉ giúp các buổi họp được bắt đầu đúng giờ mà còn tạo điều kiện cho nhân viên có thêm thời gian sắp xếp công việc, kiểm tra hòm thư hay đơn giản là có thêm thời gian để nghỉ ngơi thư giãn trong những ngày họp hành triền miên.

Mất nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp quốc tế

Sự tham gia của nhân viên tới từ nhiều quốc gia khác nhau sẽ khiến cho thời gian họp tăng lên đáng kể. Thời lượng trung bình của một cuộc họp sẽ tăng gấp đôi (từ 19 phút lên 38 phút) khi có sự tham dự của nhân viên tới từ hai quốc gia khác nhau. 

Trong trường hợp nhân viên của ba hoặc bốn quốc gia cùng tham dự thì thời gian này thậm chí còn tăng thêm gấp ba lần (tương đương 57 phút).

Thời gian diễn ra cuộc họp với các nhân viên trong nước nên được rút ngắn tối đa. Tuy nhiên, việc mất nhiều thời gian hơn cho những cuộc họp quốc tế là khó tránh khỏi.

Các nhà lãnh đạo chỉ nên dành 60 phút cho những cuộc họp có sự tham gia của nhân viên tới từ ba quốc gia. Trong trường hợp có sự tham dự của nhân viên tới từ bốn quốc gia thì thời gian họp có thể được cân nhắc nâng lên 75 phút.

Người lao động cần cảm nhận rõ sự quan tâm của cấp quản lí

Chúng ta có thể dễ dàng thấy được cách thức làm việc cũng như giao tiếp của các nhân viên luôn có sự khác biệt giữa các vùng miền, kĩ thuật công nghệ và độ tuổi.

Mỗi nhân viên cần được hỗ trợ đầy đủ trang thiết bị cũng như công nghệ hiện đại để hoàn thành tốt công việc của họ, bên cạnh đó, việc khuyến khích và động viên nhân viên trong quá trình làm việc cũng là điều vô cùng quan trọng mà mỗi nhà lãnh đạo nên làm.

Nếu mỗi nhân viên cảm nhận được sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo, họ sẽ có thêm động lực để làm việc năng xuất và hiệu quả hơn, sau cùng, họ sẽ mang lại nhiều giá trị to lớn hơn cho doanh nghiệp.